Fachbeiträge & Kommentare zu Elektronische Rechnung

Rz. 128 Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024[1] ist u. a. eine neue Regelung zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung bei Leistungen zwischen Unternehmern geschaffen worden. In dem dazu ergänzend eingefügten § 27 Abs. 38 UStG findet sich eine stufenweise Übergangsregelung, die allerdings mit dem nachfolgend ergangenen Jahressteuergesetz 2024 [2] (Rz. 13 un...mehr

Rz. 82 Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011[1] wurde u. a. eine Neuregelung (Erweiterung) der Möglichkeiten zur elektronischen Rechnungsstellung in § 14 UStG [2] getroffen; dies war aufgrund der unionsrechtlichen Vorgaben in Art. 217ff. (233) MwStSystRL erforderlich geworden. Bei Einführung der Regelung bedurfte es einer Übergangsregelung, welche Inhalt des damals neu eing...mehr

Rz. 3 Vor allem die zahlreichen Änderungen, welche das UStG seit dem Jahr 1980 erfahren hat, machten regelmäßig spezielle Übergangsregelungen nötig, die jeweils gesetzestechnisch in § 27 UStG eingefügt wurden. Diese Regelung besteht deshalb seit dem 1.1.2026 aus einem "Sammelsurium" von in 44 Absätzen (Rz. 1) abgedruckten Einzelregelungen, mit unterschiedlichen Geltungszeitp...mehr

Auch beim Vorsteuerabzug aus Fahrtkosten ist Voraussetzung, dass der Unternehmer Auftraggeber (Besteller) der Fahrleistung ist. Sollten wiederum Arbeitnehmer die Fahrleistungen namens und im Auftrag ihres Arbeitgebers bestellen, ist wiederum ihre Bevollmächtigung hierzu erforderlich. Im als Rechnung geltenden Fahrausweis für eine Personenbeförderung muss jedoch der Name des L...mehr

Im als Rechnung geltenden Fahrausweis für eine Personenbeförderung muss der Name des Leistungsempfängers nicht genannt sein (§ 34 UStDV). Bei Fahrausweisen der Eisenbahn reicht die Angabe der Tarifentfernung anstelle des Steuersatzes aus. Seit 1.1.2020 erübrigt sich dies allerdings, da seitdem auch im Bahnfernverkehr der ermäßigte Steuersatz anzuwenden ist.[1] Auch ist es zu...mehr

Rz. 4 Die GoB beziehen sich auf die vertiefende Regelung der §§ 238, 239 HGB, in denen die Buchführungspflicht der Kaufleute festgelegt ist. Die GoB regeln die Buchführungsorganisation und die Eintragung in die Handelsbücher; sie liefern Vorschriften, in welcher Weise die Buchführung der kaufmännischen Unternehmen zu geschehen hat und gelten gleichermaßen für die Handels- un...mehr

Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen (siehe hierzu Frage 3) die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können. Das gesetzgeberische Ziel (siehe hierzu Frage 1) kann nur bei einer möglichst flächendeckenden Verwendung der E-Rechnung erreicht werden. Es sind keine Ausnahmen vorgesehen, da solche immer auch zu Abgrenzungsproblemen und damit einer Ver...mehr

Für einen bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführten Umsatz gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Unter diese Definition fällt z. B. auch ein per E-Mail versandtes einfaches PDF-Dokument. Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronisc...mehr

Die Europäische Kommission stellt unter https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/spaces/DIGITAL/pages/467108660/Services ein Informationsangebot zur E-Rechnung zur Verfügung. Der Standard XRechnung (siehe Frage 7) wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und über https://xeinkauf.de/ veröffentlicht. Zudem werden unterstützende Open-Sourc...mehr

Um den Austausch von E-Rechnungen möglichst unkompliziert zu gestalten, sieht das Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E-Rechnung übermittelt werden muss. Dadurch wird die notwendige Flexibilität für verschiedene Lösungen in der Praxis erreicht. Daher kommen z. B. der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der ...mehr

