Entgeltunterlagen, Verpflichtung zur elektronischen Führung

Kurzbeschreibung

Ab dem 31.12.2026 ist es nicht mehr möglich, sich von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen befreien zu lassen. Diese Checkliste hilft dabei, festzustellen, ob die aktuellen Prozesse die Pflichten des Arbeitgebers bereits erfüllen oder ob bzw. inwiefern noch Handlungsbedarf besteht.

Checkliste

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	Hinweise	ja	nein	Weitere Vorgehensweise
1. Werden noch Entgeltunterlagen in Papierform geführt?		[ ]	[ ]	Nein: Kein Handlungsbedarf. Ja: Weiter bei 2.
2. Handelt es sich um eine Entgeltunterlage, die in § 8 Abs. 2 BVV aufgelistet ist?		[ ]	[ ]	Nein: Führung in Papierform auch ab dem 1.1.2027 weiterhin möglich. Ja: Weiter bei 3.
3. Handelt es sich um einen neuen Tatbestand oder ein neues Ereignis, das sich ab dem 1.1.2027 ergibt?	Eine rückwirkende elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Zeiten vor dem 1.1.2027 ist nicht erforderlich. Beispiel: Beginn einer Beschäftigung am 1.2.2026 (mit schriftlichem Arbeitsvertrag). Immatrikulationsbescheinigung (Sommersemester 2026) wurde ausgestellt am 8.4.2027. Der Arbeitgeber muss die Immatrikulationsbescheinigung in elektronischer Form führen, weil die Ausstellung im Jahr 2027 erfolgt ist. Der Arbeitsvertrag aus dem Jahr 2026 muss nicht elektronisch geführt werden.	[ ]	[ ]	Nein: Führung in Papierform möglich. Ja: Weiter bei 4.
4. Besteht für die Entgeltunterlage per Gesetz ein Schriftformerfordernis?	Typische Fälle in der Praxis: Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 Abs. 1b SGB VI, Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen, Erklärung zu Inanspruchnahme einer Pflegezeit im Sinne des § 3 des Pflegezeitgesetzes, Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI oder § 230 Abs. 9 Satz 2 SGB VI.	[ ]	[ ]	Nein: Aus der Entge...

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