Dokumentation / 2 Auswahl der richtigen Software

Bei der Auswahl einer Software zur Überwachung der Verkehrssicherungspflichten sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Sind die wesentlichen Gefährdungspotenziale als Risiken aus Normen und Regeln hinterlegt?
• Werden die wesentlichen Regeln mindestens jährlich aktualisiert und hinterlegt?
• Bietet die Software eine handhabbare und praktische Hilfe zur Erfassung typischer Gefährdungspotenziale?
• Bietet sie die Auswahl zu jedem Gefährdungspotenzial aus verschiedenen Risikobewältigungsstrategien wie 1. vermeiden, 2. vermindern, 3. überwälzen und 4. selbst tragen?
• Bietet sie eine Unterstützung bei der Festlegung unternehmensspezifischer Inspektionsintervalle?
• Gibt es eine Terminvorlage für die erfassten Gebäude und zu überwachenden Bauteile?
• Gibt es eine zentrale Datenablage mit Schnittstellen ggf. zu immobilien-wirtschaftlichen Systemen?
• Bietet sie Auswertungssysteme zu statistischen Auffälligkeiten?
• Erfolgt die Dokumentation rechtssicher und langfristig?
• Können Arbeitsanweisungen und die Aufbauorganisation als Hilfsmittel hinterlegt werden?
• Ist eine Begehung mit mobilen Lösungen vor Ort möglich und reduziert dieses Vorgehen den Aufwand bei der Dokumentation?
• Können Kurzreports für die Leitung im Rahmen eines Risk-Managements generiert werden?
• Ist die Software durch aktuelle CAFM-Schnittstellen zum Betreiben von Immobilien zukunftssicher?
• Ist eine Georeferenzierung von zu überwachenden Anlagen im Innen- und Außenbereich möglich?

Wünschenswert ist eine Anbindung an das Instandhaltungsmanagement. Insbesondere zur sogenannten ungeplanten Instandhaltung gibt es wesentliche Verknüpfungspunkte. Durch die Einführung eines Kontroll- und Dokumentationssystems zu aufgetretenen Mängeln im Rahmen der Überwachungspflichten der Immobilien- und Wohnungswirtschaft lassen sich Effizienzvo...