Für Leistungen, die bar bezahlt werden, gelten keine besonderen Regelungen. Daher ist z. B. auch für ein Geschäftsessen in einem Restaurant oder für einen Materialeinkauf eines Unternehmers in einem Baumarkt eine E-Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen kann oder möcht...mehr

Steuerpflichtige können auf Anforderung (z. B. für das Veranlagungsverfahren) E-Rechnungen über ELSTER an die Finanzverwaltung einreichen. Hierfür kann die Funktion "Belegnachreichung zur Steuererklärung" genutzt werden (www.elster.de/eportal/formulare-leistungen/alleformulare/belegnachreichung) und die E-Rechnung dort unter "5 - Anhänge" hochgeladen werden.mehr

Eine E-Rechnung liegt insbesondere dann vor, wenn sie die Vorgaben der europäischen Normenreihe EN 16931 erfüllt (siehe dazu auch Frage 15), die ein strukturiertes, auf einer XML-Datei basierendes Format vorgibt. Dies bedeutet, dass die Inhalte der Rechnung automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden können. Das BMF ist dabei für die steuerlichen Vorgaben und Rahmenbedi...mehr

Vereine können sowohl eine nichtunternehmerische als auch eine unternehmerische Tätigkeit ausüben. Soweit der Verein unternehmerisch tätig ist, sind die allgemeinen Regelungen für die verpflichtende E-Rechnung anzuwenden. Das bedeutet: Der Verein muss dann E-Rechnungen empfangen können. Darüber hinaus muss der Verein selbst E-Rechnungen ausstellen, sofern keine der unter Fra...mehr

Bisher ging bei einem hybriden Format (z. B. ZUGFeRD) – im Falle einer Abweichung zwischen elektronischer Information und dem lesbaren Bildteil – der Bildteil vor. Mit Einführung der obligatorischen E-Rechnung hat sich dieses Verhältnis umgekehrt. Bei hybriden E-Rechnungen bilden nunmehr die im strukturierten Teil (z. B. XML) vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. U...mehr

Voraussetzung für eine E-Rechnung ist u. a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG). Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Denn nur dann ist eine automatisierte Weiterverarbeitung der Daten möglich und die gesetzlich...mehr

In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Dabei kann eine Papierrechnung immer verwendet werden. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E-Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF-Datei) kann – wie bisher – nur verw...mehr

Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. Insbesondere im Rechnungswesen können Prozesse vereinfacht werden. So müssen zukünftig z. B. die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst werden. Dadurch werden doppelte Arbeitsgänge und hierbei entstehende Fehler vermieden. Für die Rechnungsaussteller und -empfänger ergeben s...mehr

Die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermi...mehr

Aus der Definition, dass eine E-Rechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglichen muss, ergeben sich keine weitergehenden Verpflichtungen. Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, tatsächlich eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen, als dies ohnehin schon durch die Regelungen zur Aufbewahrung erforderlich ist (siehe hierzu Frage 13). Er kann durc...mehr

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung als E-Rechnung betrifft nur Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern (B2B). Umsätze zwischen inländischen Unternehmern liegen vor, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete (z. B. Freihafen) ansässig sind. Hinweis Ansäss...mehr

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt, dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von-R...mehr

Zusammenfassung Überblick Quelle: www.bundesfinanzministerium.de Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden. Bei de...mehr

Ab dem 1.1.2025 besteht grundsätzlich eine Verpflichtung zur sog. elektronischen Rechnungstellung. Eine elektronische Rechnung ("E-Rechnung") ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.[1] Eine Rechnung kann jedoch vorbehaltlich bestimmter Voraussetzungen auch...mehr

Rechtslage bis zum 31.12.2024: Neben Papierrechnungen konnte bereits bisher mit Zustimmung des Empfängers eine elektronische Rechnung ausgestellt werden. Für bis zum 31.12.2024 ausgeführte Umsätze galt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (z. B. ein PDF-Dokument oder eine E-Mail mit den Rechnungspflichtan...mehr

Überblick Quelle: www.bundesfinanzministerium.de Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung di...mehr

Mit dem Wachstumschancengesetz[1] sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für nach dem 31.12.2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Als wesentlicher Kernpunkt der Neuregelung wird die obligatorische Verwendung einer elektronischen Rechnung als Form der Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze) eingeführ...mehr

