Datenschutz und Datenschutzbeauftragte in der Steuerkanzlei / 1 Rechtliche Grundlagen zum Datenschutz

Dr. Felix Sühlmann-Faul

Für nicht-öffentliche Stellen gilt das BDSG für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die nicht automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BDSG).

Der Steuerberater bzw. die Steuerberatungsgesellschaft (alle Rechtsformen) gehört zu den nicht-öffentlichen Stellen gem. § 2 Abs. 4 BDSG.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person ("betroffene Person") beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

In einer Steuerberatungskanzlei zählen zu den personenbezogenen Daten vor allem die im Rahmen der steuerberatenden Tätigkeit verwendeten Mandantendaten (Tz. 2.1 und Tz. 2.3), aber auch die Daten über die Angestellten der Kanzlei (§ 26 Abs. 1 BDSG; Art. 9 Abs. 2 DSGVO). Die Arbeitszeiterfassung durch ein Zeiterfassungssystem mittels "Fingerprint" ist nicht erforderlich i. S. v. § 26 Abs. 1 BDSG und damit ohne Einwilligung der betroffenen Person nicht zulässig.^{^[1]}

Unter bestimmten Voraussetzungen darf der Steuerberater als Arbeitgeber personenbezogene Beschäftigtendaten zum Zweck der Aufklärung von Straftaten im Beschäftigungsverhältnis verarbeiten (§ 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG).^{^[2]}

Auch die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung des betreffenden Beschäftigten ist (weiterhin) möglich (§ 26 Abs. 2 BDSG; Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a DSGVO).^{^[3]} Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat (Art. 7 DSGVO).