Einfachere Anwendungsfälle im Finanzbereich umfassen die Sammlung von Daten aus verschiedenen Quellen, die Pflege von Basisdaten sowie die Erstellung von Listen und Berichten mit geringer Komplexität. Typische einfachere Use Cases sind beispielsweise:
- Zuordnung von Kreditkartenpositionen zu Reisen in Reisekostenerstattungsprozessen,
- Überprüfung der offenen Bestellungen,
- Mail-to-Ticket-Prozesse in Shared Service Centern,
- Extraktion von Mail-Anhängen,
- Stammdatenaktualisierung/-integration und
- Prüfung von Duplikaten im Datenmanagement.
Komplizierte Anwendungsfälle von RPA bestehen aus den gleichen identifizierten Bausteinen, weisen jedoch zunehmende Zeitdauern auf und können die Kommunikation mit Menschen einschließen. Solche Fälle implementieren zum Beispiel die Verwendung von E-Mail- oder Software-Benachrichtigungen, was zu Robotern führt, die auf menschliche Eingaben warten müssen. Was Anwendungsfälle für RPA kompliziert macht, ist nicht die Anzahl der Quellen oder Ausgabeformate, sondern vielmehr die Anzahl der Regeln und insbesondere die Ausnahmen von Regeln, die zu befolgen sind. Eine weitere Ursache für Komplikationen ist die Integration von menschlichem Feedback in den Automatisierungsprozess.
In der Praxis ist zu beobachten, dass Unternehmen, nachdem sie einmal die Automatisierung mithilfe von RPA in einigen einfacheren Anwendungsfällen eingeführt haben, in einem nächsten Schritt den Grad der Automatisierung erhöhen. Dies ist dadurch gekennzeichnet, dass weitere, dem Prozess nachgelagerte Schritte in den Anwendungsfall hinzugefügt oder weitere Prozesszweige mit einbezogen werden, die eher "außergewöhnlich" als "Standard" sind.
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