Fachbeiträge & Kommentare zu Beleg

Bei der Archivierung sind die GoBD anzuwenden. Diese Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit einem Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und sind seit dem 1.1.2015 in Kraft. Die GoBD beinhalten mehrere zentrale Grundsätze, die bei der Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen beachtet werden müssen: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit... mehr

Unterlagen und Belege über Abrechnungen und Zahlungen an die Betreiber von Gaststätten, in denen Geldspielautomaten aufgestellt werden, sind aufbewahrungspflichtig. Die Herstellung der Kassensturzfähigkeit verlangt, dass die aus dem Gerät entnommenen Münzen und Scheine unter Berücksichtigung der Bestandsveränderungen u. a. zunächst in voller Höhe als Bareinnahmen und die wei... mehr

Rn. 49 Stand: EL 186 – ET: 01/2026 Die Verpflichtung des ArbN nach § 42f Abs 2 EStG zur Vorlage von Belegen und Bescheinigungen ist zum einen auf solche Unterlagen beschränkt, die sich in seinem Besitz befinden. Zum anderen hat der ArbN nicht sämtliche Unterlagen vorzulegen, die Angaben über Art und Höhe seiner Einnahmen enthalten, sondern nur die in § 42f Abs 2 S 2 EStG beze... mehr

Rz. 211 Dieses besagt, dass keine Buchung ohne schriftlichen Beleg ausgeführt werden darf. In der Regel liegen natürliche Belege (Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge) vor. Fehlen solche, so sind sog künstliche Belege anzufertigen, z.B. Umbuchungsanweisungen. Eigenbelege für tatsächliche Ausgaben kommen nur in absoluten Ausnahmefällen in Betracht (z.B. bei Trinkgeldern, die ü... mehr

Rz. 22 Hinter dem Trennstreifen mit der Beschriftung "vermehrte Bedürfnisse/Pflegekosten" werden alle Belege gesammelt, die der Mandant im Laufe der Regulierung zur Akte reicht, weil er unfallbedingt Ausgaben für die Anschaffung von Hilfs-/Heilmitteln hatte. Hierhin gehören auch die Abrechnungen mit dem Pflegedienst bzw. eingeholte Pflegegutachten. Sämtliche Belege, die zur ... mehr

Rz. 28 Das Kassenbuch (Kontoklasse 1) betrifft alle baren Geschäftsvorfälle. Rz. 29 Das Kassenbuch muss so aufgebaut sein, dass mehr

Rz. 1 Sie alle haben schon Einkäufe für die Kanzlei getätigt (Kauf von Briefmarken, Kaffee, Putzmitteln oder dergleichen). Meistens sind das Arbeiten, die während der Ausbildungszeit (gelegentlich) erledigt werden mussten. Regelmäßig werden die mahnenden Worte "Vergessen Sie nicht, sich die Rechnung geben zu lassen. Das ist ganz wichtig." mit auf den Weg gegeben. Hat man die... mehr

Benutzt der Arbeitnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten öffentliche Verkehrsmittel, dürfen die tatsächlich angefallenen Kosten steuerfrei ersetzt werden. Das Entsprechende gilt für den Betriebsausgabenabzug, wenn der Unternehmer Geschäftsreisen z. B. mit der Bahn oder dem Flugzeug unternimmt. Die Aufwendungen müssen in beiden Fällen durch entsprechende Belege nachge... mehr

Aufzeichnungen des Arbeitnehmers Der Arbeitgeber kann zur tageweisen Berechnung der tatsächlich mit dem Dienstwagen durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wechseln. Hierzu ist es erforderlich, dass der Arbeitnehmer Aufzeichnungen führt, aus denen sich unter Angabe des Kalenderdatums die Tage ergeben, an denen der Dienstwagen zu Arbeitgeberfahrten ... mehr

Der Nachweis der Nicht-Kirchensteuerpflicht kann auf 2 Arten geführt werden: Für die Pauschalbesteuerung des Arbeitslohns aus einer Aushilfs- oder Teilzeitbeschäftigung muss die Nichtzugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft durch eine Erklärung des Arbeitnehmers dokumentiert werden, für die ein amtliches Muster festgelegt wurde.[1] In allen anderen Fällen ... mehr

