Dauerrechnung / 2 Inhalte einer Dauerrechnung

Für Dauerrechnungen bestehen keine besonderen gesetzlichen Anforderungen. Eine Dauerrechnung muss deshalb dieselben Angaben enthalten wie eine Einzelrechnung. Damit muss der leistende Unternehmer die folgenden Punkte in der Rechnung aufnehmen:

 
Rechtsnorm Inhalt Hinweise
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Die Richtigkeit der Angaben ist vom Leistungsempfänger zu prüfen. Zumindest zum Zeitpunkt der Ausführung der Leistung müssen die Daten für den leistenden Unternehmer zutreffend sein.

Die Angaben müssen vollständig sein, um die Identität der Beteiligten eindeutig feststellen zu können. Teilangaben reichen nicht aus.
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte USt-IdNr. Die Richtigkeit der Steuernummer kann vom Leistungsempfänger nicht überprüft werden. Bei Änderung der Steuernummer muss eine neue Dauerrechnung ausgestellt werden.
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 UStG Das Ausstellungsdatum der Rechnung. Das Ausstellungsdatum ist nicht identisch mit dem Leistungsdatum; das Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum muss separat angegeben werden.
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Der Leistungsempfänger kann nicht überprüfen, ob diese Voraussetzung erfüllt ist. Rechnungen ohne Nummer (die zumindest eine fortlaufende Nummerierung ermöglicht) sind nicht ordnungsgemäß. Auch Mietrechnungen/Mietverträge müssen eine Nummer enthalten. Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine fortlaufende Nummer enthalten.[1]
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung. Es muss der Leistungsumfang beschrieben werden. Da Dauerrechnungen regelmäßig für sonstige Leistungen ausgestellt werden, muss die Art der sonstigen Leistung und das Leistungsobjekt aufgenommen werden.
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; bei Vorauszahlungen den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

Für den Leistungszeitpunkt reicht die Angabe des Monats aus.

Bei einer Dauerrechnung muss der Gültigkeitszeitraum angegeben werden – regelmäßig wird dies ein Kalenderjahr sein. Auf den jeweiligen Leistungszeitraum (Monat) muss hingewiesen werden.
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder die sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. In der Dauerrechnung muss der jeweilige Monatsbetrag angegeben werden. Regelmäßig werden sich Entgeltsminderungen (z. B. Skontovereinbarungen etc.) bei Dauerrechnungen nicht ergeben.
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Es muss immer der Nettobetrag und die darauf entfallende Umsatzsteuer für den jeweiligen Teilleistungszeitraum angegeben werden. Die Angabe des Bruttobetrags mit separatem Ausweis der darin enthaltenen Umsatzsteuer ist nicht ausreichend.
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG Einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht für eine Rechnung des Leistungsempfängers, wenn es sich um eine steuerpflichtige Werklieferung oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück handelt. Kein Problem im Zusammenhang mit Dauerrechnungen, da es sich bei den hier relevanten Leistungen regelmäßig um Einzelleistungen handelt, für die keine Dauerrechnungen ausgestellt werden.
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG Hinweis auf Abrechnung mit "Gutschrift", wenn mit einer solchen abgerechnet wird. Gutschrift ist nur die vom Leistungsempfänger ausgestellte Abrechnung.[2] Dauerrechnungen werden nicht als Gutschriften ausgestellt.

Zusätzlich zu den normalen Pflichtangaben für eine Rechnung sollten bei einer Dauerrechnung die folgenden Punkte beachtet werden:

  • In der Dauerrechnung sollte der Begriff "Dauerrechnung" verwendet werden.
  • Es sollte der Gültigkeitszeitraum angegeben werden. Regelmäßig bietet es sich an, Dauerrechnungen auf ein Kalenderjahr auszustellen.
 

Praxis-Tipp

Mietvertrag kann als Dauerrechnung gelten

Bei einem Mietverhältnis kann auch ein Mietvertrag als Dauerrechnung gelten, aus dem der Mieter einen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Dann muss der Mietvertrag aber alle notwendigen Rechnungsbestandteile enthalten. Soweit dann Änderungen eintreten (Mieterhöhung, Steuersatzänderung, Änderung der Steuernummer des Vermieters) muss dann aber eine separate Dauerrechnung oder Rechn...

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