Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzlei

Rz. 89 Bei der Anschaffung der Anlage sollte zunächst überlegt werden, ob eine vernetzte Anlage oder einzelne, nicht verbundene Personal Computer gewünscht werden. Die Vernetzung ist dabei sicherlich die teurere Lösung, anderseits aber auch diejenige, der der Vorzug gegeben werden sollte. Sie ermöglicht es, von jedem der Arbeitsplätze aus auf die Daten, die auf dem Server ge...mehr

Rz. 19 Der Rechtsanwalt oder die Rechtsanwältin gibt der Kanzlei ihr Gepräge. Erst durch ihn oder sie wird das Büro zur Anwaltskanzlei. Rechtlich sind Rechtsanwälte einerseits Interessenvertreter ihrer Mandanten, an die sie über Geschäftsbesorgungsverträge (Sonderform des Dienstvertrags, §§ 611 ff., 675 BGB) gebunden sind. Ein Rechtsanwalt hat die rechtlichen Interessen sein...mehr

Rz. 94 Die EDV-Sicherheit ist heutzutage immens wichtig. Sind die einzelnen PCs auch am Internet angeschlossen, so sollten Richtlinien für die Internet-Nutzung eine Selbstverständlichkeit sein. Ist das private Surfen im Internet verboten, sollte man sich daran auch halten. Denn ein Verstoß gegen dieses Verbot kann arbeitsrechtliche Folgen haben. Verbote sind auch verständlic...mehr

Rz. 49 In einer Rechtsanwaltskanzlei arbeiten meistens nicht nur Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen sondern auch Rechtsanwaltsfachangestellte . Daneben gibt es in Kanzleien mit mehr als einem oder zwei Anwälten oft Bürovorsteher bzw. Rechtsfachwirte . Darüber hinaus bilden viele Kanzleien auch Auszubildende aus. Aufgrund des immer größer werdenden Fachkräftemangels werden heu...mehr

Rz. 84 Die Zuordnung von Mitarbeitern wird in der Regel in kleineren Kanzleien oder der Einmannkanzlei unproblematisch sein, da solche mit wenigen Kräften auskommen und der Arbeitsanfall normalerweise eine Spezialisierung bei den Mitarbeitern entbehrlich macht, da jeder "alles können muss". Rz. 85 Anders stellt sich die Situation bei mittleren und größeren Kanzleien dar. Hier...mehr

Rz. 75 Jede Kanzlei verfügt über ein zweigleisiges Wiedervorlagesystem, wobei das eine "Gleis" der Beobachtung zwingend einzuhaltender Fristen dient und das andere der Einhaltung intern gesetzter Fristen. Hinsichtlich der internen, innerhalb der Kanzlei gesetzten Fristen spricht man von Wiedervorlage. Sinn der Wiedervorlage ist es, dem Rechtsanwalt und seinen Mitarbeitern zu...mehr

Rz. 265 Vorsicht ist geboten, wenn eine Kanzlei einen Auftrag via Brief, Telefon, Fax oder E-Mail erhält und der Mandant Verbraucher i.S.d. § 13 BGB ist, denn hier kann das Fernabsatzgesetz zur Anwendung kommen. Die Abgrenzung ist oft nicht einfach. Zu beachten ist, dass Anwaltsverträge z.B. dann unter das Fernabsatzgesetz fallen können, wenn sie nicht nur mit Fernkommunikat...mehr

Rz. 173 Im Oktober 2013 hat der Gesetzgeber das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (e-Justice-Gesetz I) verkündet.[5] Mit diesem Gesetz sollte die bereits vor Jahren begonnene Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs gefördert werden. Für folgende Rechtswege ist der elektronische Rechtsverkehr flächendeckend seit 1.1.2018 durch das e...mehr

Rz. 189 Wird eine Frist im Fristenkalender notiert, so muss dies auf dem eingegangenen Schriftstück/Dokument kenntlich gemacht werden . Dies geschieht sinnvollerweise durch einen Vermerk, aus dem sich die notierte Frist, die notierte Vorfrist und die Person ergibt, die die Frist notiert. Dieser Vermerk ermöglicht es dem Anwalt zu überprüfen, ob die Frist richtig in den Kalend...mehr

Rz. 14 Ziel der Büroorganisation ist es auch, dem Mandanten einen umfassenden, kompetenten und freundlichen Service zu bieten. Auch als unabhängiges Organ der Rechtspflege ist die Rechtsanwaltskanzlei ein Dienstleistungsunternehmen . Genau wie in anderen Dienstleistungsunternehmen hat der Kunde, der Mandant, einen Anspruch darauf, für das Geld, das er bezahlt, gut und kompete...mehr