Der Ansatz eines lohnsteuerrechtlich erheblichen Vorteils rechtfertigt sich nur insoweit, als der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gestattet, den Dienstwagen privat zu nutzen. Da der Arbeitgeber im Falle eines Nutzungsverbots den Dienstwagen nicht für die private Nutzung überlassen will, wendet er dem Arbeitnehmer auch keinen geldwerten Vorteil zu. Voraussetzung für den Nichtans... mehr

Rz. 30 Belege sind vorzulegen, soweit sie zur Individualisierung bzw. Identifizierung von Nachlassgegenständen erforderlich sind.[170] Ob darüber hinaus im Rahmen der Auskunftserteilung an den Pflichtteilsberechtigten eine Verpflichtung der Auskunftsschuldner, ihre Angaben durch die Vorlage von Belegen zu untermauern, besteht, ist zunehmend umstritten. Während die h.M.[171] ... mehr

Rz. 47 Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Rechnungen in Papierform (acht Jahre). Die Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die folgenden Grundsätze müssen bei der Aufbewahrung elektronischer Belege beachtet werden: Die elektronischen ... mehr

Die Regelungen zu Kantinenmahlzeiten[1] und Essenmarken[2] gelten in gleicher Weise, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer an deren Stelle einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten einräumt. Auch in diesem Fall ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss anzusetzen, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem amtlichen Sachbezugswert (2026: ... mehr

Damit der Zuwendungsempfänger seine eigenen steuerlichen Pflichten zutreffend erfüllen kann, ist der zuwendende Steuerpflichtige verpflichtet, den Empfänger über die Pauschalierung zu unterrichten. Die Unterrichtung kann formlos in einfachster, sachgerechter Weise erfolgen. Bei eigenen Arbeitnehmern wird etwa ein Aushang am "Schwarzen Brett" oder ein Hinweis in der Lohnabrec... mehr

Macht der Arbeitnehmer keine oder erkennbar unrichtige Angaben, hat der Arbeitgeber dies dem Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen.[1] Eine solche Mitteilung an das Betriebsstättenfinanzamt hat unverzüglich zu erfolgen, wenn der Arbeitgeber bei der (sich aus seiner qualifizierten Mitwirkung oder der Unternehmensverbundenheit abzuleitenden) gebotenen Sorgfalt erkennen kann, das... mehr

Bei Lohnzahlungen durch Dritte, etwa von verbundenen Unternehmen, besteht eine gesetzliche Anzeigepflicht. In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer die Höhe der Bezüge für den jeweiligen Entgeltzahlungszeitraum am Monatsende seinem Arbeitgeber angeben.[1] Die Anzeige ist als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen. mehr

Seit dem 1.1.2026 können Arbeitnehmer ihren Arbeitslohn bis zu 2.000 EUR monatlich steuerfrei beziehen, wenn sie eine nichtselbstständige Tätigkeit ab dem Folgemonat nach Erreichen der gesetzlichen Regelaltersgrenze i. S. d. SGB VI ausüben (sog. Aktivrente).[1] Beim Lohnsteuerabzug sind diese steuerfreien Lohnzahlungen im Lohnkonto aufzuzeichnen. Sie sind in der zum 31.12. de... mehr

Der Verzicht auf die Besteuerung im Steuerabzugsverfahren muss vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden. Wurde glaubhaft gemacht, dass die Voraussetzungen der Steuerbefreiung vorliegen, erteilt das Finanzamt eine Freistellungsbescheinigung. Der Antrag ist auf einem amtlichen, bundeseinheitlich abgestimmten Vordruck zu s... mehr

Die Freistellung des Arbeitslohns vom Lohnsteuerabzug im Tätigkeitsstaat setzt eine Freistellungsbescheinigung des Betriebsstättenfinanzamts voraus, die auf Antrag des Arbeitnehmers erteilt wird.[1] In dieser Freistellungsbescheinigung können auf Antrag folgende Eintragungen vorgenommen werden: Werbungskosten, die bei den Arbeitseinkünften anfallen, soweit sie den Arbeitnehme... mehr

Der Arbeitgeber hat in beiden Fällen auf der ihm vom Arbeitnehmer zur Kostenübernahme vorgelegten Originalrechnung die Kostenübernahme sowie deren Höhe anzugeben. Eine Kopie der Originalrechnung ist als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.[1] mehr

