Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Darunter ist nicht notwendig das Kalenderjahr oder das Jahr gerechnet vom Beginn des Mietverhältnisses, sondern ein einmal festgelegtes und dann einzuhaltendes Geschäftsjahr zu verstehen.
Haben die Parteien den Beginn der Abrechnungsperiode vertraglich nicht festgelegt, fällt dieser nicht automatisch mit dem Beginn des Mietverhältnisses zusammen; vielmehr kann ihn der Vermieter nach praktikablen Gesichtspunkten (z. B. nach der Heizperiode) bestimmen.
Maximal 1 Jahr abrechnen
Der Abrechnungszeitraum darf 1 Jahr nicht überschreiten. Eine Betriebskostenabrechnung über einen Zeitraum von mehr als 1 Jahr ist formell unwirksam.
Mangels gegenteiliger Vereinbarungen darf der Vermieter die Abrechnung über verbrauchsabhängige Betriebskosten (z. B. Heizungs- und Warmwasserkosten) in die Gesamtabrechnung der Betriebskosten aufnehmen. Die Abrechnungszeiträume müssen in diesem Fall nicht deckungsgleich sein.
Heizperiode
Der Heizkostenabrechnung darf – entsprechend dem Abrechnungsturnus des mit der Verbrauchserfassung beauftragten Unternehmens – die jährliche Heizperiode zugrunde gelegt werden, bei der die Verbrauchsablesung in der heizungsfreien Zeit im Sommer erfolgt (Abrechnungszeitraum vom 1. August bis zum 31. Juli des Folgejahrs). Unbeschadet dessen darf der Gesamtabrechnung, in der auch die Abrechnung über die Heizkosten enthalten ist, das Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember) zugrunde gelegt werden.
Dies ergibt sich bereits daraus, dass die §§ 556 ff. BGB den Vermieter nicht auf eine Abrechnung nach dem Leistungsprinzip festlegen, sondern ihm auch eine Abrechnung nach dem Abflussprinzip erlauben, bei dem es nicht auf den Verbrauchszeitraum ankommt. Der Vermieter hat auf die Abrechnungsperioden von Versorgungs- und Verbrauchserfassungsunternehmen i. d. R. keinen Einfluss und ist daher nicht verpflichtet, den mietvertraglichen Abrechnungszeitraum dem Abrechnungsturnus von Versorgungsunternehmen anzupassen. Ferner ist der Vermieter nicht verpflichtet, die nach einem vom Kalenderjahr abweichenden Zeitraum (z. B. Heizperiode) vorgenommene Verbrauchsabrechnung im Wege einer Schätzung oder mithilfe einer zusätzlichen Verbrauchserfassung auf das Kalenderjahr umzurechnen.
Eine unzulässige Teilabrechnung liegt vor, wenn der Vermieter anstelle einer Gesamtabrechnung für das Abrechnungsjahr lediglich für einen Teil des Abrechnungsjahrs über die Vorauszahlungen des Mieters abrechnet. Dies ist jedoch nicht der Fall, wenn die Ermittlung des Kostenanteils des Mieters in 2 einander ergänzende Zeitabschnitte des Abrechnungsjahrs aufgegliedert worden ist, z. B. 1.1. bis 31.1. und 1.2. bis 31.12. des Abrechnungsjahrs.
Änderung des Abrechnungszeitraums
Bei Vorliegen vernünftiger Gründe ist der Vermieter zur Änderung des Abrechnungszeitraums berechtigt.
Bei einer Änderung des Abrechnungszeitraums, z. B. einer einvernehmlichen Verlängerung der jährlichen Abrechnungsperiode zur Umstellung auf eine kalenderjährliche Abrechnung, darf der Abrechnungszeitraum ausnahmsweise einmalig einen längeren Zeitraum als die gesetzlich vorgeschriebenen 12 Monate umfassen. § 556 Abs. 4 BGB, der grundsätzlich die Vereinbarung eines längeren Abrechnungszeitraums als 12 Monate verbietet, steht dem nicht entgegen, da der mit dieser Vorschrift verfolgte Schutzzweck in solchen Fällen ausreichend gewahrt ist. Die mit einer Verlängerung des Abrechnungszeitraums dem Mieter entstehenden möglichen Nachteile werden durch entsprechende Vorteile hinreichend kompensiert.
Wechsel auf Vermieter- und Mieterseite
Auch bei einem Vermieterwechsel (z. B. infolge Verkaufs der Wohnung) während des Abrechnungszeitraums darf dieser grundsätzlich maximal 1 Jahr betragen.
Ein Auszug des Mieters während der laufenden Abrechnungsperiode verkürzt ebenfalls nicht den Abrechnungszeitraum.
Abrechnung nach Mieterauszug
Wird dem Mieter die Betriebskostenabrechnung erst 14 Monate nach Beendigung des Mietverhältnisses, aber noch innerhalb von 12 Monaten nach Ende des letzten Abrechnungszeitraums überreicht, ist die Frist für die jährliche Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB) gewahrt.
Zwangsverwalter
Der Zwangsverwalter, der noch nach Beendigung der Zwangsverwaltung hinsichtlich der Klage auf Zahlung rückständiger, in der Zeit der Zwangsverwaltung fällig gewordener Miete prozessführungsbefugt und aktiv legitimiert ist, ist auch zur Abrechnung der Betriebskosten jedenfalls aus den Abrechnungsperioden verpflichtet, die vollständig in die Zeit der Zwangsverwaltung fallen.
Der Zwangsverwalter eines vermieteten Grundstücks muss bei einem Mietverhältnis, das im Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Anordnung der Zwangsverwaltung noch läuft, über die vom Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen auch für solche Zeiträume abrechnen, die vor der Anordnung der Zwangsverwaltung liegen.
Ferner ist der Zwangsverwalter bei einer über den Zuschlag hinaus fortgesetzten Verwaltung...