Sozial Distancing und Home Office sind auf Dauer eine große Herausforderung für Mitarbeiter. Wenn der persönliche Kontakt zu anderen Menschen entfällt und Besprechungen nur virtuell stattfinden, fehlt das Persönliche. Doch auch der private Austausch, wie er z.B. in der Teeküche oder am Kopierer erfolgt, ist wichtig.
Ein Ersatz dafür sind zeitliche begrenzte Videocalls oder Gruppen-Videochats, die z.B. als Pausenplausch oder Wohnzimmergespräch zur Unterhaltung oder einen Spaß zwischendurch genutzt werden. Denn der persönliche und private Austausch unter Kollegen ist ein wichtiger Motivationsfaktor.
Die richtigen Rahmenbedingungen für Videokonferenzen schaffen
Ein ruhiger Raum, in dem Sie während der Videokonferenz allein sind, stellt sicher, dass keine Nebengeräusche übertragen werden. Radio, TV oder Smartphone sind ausgeschaltet oder lautlos gestellt, die Internetverbindung sollte stabil und sicher sein. Störgeräusche wie Tippen auf der Tastatur oder Klicken mit dem Kugelschreiber sind tabu.
Ihren Platz wählen sie am besten so, dass die Kamera außer Ihnen einen neutralen Hintergrund und eine aufgeräumte Umgebung überträgt. Wenn Sie sich einen festen Platz mit optimalem Licht einrichten, spart das Vorbereitungszeit.
Die Kamera sollte in Augenhöhe sein. Laptop oder Tablet müssen in diesem Fall erhöht gestellt werden, um die ungünstige Perspektive von unten zu vermeiden. Mit der Eigenansicht am Bildschirm lässt sich die Einstellung der Kamera überprüfen.
Bitte beachten Sie: Ihre Kleidung ist für die anderen Teilnehmer ebenso sichtbar wie Ihre Haltung und Ihr freundlicher Gesichtsausdruck; hier ist Professionalität gefragt.
Vor der Videokonferenz: Software und Technik testen
Mit den Funktionen Ihres Videokonferenz-Systems machen Sie sich am besten bereits vor der ersten Übertragung vertraut. Die Internetverbindung sollte ebenfalls im Vorfeld getestet werden. Die Software muss sicher beherrscht werden; sie gibt Ihnen u.a. Informationen darüber, wie Sie Teilnehmer hinzufügen, Kamera und Mikrofon ausschalten, den Bildschirm teilen oder zwischen den Ansichten am Bildschirm hin- und herwechseln.
Vor jeder Konferenz muss die Installation rechtzeitig neu überprüft werden.
Moderation auch bei Videokonferenzen unerlässlich
Derjenige, der zu einer Videokonferenz einlädt, ist in der Regel auch der Moderator. Er lässt den Teilnehmern rechtzeitig vorher eine Agenda mit Ziel, Themen und Ablauf zukommen. Wie jede andere Konferenz sollte auch die Videokonferenz gut geplant und strukturiert sein. Seien Sie überpünktlich, lieber etwas zu früh.
Eröffnen Sie mit einem freundlichen Gruß und der eigenen Vorstellung. Begrüßen Sie alle Teilnehmer einzeln und sprechen Sie diese mit Namen an. Sofern sich die Teilnehmer nicht kennen, stellen Sie jeden kurz vor oder lassen dies die Teilnehmer tun.
Zu Beginn des virtuellen Meetings geben sie als Moderator Hinweise, wie die Kommunikation während der Konferenz aussehen soll und stellen sicher, dass alle Teilnehmer die Verhaltensregeln kennen. Dazu gehört beispielsweise, ob Wortmeldungen schon während eines Vortrags oder erst im Anschluss gewünscht sind.
Bei einer Wortmeldung sprechen Sie den Teilnehmer mit Namen an, damit jeder weiß, wer gemeint ist. Lange Monologe sollten vermieden werden, da die Gefahr der Ablenkung am heimischen Schreibtisch größer ist als im Besprechungsraum. Als Moderator achten Sie darauf, dass alle Teilnehmer einbezogen werden; die jeweiligen Kernaussagen und Zwischenergebnisse fassen Sie zusammen.
Zum Abschluss der Videokonferenz geben Sie eine Gesamtzusammenfassung, definieren das weitere Vorgehen und danken der Gruppe. Alle Teilnehmer erhalten zeitnah ein Protokoll.
Virtuell nicht zu vergessen: Pausen steigern Leistung
Behalten Sie die Uhr im Blick. Sollte Ihr Termin länger dauern, achten Sie bitte auf regelmäßige kurze Unterbrechungen, damit die Konzentration erhalten bleibt.
Kommunikationsregeln befolgen
Bei Videokonferenzen ist es besonders wichtig, langsam, deutlich und immer in Richtung des Mikrofons zu sprechen. Lassen Sie andere Teilnehmer ausreden. Gleichzeitiges Reden mehrerer Personen ist störend und sollte unbedingt vermieden werden. Hier empfiehlt es sich, vorher ein Handzeichen zu vereinbaren, um einen Beitrag zu signalisieren. Das Mikrofon wird ausgeschaltet, wenn Sie nicht sprechen.
Aufmerksamkeit signalisieren Sie mit Blickkontakt. Sollte Sie sich etwas notieren müssen, wird danach direkt wieder der Blickkontakt aufgenommen.
Fazit: Die gesunde Mischung zwischen Fachaufgaben und Mensch-Sein lässt auch digitales Arbeiten zum Erfolg werden.