Der Arbeitgeber hat die von der Gaststätte, dem Restaurant usw. eingelösten Essenmarken zurückzufordern und als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. Hiervon kann abgesehen werden, wenn die Mahlzeiten abgebende Einrichtung über die Essenmarken mit dem Arbeitgeber abrechnet und stattdessen die Abrechnungen vom Arbeitgeber aufbewahrt werden. Aus diesen Abrechnungen muss sich ergeb... mehr

Die (steuerfreien) Sachbezüge sind im Lohnkonto einzeln zu bezeichnen und bei laufenden Sachbezügen unter Angabe des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts mit dem um die Zuzahlung des Arbeitnehmers geminderten Wert zu erfassen.[1] Sachbezüge i. S. d. § 8 Abs. 3 EStG sind als solche kenntlich zu machen und ohne Kürzung um Freibeträge in das Lohnkonto einzutragen.[2]... mehr

Grundsätzlich wird auch bei Auslandsbewirtungen ein detaillierter maschinell erstellter und registrierter Beleg verlangt. Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass in dem jeweiligen Ausland eine solche formale Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in begründeten Ausnahmefällen für den Betriebsausgabenabzug eine ausländische Gaststättenrechnung, die nur handschriftlich erstellt ist... mehr

Rz. 13 Der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung ist eine allgemeine Regel, die sich z.T. aus dem Gesetz (HGB, §§ 238, 239 AO), aus der Rechtsprechung und der Praxis ergibt. M.E. sollte dieser Grundsatz auch für den "aufzeichnungspflichtigen" RA gelten. Danach wären die Vorschriften des HGB zu befolgen. Rz. 14 Folgende Grundsätze für eine ordnungsgemäße Buchführung sollte... mehr

Die Ermittlung der steuerpflichtigen Zinsvorteile müssen vom Arbeitgeber dokumentiert und als Beleg zum Lohnkonto genommen werden. Auf Verlangen des Arbeitnehmers sind sie diesem formlos mitzuteilen.[1] mehr

Der Arbeitgeber muss seine Zuordnungsentscheidung dokumentieren, z. B. durch Regelungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder durch dienstrechtliche Verfügungen. Bei einem Rettungssanitäter kann die arbeitsrechtliche Zuordnung auch durch Verweis im Arbeitsvertrag auf den Bundesangestelltentarif erfolgen.[1] Die Angabe einer Stadt als Einstellungsort im Arbeitsvertrag ist n... mehr

Erfolgt die berufliche Einsatztätigkeit im Inland, darf der Arbeitgeber die Übernachtungskosten mit einem Pauschbetrag von 20 EUR pro Übernachtung steuerfrei ersetzen. Für Auslandsübernachtungen sind stattdessen die für das jeweilige Land maßgebenden Auslandsübernachtungsgelder anzusetzen.[1] Die steuerfreie Erstattung höherer Beträge ist nur bei Einzelnachweis der tatsächli... mehr

Besondere Aufzeichnungspflichten hat der Arbeitgeber bei betrieblicher Altersversorgung zu beachten. Seine Leistungen für eine Direktversicherung müssen auch für die zutreffende Besteuerung der späteren Versorgungsleistungen beim Arbeitnehmer aufgezeichnet werden. Somit muss anders als beim üblichen Lohnkonto letztlich die gesamte berufliche Biografie eines Arbeitnehmers mit... mehr

Bei lohnsteuerpflichtigen Rabatten, die der Arbeitnehmer von Dritten, z. B. verbundenen Unternehmen, erhält und die der Arbeitgeber nicht selbst ermitteln kann, besteht eine gesetzliche Anzeigepflicht.[1] In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer die Höhe der Bezüge für jeden Lohnzahlungszeitraum dem Arbeitgeber am Monatsende angeben.[2] Die Anzeige ist als Beleg zum Lohnkonto ... mehr

Rz. 538 Gem. § 788 Abs. 1 ZPO fallen die Kosten der Zwangsvollstreckung, soweit sie notwendig waren (§ 91), dem Schuldner zur Last und sind zugleich mit dem zur Zwangsvollstreckung stehenden Anspruch beizutreiben. Soweit mehrere Schuldner als Gesamtschuldner verurteilt worden sind, haften sie auch für die Kosten der Zwangsvollstreckung als Gesamtschuldner. Rz. 539 Zu diesen K... mehr