Rz. 142 Alle in der Angelegenheit eingehenden Zahlungen müssen mit dem Eingangsdatum und dem Namen des Zahlenden eingetragen werden. Auch hier ist wieder zu unterscheiden zwischen elektronischer Erfassung und der früher üblichen und auch heute noch durchaus verbreiteten Methode, sämtliche Zahlungsvorgänge im Handaktenbogen bzw. Aktenkonto zu erfassen. Es muss erkennbar sein,...mehr

Rz. 88 Die Technik hat sich in den letzten 30 Jahren rasant entwickelt. Während vor 35 Jahren eine IBM-Kugelkopfmaschine der neueste Schrei war und Diktate oft noch in Stenogramm aufgenommen werden mussten, weil Diktiergeräte erst langsam in Kanzleien Einzug hielten, arbeiten nicht wenige Kanzleien heute sogar mit Spracherkennungsprogrammen. Kanzleien sind ohne EDV-Anlagen h...mehr

Rz. 106 Jede Akte verfügt über ein von der Kanzlei vergebenes Aktenzeichen , das nicht mit dem gerichtlichen Aktenzeichen zu verwechseln ist. Die Systeme, nach denen Aktenzeichen vergeben werden, variieren. In Kanzleien mit EDV-Anlage wird das Aktenzeichen vom Computer in der Reihenfolge der Anlage der Akte mit fortlaufender Nummer und Jahreszahl vergeben, z.B. 1230/19. Einig...mehr

Rz. 188 Der Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) ist verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen, siehe dazu § 31a Abs. 6 BRAO. Das Öffnen der Post kann der Rechtsanwalt auch hier auf ...mehr

Rz. 77 Promptfristen werden häufig notiert, wenn ein Handeln des Rechtsanwalts an einem bestimmten Tag nicht wegen Ablaufs gesetzlicher oder gerichtlich gesetzter Fristen notwendig ist, sondern weil z.B. mit dem Mandanten ein bestimmtes Handeln für einen bestimmten Tag vereinbart worden ist. Promptfristen sind also Fristen, bei denen die Wiedervorlage an einem genau bestimmt...mehr

Rz. 281 Ist der Mandant rechtsschutzversichert, entspricht es einer guten Kanzlei, für ihn eine Deckungszusage einzuholen, sofern dies der Mandant nicht bereits selbst getan hat. Grundsätzlich fallen für die Einholung der Deckungszusage Gebühren aus dem Wert der voraussichtlich entstehenden Kosten, von denen der Mandant befreit werden möchte, an. Sofern eine Kanzlei diese Ko...mehr

Rz. 171 Post kann eine Kanzlei über verschiedene Quellen erreichen. Zu nennen sind hier:mehr

Rz. 49 Fristsachen müssen, wie sich schon aus dem Vorstehenden ergibt, täglich vorgelegt werden. Dabei müssen die Rechtsanwaltsmitarbeiter vorausschauend vorgehen. Wissen Sie, dass der Anwalt an einem Tag nicht in der Kanzlei erscheinen wird, müssen die Fristakten ihm rechtzeitig vorher vorgelegt werden. Überhaupt empfiehlt es sich für den Anwalt, nicht erst "auf den letzten...mehr

Rz. 94 Geht in der Rechtsanwaltskanzlei ein Beweisbeschluss ein, muss sofort geprüft werden, ob hierauf irgendetwas und, wenn ja, in welcher Frist zu veranlassen ist, bspw. Kostenvorschüsse für die Durchführung des Zeugenbeweises oder der Einholung eines Sachverständigengutachtens oder aber auch die Benennung eines Sachverständigen. Etwaige Fristen sind umgehend zu notieren....mehr

Rz. 93 Ist in einer Kanzlei eine EDV-Anlage angeschafft worden, sollte nicht daran gespart werden, alle Mitarbeiter einschließlich der in der Kanzlei tätigen Rechtsanwälte über den Gebrauch der Anlage ausführlich zu schulen. Soll die Anlage Rationalisierungseffekte erzeugen, muss jeder Mitarbeiter sie sicher bedienen können. Es ist verfehlt zu glauben, dass ein Computer Arbe...mehr

Rz. 97 Das papierlose Büro hält unaufhörlich Einzug auch in Anwaltskanzleien. Die elektronische Akte hat Vorteile, aber auch einige Nachteile. Unter elektronischer Akte ist eine Datenbank zu verstehen, in der sämtliche Unterlagen und Dokumente zu einem Fall elektronisch erfasst sind. Was bisher in Papierform in der Akte vorhanden war (Schriftsätze, Korrespondenz mit dem Mand...mehr

