Datenschutz und Datenschutzbeauftragte in der Steuerkanzlei / 2.1 Allgemeine Pflichten für jeden Steuerberater

Der Steuerberater muss alle Personen (v. a. seine Arbeitnehmer bzw. Mitarbeiter i. S. v. § 62 StBerG), die eine tatsächliche Möglichkeit des Zugangs zu personenbezogenen Daten haben, zur Vertraulichkeit verpflichten und schulen, unabhängig davon, ob sie zu diesem Zugang berechtigt sind (oder ob sie tatsächlich Zugriff nehmen, Art. 32 Abs. 4 DSGVO: s. auch § 5 Abs. 3 BOStB).^[1] Wichtig ist, dass der Steuerberater auch den Nachweis führen können muss, dass er seine Pflichten einhält (Art. 5 Abs. 2, Art. 24 Abs. 1 DSGVO). Dies beinhaltet eine umfassende Dokumentationspflicht, die der Steuerberater am besten erfüllt, wenn seine Mitarbeiter eine schriftliche Erklärung abgeben. Die Mitarbeiter sollten neben der Verpflichtungserklärung (mit dem Inhalt, dass das Datengeheimnis auch nach Beendigung der betreffenden Tätigkeit fortbesteht und die Verletzung des Datengeheimnisses mit Bußgeld oder mit Geld-/Freiheitsstrafe bedroht ist) ein Merkblatt erhalten, das ihnen die wichtigsten Aspekte der Vertraulichkeitsverpflichtung inkl. gesetzlicher Vorschriften verständlich erläutert.

Fremdunternehmen, wie z. B. EDV-Wartungsfirmen, Aktenvernichtungs-, Reparatur- oder private Briefdienste und deren Mitarbeiter verarbeiten zwar regelmäßig keine personenbezogenen Daten, kommen aber u. U. mit Daten in Berührung. Die Möglichkeit des Datenzugriffs durch den Auftragnehmer zwingt den Steuerberater, mit dem Fremdunternehmen zu vereinbaren, dass dieses sich und die bei ihm tätigen Personen auf das Datengeheimnis des BDSG bzw. der DSGVO verpflichtet (s. im Übrigen Art. 28 ff. DSGVO; Tz. 2.3).

Unternehmer, die für den Steuerberater an deren berufli...