Sachverhalt Zum 31.12. soll das Archiv mit den alten Unterlagen der Entgeltabrechnung geräumt werden. Welche Unterlagen sind 6, 8 bzw. 10 Jahre aufzubewahren? Ergebnis Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Unterlagen, die für den Jahresabschluss relevant sind, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Buch... mehr

In welcher Form das Lohnkonto zu führen ist, schreiben weder das Einkommensteuergesetz noch Verwaltungsanweisungen vor. Die Auswahl ist dem Arbeitgeber überlassen. Üblicherweise wird das Lohnkonto in elektronischer Form oder in Papierform (z. B. als Akte, Kartei) geführt. Belege wie Stundenzettel zur Ermittlung des Arbeitslohns sind als steuerliche Belege zum Lohnkonto zu ne... mehr

Rz. 245 Der Verwalter hat überdies sämtliche Gegenstände, die er zur Ausführung seiner Tätigkeit erhalten hat, herauszugeben; unabhängig davon, ob diese von ihm benötigt werden oder nicht. Hierzu gehören alle zur Verwaltung dienenden (auch die vom Verwalter selbst erstellten) Unterlagen, Belege, Datenträger, Bargelder sowie Hausschlüssel. Rz. 246 Belege sind im Original herau... mehr

Rz. 40 Die Aufklärungs-, Auskunfts- und Rechenschaftslegungspflicht unterscheiden sich nur graduell, sowohl in der Pflichtentstehung und dem Zeitpunkt ihrer Erfüllung. Sie sind lediglich unterschiedliche Ausgestaltungen einer einheitlichen Auskunftsverpflichtung im weiteren Sinne.[88] Im Gegensatz zur Aufklärungspflicht, die retrospektiv und auf früheres Verhalten sowie Aufk... mehr

Die Nachweispflicht für die Einkommensteuer gilt nicht für das Lohnsteuerverfahren. Der Arbeitgeber kann für Inlands- und Auslandsreisen weiterhin zwischen dem Kostennachweis und den Übernachtungspauschalen wählen. Übernachtungskosten im Inland darf der Arbeitgeber mit einem Pauschbetrag von 20 EUR [1] pro Übernachtung steuerfrei ersetzen, wenn die tatsächliche Übernachtung f... mehr

Rz. 145 Bisherige Vollstreckungskosten sind sämtliche Kosten der Zwangsvollstreckung, die nicht in einem gesonderten Beschluss festgesetzt worden sind und die nicht aus der hier beauftragten Vollstreckung herrühren (beispielsweise Kosten aus einem vorhergehenden Vollstreckungsauftrag an Gerichtsvollzieher oder einen früheren Pfüb). Werden bisherige Vollstreckungskosten gelte... mehr

Rz. 249 Unter das Adressfeld wird ein Texteingabefeld für Antragsteller aufgenommen, in das die Referenznummer für die elektronische Kostenmarke eingetragen werden kann. Allerdings gibt es bislang nicht in allen Bundesländern die Möglichkeit, Gerichtskostenmarken zu nutzen. Beispiel: Zudem kann dort ein Kontrollkästchen markiert werden, mit dem die Erteilung eines SEPA-Lastsc... mehr

Rz. 143 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 4.8: Ausführlicher Arbeitsvertrag für einen Angestellten (Rubrum wie Muster Rdn 141) Anstellungsvertrag (Regelungen wie Muster "Mindeststandard-Vertrag nach den Anforderungen des Nachweisgesetzes" (Rdn 142 ) mit folgenden nach Bedarf zusätzlich/alternativ einzufügenden Klauseln:) 1. Kündigung – alternativ zu § 11 d... mehr

Rz. 15 "Ordnungsgemäße" Verwaltung umfasst gem. §§ 2038 Abs. 2 S. 1, 745 BGB alle Maßnahmen, die der Beschaffenheit des betreffenden Nachlassgegenstandes (vgl. § 745 Abs. 1 S 1 BGB) und dem Interesse aller Miterben nach billigem Ermessen entsprechen (vgl. § 745 Abs. 2 BGB). Die Frage der Ordnungsmäßigkeit ist nach dem Verhalten einer verständigen Person in der gleichen Situa... mehr