Rz. 35 Hat die Kanzlei selbst den Mahnantrag gestellt , ist es zur Vermeidung von Haftungsfällen unbedingt erforderlich, bei Eingang der Mitteilung über den Erlass des Mahnbescheids den Termin zu notieren, an dem ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden kann. Wird dieser Termin nämlich nicht notiert, besteht die Gefahr, dass der Vollstreckungsantrag schlichtweg vergessen w...mehr

Rz. 24 Von der Rechtsprechung wird nicht nur verlangt, dass eine Rechtsanwaltskanzlei einen Fristenkalender führt. Vielmehr hat der BGH genaue Vorgaben entwickelt, an denen sich eine Rechtsanwaltskanzlei zu orientieren hat, will sie sich nicht dem Vorwurf der schuldhaften Fristversäumung aussetzen, der ihr eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand im Fall einer Fristversäum...mehr

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Rz. 34 Einige am Markt erhältliche Terminkalender sehen vor, die von dem und für den Anwalt vereinbarten Besprechungstermine in einer eigenen Spalte einzutragen. Hierbei werden der Name des Mandanten und die Angelegenheit, wegen der er kommt, vermerkt. Handelt es sich um ein neues Mandat, sollte auch das vermerkt werden (z.B. mit dem Zusatz: n.S. "neue Sache"). Ebenso sollte...mehr

Rz. 88 In irgendeiner Form muss vermerkt werden, dass eine Akte in einem bestimmten Zeitraum wieder vorgelegt werden soll. Dies kann durch das Anfertigen von Listen geschehen, anhand derer im Wiedervorlagezeitraum die Akten gezogen werden. Die Listen lassen sich natürlich mit Computer, entweder in Outlook z.B. als Aufgaben oder in einer Kanzlei-Software, die in der Regel auc...mehr

Rz. 218 Büroorganisation in der heutigen Zeit ist ohne den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) nicht mehr denkbar. Die Umstellung auf das elektronische Zeitalter begann Anfang der 1980er Jahre mit dem Einzug der Personal Computer in Anwaltskanzleien. Die Entwicklung von der guten alten Schreibmaschine zum Computer erfolgte sehr schnell, da in den Kanzleien rasch erkannt wurde...mehr

Rz. 203 Sind die oben (Rdn 186 ff.) beschriebenen Schritte erfolgt, kann die Post dem Anwalt vorgelegt werden. Manche Rechtsanwälte wollen die Eingangspost in einer Postmappe ohne die dazugehörigen Akten vorgelegt erhalten, andere wünschen wiederum, dass sogleich die entsprechenden Akten mit vorgelegt werden. Bei elektronischer Aktenführung stellt sich diese Frage nicht. Hie...mehr

Rz. 78 Einige Rechtsanwaltsfachangestellte übernehmen in der Kanzlei weitgehende Aufgaben im Bereich der Buchhaltung. Sie sind nicht nur für die Vorkontierung verantwortlich, sondern auch dafür, eingehende Fremdgelder mit offenen Honoraren zu verrechnen (soweit zulässig) und dem Mandanten zustehende Fremdgelder unverzüglich auszuschütten. Ihnen wird sowohl die Klärung von Ak...mehr

Rz. 10 Das vereinfachte Verfahren bedarf keiner besonderen büromäßigen Behandlung. Allerdings muss der Schriftsatzschluss im Fristenkalender notiert werden, damit gegebenenfalls notwendige Ergänzungen des Vortrags und Erwiderungen auf gegnerischen Vortrag rechtzeitig gefertigt werden können. Es empfiehlt sich angesichts der oben geschilderten Verspätungsregeln, eine solch au...mehr

Rz. 61 Ab dem Zeitpunkt, zu dem Schriftsätze auch aktiv elektronisch von Rechtsanwälten eingereicht werden müssen, müssen auch innerhalb der Kanzlei die Dokumente eingescannt werden, was zur Vermeidung von mehrfachen Scanvorgängen erst dann erfolgen sollte, wenn der Rechtsanwalt/Rechtsanwältin den Schriftsatz nebst allen Anlagen abschließend freigegeben hat. Zur elektronische...mehr

Rz. 32 Ein Papierkalender enthält die Möglichkeit, Gerichtstermine einzutragen. Dabei müssen die Sache, Ort, Zeit, Aktenzeichen und Raum des Termins vermerkt werden. Sofern mehrere Anwälte in einer Kanzlei tätig sind, wird auch noch vermerkt, wer Sachbearbeiter der terminierten Sache ist. Normalerweise nimmt dieser Anwalt den Termin wahr. Rz. 33 Dem Sachbearbeitervermerk dien...mehr

