Kommunikation gilt als ein entscheidender Erfolgsfaktor für das Projektmanagement. In einer empirischen Studie haben Projektmanager eingeräumt, dass es ihnen in der Projektkommunikation an Kompetenz, Zeit und Budget mangelt.
Demnach sind keine 20 Prozent der befragten 754 erfahrenen Projektmanager der Meinung, dass sie über ausreichende Kommunikationskompetenz im Projekt verfügen, mehr als 80 Prozent bewerteten diese sogar mit „eher nicht“. Ähnlich sieht es mit den Ressourcen für Zeit, Personal und Budget aus, die ebenfalls 80 Prozent in ihren Projekten für nicht ausreichend halten.
Handlungsbedarf in der Projektkommunikation
Wie groß der Handlungsbedarf ist, zeigt die Antwort auf die Frage nach der Bedeutung von Kommunikation im Projekt. Darauf antworteten 85 Prozent der Befragten „sehr hoch“, weitere 12,6 Prozent schätzten die Bedeutung mit „hoch“ ein. Als wichtigste Aufgabe der Projektkommunikation gilt demnach die Information über Ziele, Fortschritte und Verantwortlichkeiten des jeweiligen Projekts. Ebenso wichtig gewertet wird mit 56 Prozent die Motivation und Einbindung der Mitarbeiter. Konfliktmanagement und Problemlösung gelten dagegen mit nur 25 Prozent als wesentlich weniger wichtig.
E-Mail vor Meetings
Bei der Wahl des Kommunikationsmittels haben die befragten Projektmanager moderne Tools wie interne Kurznachrichtendienste oder Projektblogs noch nicht auf ihrer Liste. Genutzt werden an erster Stelle E-Mails vor persönlichen Meetings, Wochen- und Monatsberichten sowie Telefon- und Videokonferenzen. Weder das firmeneigene Intranet noch Veranstaltungen für Führungskräfte und Mitarbeiter haben der Umfrage zufolge eine große Bedeutung.
Die Autoren der Studie von der Kommunikationsberatung Cetacea in Zusammenarbeit mit Atreus Interim Management und der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement kommen zu dem Schluss, dass Projektmanager zwar gerne mehr und besser kommunizieren würden, ihnen aber die Mittel dafür fehlten. Angesichts der zunehmenden Anzahl von Projekten seien Unternehmen daher gut beraten, ihren Projektmanagern ausreichende Ressourcen zur Verfügung zu stellen.