Herausgegeben von Dr. Monika Anders und Dr. Burkhard Gehle. 84. Aufl., 2026. Verlag C.H. Beck, München. XIV, 3.422 S., 189,00 EUR Die 84. Aufl. seit Jahrzehnten in der Praxis bewährten ZPO-Kommentars hat einen Rechtsstand von August 2025 und berücksichtigt wieder eine Vielzahl neuer, zum Teil noch nicht in Kraft getretener Gesetze. Die fortschreitende Digitalisierung hat eine... mehr

Rz. 15 § 181 BGB ist analog auf den Testamentsvollstrecker anwendbar, da dieser nicht Vertreter, sondern lediglich Inhaber eines privaten Amts ist.[17] Die Auslegung der letztwilligen Verfügung kann eine Gestattung durch den Erblasser ergeben, jedoch muss in diesem Fall bei jedem konkreten Geschäft hinzukommen, dass es sich im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung bewegt.[18] Eb... mehr

Der als Hinzuverdienst aus einem Dienstverhältnis bezogene Arbeitslohn eines Rentners ist grundsätzlich steuerpflichtig. Der Arbeitgeber hat den Lohnsteuerabzug nach den für den Arbeitnehmer gültigen ELStAM vorzunehmen. Wenn der weiterbeschäftigte Rentner das Alter für die Regelaltersrente erreicht hat und in einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis beschäftig... mehr

Rz. 84 In § 775 ZPO ist geregelt, unter welchen Voraussetzungen ein Vollstreckungsorgan eine Zwangsvollstreckungsmaßnahme einstellen oder beschränken muss.[23] Dies ist z.B. dann der Fall, wenn das zu vollstreckende Urteil oder seine vorläufige Vollstreckbarkeit aufgehoben oder die Zwangsvollstreckung für unzulässig erklärt wurde, ihre Einstellung angeordnet wurde, die Siche... mehr

Die arbeitsrechtliche Zuordnung muss eindeutig sein. Der Arbeitgeber hat aus diesem Grund zur Beweissicherung seine Zuordnungsentscheidung zu dokumentieren. In Betracht kommen hierfür z. B. Regelungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in Protokollnotizen, dienstrechtliche Verfügungen, Einsatzpläne, Reisekostenabrechnungen, der Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzun... mehr

Die Steuerbefreiung der vom Arbeitgeber ersetzten Reisekosten setzt voraus, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber Art und Anlass der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg aufzeichnet. Ferner muss er anhand geeigneter Unterlagen nachweisen oder zumindest glaubhaft machen, welche Aufwendungen ihm anlässlich einer solchen Auswärtstätigkeit entstanden sind. D... mehr

Betrieblich veranlasste Bewirtungen führen grundsätzlich zu Betriebsausgaben. Diese sind jedoch von einigen formellen Voraussetzungen abhängig und außerdem der Höhe nach begrenzt.[1] Im Einzelfall sind für die steuerliche Beurteilung die folgenden Prüfschritte zu beachten: Betriebliche Veranlassung: Die Bewirtung muss betrieblich veranlasst sein. Aufwendungen für privat mitver... mehr

Rz. 215 Für die Einnahmen-Ausgabenrechnung des WEG-Verwalters ist die einfache Buchführung ausreichend.[576] Eine doppelte Buchführung ist nicht vorgeschrieben.[577] Bei der einfachen Buchführung, die heute handelsrechtlich nicht mehr zulässig ist, werden Einnahmen und Ausgaben buchmäßig nur auf Bestandskonten festgehalten. Die Ermittlung des Periodenerfolgs erfolgt durch ei... mehr

Inzwischen können die ELStAM auch für im Inland nicht meldepflichtige Personen (z. B. ausländische Arbeitnehmer) elektronisch über das ELStAM-Verfahren abgerufen werden. Hierzu benötigen die Arbeitgeber die Identifikationsnummer (IdNr) ihrer Arbeitnehmer. Die IdNr ist direkt beim Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers zu beantragen. Die Zuteilung einer IdNr kann auch der ... mehr

Wurde einem unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer keine Identifikationsnummer[1] zugeteilt, können ELStAM weder gebildet noch vom Arbeitgeber abgerufen werden. In diesem Fall stellt das für den Arbeitnehmer zuständige Wohnsitzfinanzamt auf dessen Antrag eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Diese Bescheinigung ist ein Dokument, das der Arbeitnehmer dem Arbeit... mehr