Sammelrechnung: Auch in einer E-Rechnung ist es rechtlich zulässig, den Kalendermonat als Leistungszeitpunkt anzugeben (§ 31 Absatz 4 UStDV). Somit können mehrere in einem Monat erfolgte Leistungen in einer einzigen E-Rechnung zusammengefasst werden ("Sammelrechnung"). Berichtigung: Sofern eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, hat auch die Berichtigung (§ 31 ...mehr

Die Regelungen zur E-Rechnung gelten nicht für sog. Kleinbetragsrechnungen, d. h. Rechnungen deren Gesamtbetrag 250 EUR nicht übersteigt, Rechnungen von Kleinunternehmern [1] und Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden. Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise können immer als sonstige Rechnung ausgestellt und über...mehr

Begriff Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Eine ordnungsgemäße Rechnung ist bei steuerpflichtigen Leistungen zwischen Unternehmern i. d. R. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Die gesetzlichen Vorschriften zur Rechnung finden sich in den §§ 14...mehr

Sofern eine Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung besteht, muss die Rechnung alle Pflichtangaben enthalten und die übrigen formalen Voraussetzungen des § 14 UStG erfüllen. Rechnungen an andere Unternehmer oder an juristische Personen, soweit sie nicht Unternehmer sind, sowie an andere in § 14a UStG bezeichnete Leistungsempfänger müssen insbesondere folgende Pflichtangab...mehr

Für die Erstellung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) wird grundsätzlich keine sogenannte Leitweg-ID benötigt. Eine Leitweg-ID ist nur erforderlich, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde gestellt werden soll (sogenannter B2G-Bereich, siehe auch Frage 4a). Nur dann benötigt der Rechnungssteller die Leitweg-ID der rechnungsempfangenden Behörde, da so eine einde...mehr

Die Leistungsbeschreibung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist.[1] Unrichtige oder ungenaue Angaben, die evtl. auch keinen Rückschluss auf den Ort der Leistungserbringung und eine mögliche Steuerpflicht ermöglichen, genügen diesen Anforderungen nicht. Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen ver...mehr

Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (sogenannte B2G-Umsätze) fallen nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende E-Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmer handelt. Allerdings sind Lieferanten und Dienstleister auch zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet, z. B. seit dem 27. November 2020 ...mehr

Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer ein Doppel der Rechnung, die er selbst (oder ein Dritter in seinem Namen oder für seine Rechnung) ausgestellt oder erhalten hat, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist[1] beträgt 8 Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahrs.[2] Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum die gesetzlichen Anforderungen an Echtheit der ...mehr

Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird.[1] Rechnungen müssen nicht ausdrücklich als solche bezeichnet werden. Es ist ausreichend, wenn sich aus dem Inhalt des Dokuments ergibt, dass es sich um eine Abrechnung des Unternehmers über eine Lieferung oder sonstige Leistung handelt, unabhängig von der Benennung (in der...mehr

Als Unternehmer gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt (§ 2 UStG). Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte. Als inländisches Unternehmen gilt eines, das seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz be...mehr

Die Formatvorgaben für die E-Rechnung beruhen auf unionsrechtlichen Vorgaben. Diese wurden ursprünglich für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung (B2G-Bereich) erarbeitet. Die Vorgaben wurden von dem Europäischen Komitee für Normung (Comité Européen de Normalisation – CEN) mit der europäischen Normenreihe EN 16931 technisch umgesetzt. Die Vorgaben gelten nunmeh...mehr

Bezüglich der Versendung von Rechnungen mit fortgeschrittenen elektronischen Signaturen gelten die Bestimmungen des Präsidialdekrets 150/2001 (Amtsblatt der Regierung FEK 125/Α’/25.6.2001); ein anerkanntes Zertifikat ist nicht erforderlich. Allerdings wird die Erstellung einer digitalen Unterschrift durch spezielle sichere Erstellungseinheiten (Auszeichnungsmechanismen) verl...mehr

