In der digitalen Arbeitswelt bleibt der Vor-Ort-Termin ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Verändert haben sich allerdings die Möglichkeiten auf dem Weg zum Geschäftstermin. Was sich im Travel Management tut und welche neuen Tools zum Einsatz kommen, zeigt eine aktuelle Studie.
Trotz Video-Konferenzen, E-Mails, Voice-Chats und anderer Formen der Digitalkommunikation wird das Gespräch von Angesicht zu Angesicht in der Geschäftswelt offenbar immer wichtiger. Dies ist ein Kernergebnis aus der Studie "Chefsache Business Travel", für die der Deutsche Reise-Verband (DRV) kürzlich 220 Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern befragt hat.
Dienstreisen im Digitalzeitalter: Vis-à-vis zum Geschäftsabschluss?
Laut der Untersuchung gehen inzwischen mehr als acht von zehn Geschäftsreisenden (83 Prozent) davon aus, dass ein persönliches Treffen einen großen Einfluss auf die Abschlussbereitschaft bei Neu- und Folgeaufträgen hat. Zum Vergleich: 2015 waren noch weniger als die Hälfte, 2016 bereits rund 70 Prozent der Befragten dieser Ansicht.
Der Vor-Ort-Termin scheint also auch im Digitalzeitalter ein wesentlicher Erfolgsfaktor und damit auch ein guter Grund für eine Dienstreise zu sein. Doch wie kommen die Mitarbeiter eigentlich zum Kunden? Auch dazu liefert die DRV-Studie Antworten.
Größere Unternehmen buchen meist bei Geschäftsreisebüros
Demnach wickelt die überwiegende Mehrheit (78 Prozent) der deutschen Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ihre Reisebuchungen über professionelle Geschäftsreisebüros ab. Bei Firmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern sind es sogar 86 Prozent. Die Vorteile, die die Studienteilnehmer darin sehen, sind eine effiziente Abwicklung (30 Prozent Zustimmung) sowie eine Zeit- (28 Prozent) und Kostenersparnis (23 Prozent).
Online-Buchungsportale werden wichtiger
Ähnliche Argumente scheinen auch die Online-Dienste im Travel Management interessant zu machen. Jedenfalls buchen bei Unternehmen, die mit einem Geschäftsreisebüro zusammenarbeiten, die meisten Mitarbeiter (67 Prozent) ihre Dienstreise bevorzugt über die Online-Plattform, die das Unternehmen zur Verfügung stellt. Vorwiegend per Telefon buchen hier 30 und per Mail noch 15 Prozent.
Bei Firmen, die nicht mit Geschäftsreisebüros kooperieren, werden laut der DRV-Studie Online-Buchungsportale wie HRS oder Booking.com immer wichtiger: Verglichen mit dem Vorjahr hat der Anteil der Onlinebuchungen über solche Portale gegenüber den Direktbuchungen bei Reiseanbietern deutlich zugenommen.
Homeoffice Hotel
Auf die Vorzüge der Digitalisierung wollen die Mitarbeiter laut der DRV-Studie auch während der Dienstreise nicht verzichten: So wünschen sich neun von zehn Geschäftsreisende (90 Prozent) ein Hotelzimmer, in dem sie genauso gut arbeiten können, wie im eigenen Büro. Schnelles W-Lan, ein Schreibtisch und auch ein Drucker gehören dabei zur Wunschausstattung.
Eine große Rolle spielt für die meisten Reisenden (88 Prozent) außerdem ein reibungsloser Reiseverlauf mit guten Verbindungen zu angenehmen Zeiten.
Schwierigkeiten bei der Online-Reiseplanung
Reibungslos sollte auch das Buchungsverfahren ablaufen. Das versprechen zwar die Dienstleister, die Online-Buchungen anbieten. Dennoch nennen die Teilnehmer der DRV-Studie auch einige Probleme bei der digitalen Reiseplanung: So ärgern sich die Online-Bucher am häufigsten über eine intransparente Kostendarstellungen (22 Prozent), über Schwierigkeiten beim Online-Check-in (22 Prozent) und unübersichtliche Online-Buchungsportale (19 Prozent).
Der Datenschutz scheint hingegen kein Thema für die meisten Befragten zu sein: Laut DRV haben 80 Prozent der Geschäftsreisenden großes Vertrauen in die Datensicherheit bei einer Online-Buchung.
Sicher auf Dienstreise
Ganz anders sieht es wiederum aus, wenn es um die Sicherheit der Geschäftsreisenden geht. Dieser Aspekt ist den Firmen besonders wichtig: Das sagt die große Mehrheit (85 Prozent) der Unternehmensvertreter, die der DRV befragt hat.
Und auch hier spielt die Digitaltechnologie wieder eine Rolle: Auf das gesteigerte Sicherheitsbedürfnis der Unternehmen reagierten die Anbieter nämlich mit zusätzlichen Online-Service-Leistungen, berichtet Andreas Neumann, der Geschäftsführer des Touristikunternehmens Derpart. Ein Beispiel dafür seien neue Tracking-Tools, mit denen die Geschäftsreisenden im Gastland geortet werden können und im Notfall Hilfe anfordern können.