Datenschutz bei der Verwaltung von Wohnungseigentum / 2.2 Herbeiführung von Beschlüssen auf der Eigentümerversammlung und deren Umsetzung

Herbeiführung von Beschlüssen

Verwalter bereiten die Eigentümerversammlung vor und laden dazu ein. Die Eigentümer können gegenüber dem Verwalter Wünsche zur Tagesordnung äußern. Häufig werden diese Wünsche per E-Mail eingereicht und es kommt dann oft vor, dass der Verwalter zur Arbeitserleichterung die E-Mail einfach ausdruckt und den Einladungen beifügt. Damit wird die E-Mail-Adresse des beantragenden Eigentümers den anderen Eigentümern bekannt. Die Aufsichtsbehörden vertreten aber die Auffassung, dass die Eigentümer nur das Recht haben, die Namen und Adressen der anderen Miteigentümer zu erfahren. Alle weiteren Kontaktdaten (Telefonnummern oder E-Mail-Adressen) sollen nur mit der Einwilligung der Betroffenen übermittelt werden dürfen.

Bei Einladungen zur Eigentümerversammlung ist deshalb darauf zu achten, dass die E-Mail- Adresse oder Telefonnummer eines Eigentümers den anderen Eigentümern nicht bekannt wird. Der Inhalt der E-Mail kann ausgedruckt und der Einladung beigefügt werden, es ist aber darauf zu achten, dass die Absender- und ggf. Empfängerzeile (in der z. B. die E-Mail-Adressen anderer Eigentümer stehen) nicht mit ausgedruckt werden.

Umsetzung von Beschlüssen

Zu den umzusetzenden Beschlüssen gehören häufig Reparatur- oder Instandsetzungsmaßnahmen. Hier gilt datenschutzrechtlich das bereits in Datenschutz bei der Vermietung und Bestandsverwaltung, Kap. 2.2.2 Datenweitergabe an Handwerker beschriebene Vorgehen.

Bisweilen informieren Verwalter die Eigentümer über die Umsetzung von Beschlüssen über Rundmails. Dabei ist durch entsprechende Systemeinstellungen des Mail-Programms sicherzustellen, dass nicht jedem Eigentümer die E-Mail-Adressen der übrigen Eigentümer zur Kenntnis gebracht werden.