Rechnungen können nach den Bedingungen des belgischen Rechts elektronisch übermittelt werden. Dies setzt u. a. voraus, dass die Rechnungen unveränderlich sind und ihr Inhalt erhalten bleibt. Die Rechnungen müssen mit einer elektronischen Signatur versehen sein. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur beruhend auf einem qualifizierten Zertifikat ist nicht erforderlich. S...mehr

Rechnungen können elektronisch übermittelt werden. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Der Leistungsempfänger muss die Echtheit und Integrität der Daten gewährleisten. Bei im EDI-System erteilten Rechnungen müssen der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger über eine Sammelliste verfügen, die die erteilten bzw. empfangenen Rechnungen...mehr

Rechnungen können in elektronischer Form ausgestellt, versendet und aufbewahrt werden – unter der Voraussetzung, dass die Echtheit ihrer Herkunft und die Unversehrtheit ihres Inhalts durch eine sichere elektronische Signatur im Sinne von Art. 3 Punkt 2 des Gesetzes vom 18.9.2001 über die elektronische Signatur (Gesetzblatt Nr. 130, Pos. 1450, mit späteren Änderungen), die mit...mehr

Elektronische Rechnungen können mit Hilfe einer fortschrittlichen elektronischen Signatur, eines Zeitstempels oder eines elektronischen Datenaustauschsystems ausgestellt werden. Die Begriffe "fortgeschrittene elektronische Signatur" und "Zeitstempel" werden in dem Gesetz Nr. XXXV von 2001 definiert.mehr

Die Rechnungen sind innerhalb des Gebietes der Europäischen Gemeinschaft aufzubewahren. Jeder Steuerpflichtige muss Auskunft geben darüber, wo genau er seine Rechnungen (und sonstigen Dokumente) aufbewahrt. Diese Vorschrift ist immer anzuwenden (für elektronische Rechnungen und solche in Papierform gleichermaßen, ob sie im Inland oder einem anderen Mitgliedstaat aufbewahrt w...mehr

Die Pflichten zur Rechnungsstellung werden in Art. 106-108 des Mehrwertsteuergesetzes vom 11.3.2004 (Gesetzblatt Nr. 54, Pos. 535 mit Änderungen) sowie in § 9-27 der Verordnung des Finanzministers vom 25.5.2005 über die Rückerstattung der Steuer an bestimmte Steuerzahler, die Steuerrückerstattung im Rahmen eines Vorschusses, die Ausstellung von Rechnungen, die Art ihrer Aufb...mehr

In Deutschland sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Dies bedeutet auch für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die Rechnungen an unternehmerische Mandanten im Inland ausstellen, dies gemäß § 14 Abs. 2 ff. UStG grundsätzlich seit dem 1.1.2025 zu tun.[1] Das bedeutet: Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen an Unternehmer-Mandanten sind dann prinz...mehr

Gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG können Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass (soweit angemessen) zu 70 % als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.[1] Zur "geschäftlichen" Veranlassung von Bewirtungskosten bzw. dem Anwendungsbereich des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG hat sich das FG Berlin-Brandenburg mit Urteil vom 17.10.2023, 6 K 6089/20, E...mehr

Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG ist nur die gesetzlich geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen Unternehmer für das Unternehmen des Leistungsempfängers ausgeführt worden sind, als Vorsteuer abziehbar.[1] Besteht ein Anspruch auf Erteilung einer Rechnung nach § § 14 UStG, kann der Leistungsempfänger das von ihm geschuldete Entgelt g...mehr

Führt der Anwalt eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person (z. B. GmbH, AG) aus, muss er innerhalb von sechs Monaten nach Ausführen der Leistung eine Rechnung ausstellen.[1] Der Leistungsempfänger hat in diesen Fällen einen zivilrechtlichen Anspruch auf die Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, den er notfalls auch e...mehr

Der Freibetrag von 3.300 EUR gemäß § 3 Nr. 26 EStG (ab Vz 2026) [1] gilt für nebenberufliche Tätigkeiten im Auftrag von juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder gemeinnützigen Einrichtungen und für Personen, die nebenberuflich als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher tätig sind: Dazu gehören Vorträge des Anwalts an Volkshochschulen oder Unterrichtstätigkeit an der HWK ...mehr