Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung bei Lohnsteuer-Anmeldungen ist rechtmäßig. Ab dem 1.1.2013 müssen diese auch noch zwingend authentifiziert übermittelt werden.
Seit 1.1.2005 müssen Lohnsteuer-Anmeldungen (und Umsatzsteuer-Voranmeldungen) elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden. Zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt auf Antrag hierauf verzichten. Es muss dem Antrag entsprechen, wenn die elektronische Übermittlung für den Unternehmer wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist.
Pflicht zur elektronischen Datenübermittlung
Der BFH hat entschieden, dass die Verpflichtung eines Unternehmers zur elektronischen Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen verfassungsgemäß ist. Nichts anderes kann für die Verpflichtung eines Arbeitgebers zur elektronischen Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldungen gelten.
Finanzbehörde kann auf elektronische Datenübermittlung verzichten
Lediglich zur Vermeidung unbilliger Härten (in sog. Härtefällen) kann das Finanzamt auf die elektronische Übermittlung verzichten und eine Abgabe der (Vor-)Anmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck in Papierform zulassen.
Voraussetzungen für die Härtefallregelung
Dies ist z. B. der Fall, wenn es dem Unternehmer nicht zumutbar ist, die technischen Voraussetzungen für die elektronische Übermittlung einzurichten. Diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn der Arbeitgeber finanziell zur Tätigung der Investitionen nicht in der Lage ist, kurzfristig eine Einstellung seiner Tätigkeit beabsichtigt oder in nächster Zeit eine Umstellung der Hard-/Software vorgesehen ist.
Persönliche Gründe sind gegeben, wenn der Unternehmer nach seinen individuellen Kenntnissen und Fähigkeiten nicht oder nur eingeschränkt in der Lage ist, die elektronischen Möglichkeiten zu nutzen. Dies kann z. B. bei Kleinstbetrieben gegeben sein, aber auch, wenn man aufgrund seines Alters keinen Zugang zur Computertechnik mehr findet. (BFH, Urteil v. 14.3.2012, XI R 33/09, BFH/NV 2012 S. 893)
Authentifizierungspflicht ab dem 1.1.2013
Bislang können Lohnsteuer-Anmeldungen als elektronische Steuererklärungen mit dem Verfahren ELSTER ohne Authentifizierung an das Finanzamt übermittelt werden. Ab dem 1.1.2013 müssen (Vor-)Anmeldungen aufgrund einer Änderung der bundesweit geltenden Steuerdaten-Übermittlungsverordnung zwingend authentifiziert übermittelt werden. Für die authentifizierte Übermittlung wird ein elektronisches Zertifikat benötigt. Dieses erhält man durch Registrierung im ElsterOnline-Portal.
Rechtzeitig registrieren
Die Registrierung kann bis zu 2 Wochen in Anspruch nehmen. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, empfiehlt die Verwaltung, sich schon jetzt zu registrieren und die Steuererklärungen authentifiziert zu übermitteln. Das Zertifikat kann auch für weitere Leistungen der Steuerverwaltung verwendet werden (BMF, Pressemitteilung v. 26.9.2012).