Bücher und Schriften einer GmbH sind nach Beendigung einer Liquidation mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Auch elektronische Speicherung ist möglich, sofern dies mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung vereinbar ist.
Hintergrund
Nach Abschluss einer Liquidation wurde ein Gläubiger zur Einsichtnahme in die Bücher und Schriften der liquidierten GmbH gemäß § 74 Abs. 3 GmbHG vom Registergericht ermächtigt. Hiergegen legte die Liquidatorin, die die Bücher und Schriften verwahrte, Beschwerde ein.
Der Beschluss des OLG Celle vom 22.01.2018, Az.: 9 W 8/18
Die Beschwerde wurde als unzulässig verworfen, da der notwendige Beschwerdewert von mehr als 600,00 EUR nicht erreicht sei. Darüber hinaus hielt das OLG Celle die Beschwerde auch für unbegründet. Weder sei eine Beschränkung des Einsichtsrechts aufgrund besonderer Umstände ersichtlich. Noch sei der Einwand, die Bücher und Schriften lägen nicht in physischer, sondern nur in elektronischer Form vor, rechtlich erheblich.
Anmerkung
Der Beschluss befasst sich mit Fragen, die in der Praxis immer wieder relevant werden. Wie lange und in welcher Form müssen Unterlagen und Dokumente der Gesellschaft aufbewahrt werden. Und wem steht das Recht zur Einsichtnahme in diese Unterlagen zu. Hierzu gibt es unterschiedliche gesetzliche Regelungen, z.B. §§ 74 Abs. 2 und 3 GmbHG und 257 HGB:
Während § 257 HGB die Aufbewahrungspflicht bis zur Liquidation eines Unternehmens betrifft, regelt § 74 Abs. 2 GmbHG für die GmbH die Aufbewahrungspflicht nach ihrer Liquidation. Dabei erfasst § 74 Abs. 2 GmbH neben allen in § 257 HGB aufgezählten Unterlagen und Dokumente zugleich auch noch alle übrigen schriftlichen Unterlagen sowie deren technische Surrogate, einschließlich die der Liquidation. Für beide Regelungen gilt, dass die Unterlagen auch in elektronischer Form vorgehalten werden können, sofern dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Nicht möglich ist das z.B. bei Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüssen.
Schließlich gibt es auch Unterschiede bei der Frist: Bei § 74 Abs. 2 HGB beträgt die Frist 10 Jahre und beginnt mit der Übergabe an die zur Aufbewahrung bestimmte Person. Dies kann entweder ein Gesellschafter oder ein Dritter sein. Bei § 257 HGB beträgt die Frist für Handelsbriefe 6 Jahre, ansonsten 10 Jahre. Wann die Frist beginnt, regelt § 257 HGB für die einzelnen Unterlagen unterschiedlich.
Ist eine Frist für bestimmte Dokumente nach § 257 HGB zum Zeitpunkt der Liquidation bereits abgelaufen, müssen diese Dokumente auch nicht nach § 74 Abs. 2 HGB aufbewahrt werden. Ansonsten gilt die jeweils längere Frist. Zudem beginnt bei einer Nachtragsliquidation die Frist nach § 74 Abs. 2 HGB erneut zu laufen. Da es noch weitere Aufbewahrungspflichten gibt, z.B. § 147 AO, sollte vor dem Entsorgen die Rechtslage geprüft werden.
Nach § 74 Abs. 3 S. 2 GmbHG können Gläubiger von dem für die liquidierte GmbH zuständigen Gericht ermächtigt werden, Einsicht in die verwahrten Unterlagen zu nehmen. Der Gläubiger muss sein Gläubigerrecht und sein rechtliches Interesse an der Einsichtnahme glaubhaft machen. Das Gericht hat dann eine Interessenabwägung vorzunehmen, wobei beispielsweise zu berücksichtigen ist, ob durch die Einsichtnahme Persönlichkeitsrechte Dritter beeinträchtigt werden. Derartige dem Einsichtsrecht entgegenstehende Gründe sah das OLG Celle in dem entschiedenen Fall nicht.
Rechtsanwalt Gerhard Manz, Rechtsanwältin Julia Reinhardt, Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbB, Freiburg
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