Wer im Unternehmen Betriebsfeiern veranstaltet, sollte bedenken: Für die Ermittlung der zu zahlenden Lohnsteuer ist die Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer relevant. Arbeitnehmer, die trotz Anmeldung nicht erscheinen, fließen nicht in die Berechnung ein.
Ob private Party, Großveranstaltung oder Firmenevent – fast jeder Veranstalter hat schon Erfahrung mit Menschen gemacht, die sich zunächst einmal anmelden und dann doch nicht erscheinen. Ein solches Verhalten ist oft nicht nur ärgerlich, sondern verursacht auch unnötige Kosten. Das gilt jedenfalls dann, wenn ein Organisator ein Buffet und Getränke vorbestellt hat. Bei betrieblichen Veranstaltungen können außerdem Nachteile beim Finanzamt entstehen, wenn die Zahl der Teilnehmer von der angemeldeten Anzahl abweicht. Dies musste nun ein Arbeitgeber erfahren, der seine Weihnachtsfeier als gemeinsamen Kochkurs geplant hatte.
Zu der für das Jahresende geplanten Veranstaltung meldeten sich zunächst 27 Mitarbeiter an. Diese Teilnehmerzahl gab das Unternehmen an den externen Veranstalter weiter, der auf dieser Basis den Preis für das Kochevent kalkulierte. Kurzfristig sagten dann allerdings zwei Arbeitnehmer wieder ab. Am vereinbarten Gesamtpreis in Höhe von 3.052 EUR für die Weihnachtsfeier änderte sich dadurch jedoch nichts.
Berechnung der Zuwendungen an die Teilnehmer
Der Arbeitgeber ging nun davon aus, dass er die gesamten Kosten auf alle Angemeldeten aufteilen konnte, um die Höhe der Zuwendung an die einzelnen Teilnehmer zu berechnen. Für jeden Einzelnen ergab sich demnach ein Betrag von 113 EUR (3.052 EUR / 27). Zu versteuern waren dann nach seiner Berechnung und unter Berücksichtigung der Freibeträge 76 EUR – aufgeteilt auf die Anwesenden. Anders ermittelte allerdings das zuständige Finanzamt die jeweiligen Beträge und zog dafür nur die Teilnehmer heran. Demnach ergab sich eine Zuwendung von 122 EUR pro Person (3.052 EUR / 25). Als Basis zur Ermittlung des zu versteuernden Teils dienten zudem die Gesamtkosten, was zu einem Betrag von 302 EUR führte (3.052 EUR ./. 2.750 EUR Freibetrag für 25 Arbeitnehmer).
Gegen den Lohnsteuer-Nachforderungsbescheid klagte das Unternehmen vor dem Finanzgericht Köln und bekam recht. Dies begründeten die Richter damit, dass die vergeblichen Aufwendungen für die abwesenden Mitarbeiter die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Teilnehmenden nicht steigerten. In der anschließenden Revision widersprach der Bundesfinanzhof jedoch dieser Entscheidung (BFH, Urteil vom 29.04.2021 - VI R 31/18) und schloss sich der Meinung des Finanzamts an. Gestützt wird diese Auffassung von einem Schreiben aus dem Bundesministerium der Finanzen (BMF, Schreiben v. 14.10.2015, IV C 5 - S 2332/15/10001).
BFH: Nur Teilnehmern fließt Arbeitslohn zu
Bei ihrer Entscheidung wiesen die Richter am BFH darauf hin, dass ausschließlich den Anwesenden zu bewertender Arbeitslohn zugeflossen ist. Nur dies würde auch dem Vereinfachungszweck entsprechen, der der Berechnung zugrunde liegt. Die Basis dafür bilden schließlich sämtliche Kosten, die für das Betriebsfest angefallen sind. Dabei kommt es jedoch nicht darauf an, dass Arbeitnehmer sich durch die Leistungen ihres Arbeitgebers bereichern. Dass zudem Kosten durch Angemeldete entstehen, die einem Event fernbleiben, wird sich nach Meinung der Richter nicht vermeiden lassen.
Praxistipp: So werden Betriebsfeiern besteuert
Unternehmen, die ein Betriebsfest veranstalten wollen, sollten genau planen und kalkulieren. Dann kann das Event für die Mitarbeiter lohnsteuerfrei bleiben. Dies gilt, wenn der Pro-Kopf-Aufwand je Teilnehmer unter dem Freibetrag von 110 EUR bleibt. Zu berücksichtigen ist dabei der Bruttobetrag einschließlich der Umsatzsteuer. In die Kosten fließen alle Aufwendungen für die Betriebsfeier ein – zunächst unabhängig davon, ob sie einem Arbeitnehmer zuzurechnen sind. Erst im zweiten Schritt werden sie dann auf die Anwesenden umgelegt. Zu beachten ist bei der Berechnung aber: Bringen Mitarbeiter eine Begleitung zum Event mit, werden ihnen die dafür entstandenen Kosten zugerechnet.
Liegt der pro Teilnehmer aufgewandte Betrag unter 110 EUR, fällt für den Mitarbeiter keine Lohnsteuer hierfür an. Übersteigt er den Freibetrag, ist dieser Anteil der Aufwendungen lohnsteuerpflichtig. Von dieser Regelung können Arbeitnehmer zweimal im Jahr profitieren. Bei einer dritten Betriebsveranstaltung würde in jedem Fall eine Lohnsteuer fällig – auch wenn die Aufwendungen weniger als 110 EUR je Anwesenden betragen würden. Allerdings hat das Unternehmen dann das Wahlrecht, welches Event lohnsteuerpflichtig sein soll. Idealerweise wählt es das mit den geringsten Kosten.
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