Der Verderb von Waren wird nicht gebucht, weil sich die Gewinnauswirkung automatisch ergibt. Waren- und Materialeinkäufe werden insgesamt als Aufwand gebucht, und zwar auf das Konto "Wareneinkauf" oder auf das Konto "Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe". Somit ist auch bereits die Ware, die verdorben ist, von vornherein als Aufwand erfasst. Dasselbe gilt auch für Material, das im Laufe der Zeit unbrauchbar geworden ist.

Der Aufwand, der über die Konten "Wareneinkauf" oder "Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe" gebucht wurde,

  • ist und bleibt Aufwand, wenn der Gewinn mithilfe einer Einnahmenüberschussrechnung erstellt wird,
  • wird bei Bilanzierung über den Waren-/Materialbestand, der zu Beginn und Ende eines Jahres vorhanden war, korrigiert.

Den Waren-/Materialeinsatz (= endgültigen Aufwand) für das jeweilige Jahr erhält man, sobald die Veränderung des Waren-/Materialbestands berücksichtigt wird. Der Waren- und Materialbestand wird durch Inventur ermittelt.

Bei einer Inventur wird der gesamte Bestand am Ende des Jahres durch eine Bestandsaufnahme erfasst. Die Bestandaufnahme von Waren sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen erfolgt in der Form, dass jeder einzelne Artikel gezählt und in ein Verzeichnis eingetragen wird. Nicht mehr brauchbares Material darf nicht mehr mitgezählt werden. Der tatsächliche Wareneinsatz bzw. Materialeinsatz, in dem auch verdorbene Waren und nicht mehr verwendbares Material enthalten sind, ist nach dem folgenden Schema zu ermitteln:

 
  Materialeinkauf
+ Materialbestand vom 1.1.
- Materialbestand am 31.12.
= Materialeinsatz (Aufwand)
 

Diebstahl von Waren

Herr Krüger betreibt ein Lebensmittelgeschäft. Einen Teil seiner Ware muss er entsorgen, weil sie verdorben ist bzw. das Verfallsdatum abgelaufen ist. Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann er außerdem nicht verhindern, dass Ware gestohlen wird.

Herr Krüger hat jedoch keine Möglichkeit festzustellen, in welchem Umfang Ware aus seinem Geschäft gestohlen wird. Das wäre nur möglich, wenn er jeden Dieb direkt erwischen würde. Das wäre der Idealfall, weil dann kein Schwund durch Diebstahl auftreten würde. Da es diesen Idealfall aber nicht gibt, stellt sich für Herrn Krüger nun die Frage, wie er Diebstahl und Verderb von Waren in seiner Buchführung erfassen muss.

Lösung: Herr Krüger braucht den Diebstahl und Verderb von Waren nicht zu buchen, weil sich die Gewinnauswirkung automatisch ergibt.

Den Wareneinsatz (= endgültigen Warenaufwand) für das jeweilige Jahr erhält ein Unternehmer also dann, wenn er die Veränderung des Warenbestands berücksichtigt. Den Warenbestand ermittelt er durch Inventur. Bei der Inventur wird der gesamte Warenbestand am Ende des Jahres durch eine Bestandsaufnahme erfasst.

 

Feststellung des Warenbestands bei der Inventur

 
Der Waren-/Materialbestand am 31.12.01 (1.1.02) belief sich auf 14.000 EUR
Waren-/Materialeinkauf im Jahr 02 33.000 EUR
Ware/Material, das im Jahr 02 zur Verfügung steht 47.000 EUR
davon sind lt. Inventur am 31.12.02 noch vorhanden 10.000 EUR
im Jahr 02 wurden somit Material/Waren von insgesamt 37.000 EUR
verbraucht.  

Ob der Verbrauch durch Verkauf, Diebstahl oder Verderb erfolgt ist, spielt für die Erfassung des Aufwands keine Rolle.

Nur wenn jeder Artikel, den ein Unternehmer verkauft, mit seinem Einkaufspreis erfasst werden könnte, wäre es für ihn nachvollziehbar, wie hoch der Anteil der gestohlenen Ware ist. Bei einer Vielzahl kleinerer Artikel wäre das jedoch nur mit einem unzumutbar hohen Aufwand verbunden und würde letztlich keinen Vorteil bei der Ermittlung des Betriebsergebnisses bringen.

Fazit: Warenschwund, unabhängig davon, wodurch er eintritt, braucht der Unternehmer weder festzustellen noch muss er den Vorgang verbuchen.

 

Höhe des Warenverderbs dokumentieren

Ware, die verdorben ist, entfernt der Unternehmer aus seinen Verkaufsräumen. Somit hat er die Möglichkeit, den Umfang der Ware festzuhalten, die verdorben ist. Das sollte er auch tun. Für seine Buchführung braucht er diesen Wert nicht, weil sich – wie zuvor beschrieben – die Gewinnauswirkung automatisch ergibt.

Wenn aber das Finanzamt den Betrieb prüft und zu dem Ergebnis kommt, dass die Gewinnspanne unter dem Branchendurchschnitt liegt, kann es für den Unternehmer sinnvoll sein, die Höhe des Warenverderbs dokumentieren zu können.

 

Verderb von Waren

Herr Krüger verkauft in größerem Umfang frisches Obst und Gemüse, das er auf dem Großmarkt einkauft. Nach der amtlichen Richtsatzsammlung liegt der Rohgewinnaufschlag für Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln üblicherweise zwischen 33 % und 69 % (Mittelwert 49 %).

Bei der Betriebsprüfung ermittelt das Finanzamt bei Herr Krüger einen Rohgewinnaufschlag von nur 25 %. Der Betriebsprüfer beabsichtigt deshalb, den Gewinn durch eine Zuschätzung zu erhöhen. Herr Krüger kann die Zuschätzung abwenden, weil er durch seine Aufzeichnungen, die er neben seiner normalen Buchführung gemacht hat, nachweisen kann, dass ihm im entsprechenden Jahr des Öfteren ein größerer Teil des Einkaufs verdorben ist.

Der Einkauf...

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