LkSG: Checkliste zur Erstellung einer Grundsatzerklärung

Kurzbeschreibung

Die Grundsatzerklärung eines Unternehmens dient dazu, öffentlich das Engagement für die Achtung der Menschenrechte zu bekräftigen und zu erklären, wie das Unternehmen dieser Verantwortung gerecht wird. Die Erstellung einer Grundsatzerklärung ist fundamentaler Bestandteil einer rechtskonformen Umsetzung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG). Diese Checkliste gibt einen Überblick, welche Themen in der Grundsatzerklärung enthalten sein sollten.

Checkliste: Schritt-für-Schritt zur Grundsatzerklärung

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Zur Sicherstellung einer dem LkSG entsprechenden Vorgehensweise sind bei der Erstellung der Grundsatzerklärung folgende Punkte zu beachten:

1. Festlegung klarer Verantwortlichkeiten zur Erstellung und Umsetzung der Grundsatzerklärung im Unternehmen
2. Vorbereitung und Analyse bereits bestehender Dokumente und Instrumente als Ausgangspunkt für die Erstellung der Grundsatzerklärung
3. Bekenntnis abgeben und Referenzinstrumente nennen
4. Klare Benennung relevanter Menschenrechtsthemen und betroffener Personengruppen sowie Festlegung der Erwartungshaltung gegenüber Beschäftigten und Zulieferern
5. Verfahren und Verantwortlichkeiten zur Umsetzung der Sorgfaltspflichten im Unternehmen benennen
6. Schulungsprogramm zu den definierten Verfahren darstellen
7. Grundsatzerklärung verabschieden und kommunizieren
8. Kontinuierliche Weiterentwicklung der Grundsatzerklärung sicherstellen
9. Verankerung der Grundsatzerklärung in der Unternehmenskultur

Schritt-für-Schritt zur Grundsatzerklärung im Einzelnen

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Festlegung klarer Verantwortlichkeiten zur Erstellung und Umsetzung der Grundsatzerklärung im Unternehmen Benennung einer zuständigen Person, die für die Entwicklung und Integration der Grundsatzerklärung in die Unternehmensstrategie verantwortlich ist. Auch wenn die offizielle Verabschiedung der Grundsatzerklärung durch Unterschrift der obersten Führungsebene des Unternehmens erfolgt, obliegt die inhaltliche Gestaltung des Dokuments konkreten Fachabteilungen, die hierfür verantwortlich sind. Für eine erfolgreiche Implementierung der Grundsatzerklärung sollte zudem ein interdisziplinäres Team eingerichtet werden, das die Integration der Grundsatzerklärung in die täglichen Unternehmensaktivitäten überwacht. Dieses Team sollte Vertreter aus den Bereichen Nachhaltigkeit/Umweltmanagement, Personal, Einkauf, Kommunikation und Qualitätsmanagement umfassen. Die Beteiligung der Geschäftsführung am Prozess ist ebenfalls entscheidend. Besonders relevant ist es, Mitarbeiter aus den betreffenden Abteilungen einzubeziehen, die die Inhalte der Grundsatzerklärung anschließend in die täglichen Unternehmensprozesse umsetzen sollen.

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Vorbereitung und Analyse bereits bestehender Dokumente und Instrumente als Ausgangspunkt für die Erstellung der Grundsatzerklärung Auch wenn die Erstellung der Grundsatzerklärung als eigenständiges Dokument zu bevorzugen ist, da es die zugrundeliegenden Grundsätze deutlicher hervorhebt und ein kraftvolles Signal sowohl nach innen als auch nach außen sendet, kann es besonders für kleinere Unternehmen eine Erleichterung darstellen, die Unternehmensgrundsätze in ein bereits vorhandenes Dokument zu integrieren. Hierdurch wird zudem signalisiert, dass die Grundsätze fest in die allgemeinen Geschäftspraktiken eingebettet sind und ein rechtskonformes Vorgehen ist ebenfalls sichergestellt, solange die Inhalte der Grundsatzerklärung auch hier klar erkennbar sind und zugleich alle Anforderungen des LkSG berücksichtigt werden. Unabhängig davon, ob die Grundsätze in ein vorhandenes Dokument integriert oder als eigenständiges Dokument erstellt werden, ist eine grundlegende Analyse bereits bestehender Dokumente als Basis sehr zu empfehlen: Bestandsaufnahme durchführen: Überprüfung vorhandener Richtlinien und Verfahren in den Bereichen Compliance, Arbeitssicherheit, Umweltmanagement und Lieferantenmanagement. Besonderer Fokus sollte hierbei auf der Analyse bestehender Richtlinien, Verhaltenskodizes, Vertragsbestandteile, alternativer Grundsatzerklärungen, Regelwerke und offizieller Stellungnahmen des Unternehmens liegen. Praxis-Tipp: Anhand folgender Kriterien kann die Eignung bestehender Dokumente als Basis für die Erstellung der Grundsatzerklärung überprüft werden: Verpflichtet sich die höchste Unternehmensebene zur Einhaltung und Überwachung der menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht im gesamten Unternehmen? Beziehen sich die Dokumente auf anerkannten internationale Menschenrechtsstandards? Ist die Identifizierung und angemessene Ansprache von sektor- und unternehmensspezifischen Risiken Bestandteil der Dokumente? Werden Verantwortlichkeiten und konkrete Maßnahmen zum Schutz von Menschenrechten sowie zur Anpassung von Geschäftsaktivitäten bei Menschenrechtsverletzungen festgelegt? Findet eine Beschreibung von Verfahren statt, wie das Unternehmen seiner menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflicht nachkommt? Werden konkrete Maßnahmen, Umsetzungsfristen und Verantwortlichkeiten festgelegt? Existieren konkrete Erwartungen an Mitarbeiter, Lieferanten, Geschäf...