Verwaltungsunterlagen: Unterlagenvernichtung (Beschluss)

Kurzbeschreibung

Die Wohnungseigentümer möchten die Vernichtung von Verwaltungsunterlagen beschließen. Diese Vorlage dient als Grundlage für eine Beschlussformulierung.

Vorbemerkung

Das Wohnungseigentumsgesetz enthält keine Regelung über die Aufbewahrungsfristen von Verwaltungsunterlagen. Allgemein anerkannt – wenn auch dogmatisch nicht gesichert – ist, dass insoweit bezüglich der Verwaltungsunterlagen die in § 257 HGB und 147 AO geregelten Fristen entsprechend anwendbar sind.^[1] Beide Vorschriften regeln für bestimmte Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren und für bestimmte andere Unterlagen eine solche von 10 Jahren. Grob ausgedrückt ist die im Zuge der Verwaltung geführte Korrespondenz 6 Jahre lang aufzubewahren, die übrigen Verwaltungsunterlagen 10 Jahre lang.

Darüber hinaus aber sind bestimmte Unterlagen dauerhaft aufzubewahren. Dies gilt namentlich für die Teilungserklärung, die Versammlungsprotokolle und die Beschluss-Sammlung. Grundsätzlich bestehen keine Bedenken, dem Verwalter beschlussweise die Möglichkeit zur Vernichtung von Verwaltungsunterlagen einzuräumen. Zu beachten ist jedoch, dass der Beschlussinhalt eindeutig sein muss und nicht etwa zwingende Verjährungsfristen durch den Beschluss verkürzt werden. Der Verwalter kann jedenfalls nicht unter Verkürzung zwingender Aufbewahrungsfristen zu einer vorzeitigen Vernichtung von Verwaltungsunterlagen ermächtigt werden. Dies würde zur Nichtigkeit des Beschlusses führen.^[2]

Mustervorlage

TOP XX: Vernichtung von Verwaltungsunterlagen

Die Wohnungseigentümer ermächtigen die Verwaltung zur Vernichtung folgender Verwalterunterlagen unter der Vorau...