Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen nur dann, wenn sich der aufgesuchte Kunde/Geschäftspartner daraus zweifelsfrei ergibt oder auf einfache Weise anhand von Unterlagen ermitteln lässt.
Hintergrund
Eine GmbH hatte ihrem Geschäftsführer F einen Dienstwagen überlassen. Sie beantragte, den als Arbeitslohn anzusetzenden geldwerten Vorteil nicht nach der 1%-Regelung (pro Monat 1% des Listenpreises) zu versteuern, sondern anhand der von F geführten Fahrtenbücher. Diese wiesen allerdings neben dem Datum, dem Kilometerstand zum Fahrtende und den gefahrenen Tageskilometern zumeist nur Ortsangaben, z.B. Straßennamen, auf. Die GmbH ergänzte diese Angaben nachträglich um Grund und Ziel der Fahrten durch eine Auflistung auf der Grundlage eines von F geführten Tageskalenders.
Das FG sah die Kombination aus Bucheintragungen und erläuternder Aufstellung noch als ordnungsgemäß an.
Entscheidung
Der BFH widerspricht dem FG. Der im Gesetz nicht definierte Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs wurde durch die Rechtsprechung dahin präzisiert, dass die Aufzeichnungen eine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und ohne großen Aufwand überprüfbar sein müssen. Deshalb muss das Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Aufzuführen sind: Datum, Fahrtziel, Name des Kunden/Geschäftspartners oder, wenn ein solcher nicht vorhanden ist, konkreter Gegenstand der dienstlichen Verrichtung. Bloße Ortsangaben genügen nur dann, wenn sich der Kunde/Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise anhand von Unterlagen, die nicht mehr ergänzungsbedürftig sind, ermitteln lässt. Jede einzelne berufliche Verwendung ist für sich und mit dem bei Fahrtende erreichten Gesamtkilometerstand aufzuzeichnen. Bei mehreren Teilabschnitten einer Reise können diese zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen Ziele in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt sind. Bei Unterbrechung einer Fahrt aus privatem Anlass ist der bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichte Kilometerstand zu dokumentieren.
Da das im Streitfall vorgelegte Fahrtenbuch in vielen Fällen als Fahrtziel lediglich eine Straße oder ein Unternehmen auswies, das viele Filialen unterhält, konnte es nicht als ordnungsgemäß zugrunde gelegt werden.
Hinweis
Der BFH anerkennt zwar, dass ein Fahrtenbuch trotz kleinerer Mängel ordnungsgemäß sein kann, wenn es noch Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben bietet und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils möglich ist. Unerlässlich ist jedoch die konkrete Bezeichnung der Anfangs- und Endpunkte der Fahrten, da sich andernfalls der Zweck der Fahrten nicht feststellen lässt. Besonders wichtig: Diese Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch selbst ergeben. Eine nachträgliche Auflistung anhand des Tageskalenders genügt nicht.