Ist Buchführungspflicht gegeben, bedeutet dies, dass eine Vielzahl handels- und steuerrechtlicher Vorschriften eingehalten werden müssen.
Nach den §§ 238 ff. HGB ist es erforderlich,
- alle Geschäftsvorfälle laufend und systematisch aufzuzeichnen, wobei allerdings kein bestimmtes Buchführungssystem vorgeschrieben ist,
- die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten,
- die Aufzeichnungen so vorzunehmen, dass sich ein sachverständiger Dritter, z. B. ein Steuerberater oder ein Betriebsprüfer, in angemessener Zeit darin zurechtfinden kann,
- Belege zu sammeln und nachvollziehbar aufzubewahren,
- alljährlich eine Inventur durchzuführen und sämtliche Vermögensgegenstände in einem Inventar zu erfassen,
- auf den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Diese beiden Rechenwerke bilden den Jahresabschluss;
- alle Buchführungsunterlagen mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren.
Die handelsrechtlichen Vorschriften gelten nach § 141 Abs. 1 Satz 2 AO auch steuerrechtlich, sofern sich aus den Steuergesetzen nichts anderes ergibt. Eine derartige Regelung enthält z. B. § 142 AO, der von buchführungspflichtigen Landwirten ein Anbauverzeichnis fordert.
Eine weitere steuerliche Sonderregelung findet sich in § 146 Abs. 2 AO. Diese Vorschrift fordert, dass die Bücher und sonstigen Aufzeichnungen in Deutschland zu führen und aufzubewahren sind. Ausnahmen lässt § 146 Abs. 2 AO nur für ausländische Betriebsstätten und Organgesellschaften zu; in diesen Fällen kann die Buchführung unter weiteren Voraussetzungen auch ins Ausland verlagert werden.
Darüber hinaus erlaubt es § 146 Abs. 2a AO dem Unternehmer, – unabhängig vom Bestehen ausländischer Betriebsstätten oder Organgesellschaften, – beim Finanzamt zu beantragen, dass die elektronischen Bücher und ...