Rz. 22 Neben den genannten gerichtlichen und gesetzlichen Fristen gibt es auch Fristen, die lediglich innerhalb der Kanzlei gelten und die vom Rechtsanwalt gesetzt werden. In aller Regel handelt es sich dabei um interne Wiedervorlagefristen. Deren Behandlung erfordert nicht so strenge Maßstäbe wie sie bei der Behandlung von gesetzlichen und richterlichen Fristen notwendig si...mehr

Rz. 30 Es gibt auch heute noch viele Anwälte, die als sog. "Einzelanwalt" tätig sind. Nach § 27 Abs. 1 BRAO muss der Rechtsanwalt im Bezirk der Rechtsanwaltskammer, deren Mitglied er ist, eine Kanzlei einrichten und unterhalten. Viele Anwälte schließen sich jedoch zur gemeinsamen Berufsausübung zusammen. Hier gibt es verschiedene Rechtsformen. Sie erhalten nachstehend einen ...mehr

Rz. 125 Der Gerichtsteil einer Akte bildet das Spiegelbild der Akte, die das Gericht über das Verfahren führt . In ihn werden sämtliche Schriftstücke eingeheftet, die das gerichtliche Verfahren betreffen. Rz. 126 Es sind dies z.B.: Rz. 127 Im Zivil- und Arbeitsrechtsverfahren:mehr

Rz. 82 Der Anwalt sollte, wenn er Wiedervorlagefristen verfügt, darauf achten, dass diese nicht zu kurzfristig bestimmt werden. Das Ziehen und spätere Wegsortieren der Akten bindet erhebliche Personalkräfte und führt dazu, dass die Akten, die einfach nur weiter "vorgestellt" werden, längere Zeit in Stößen herumliegen, weil die Zeit für das Wegräumen nicht gefunden wird. Rz. ...mehr

Rz. 6 Die Regelung aus § 167 ZPO, wonach, wenn durch die Zustellung eine Frist gewahrt, die Verjährung neu beginnen oder gehemmt werden soll, diese Wirkung bereits mit Eingang des Antrags oder der Erklärung eintritt, sofern die Zustellung "demnächst" erfolgt, hat in der Rechtspraxis durchaus größere Bedeutung. Um sie genauer zu verstehen, hilft es, sich einmal deren Bedeutun...mehr

Rz. 162 Für das Mitwirken an Besprechungen, die auf die Vermeidung oder Erledigung des Verfahrens gerichtet sind (sog. "Erledigungsbesprechungen"), erhält der Rechtsanwalt ebenfalls eine Terminsgebühr nach Nr. 3104 VV RVG, und zwar auch dann, wenn derartige Besprechungen ohne Beteiligung des Gerichts erfolgen. Eine Terminsgebühr kann aber ausdrücklich nicht für Besprechungen...mehr

Rz. 87 Ein weiterer Aspekt, den die Anwälte einer größeren Kanzlei hinsichtlich ihrer Kanzleiorganisation zu bedenken haben, ist die Frage, ob einzelne Bürokräfte einzelnen Anwälten zugeordnet werden sollten , so dass für jeden Anwalt mindestens eine, im Wesentlichen ausschließlich für ihn arbeitende Bürokraft tätig ist. Dies empfiehlt sich schon deshalb, weil so die Bürokraf...mehr

Rz. 117 Sobald eine Akte angelegt wird, ist sie in das Prozessregister einzutragen. Jeder Anwalt ist zur Führung eines Prozessregisters verpflichtet. Die Akten erhalten fortlaufende Nummern, die erste anzulegende Akte im jeweiligen Jahr trägt die Nr. 1 usw. Im Prozessregister wird die fortlaufende Nummer der Akte eingetragen, die Bezeichnung der Akte, das Anlage- und Ablaged...mehr

Rz. 112 Beschränkt sich der Auftrag des Rechtsanwalts auf ein Schreiben einfacher Art, beträgt die Geschäftsgebühr der Nr. 2300 VV RVG nach Nr. 2301 VV RVG lediglich 0,3. Es handelt sich nach Nr. 2301 VV RVG dann um ein Schreiben einfacher Art, wenn es weder schwierige rechtliche Ausführungen noch größere sachliche Auseinandersetzungen enthält. Wichtig ist dabei aber nicht a...mehr

Rz. 143 Sinnvoll ist es, alle für die Vergütungsberechnung maßgeblichen Tätigkeiten des Anwalts ebenfalls in den Aktenlebenslauf einzutragen. Dies bedeutet, dass hier alle einen Vergütungsanspruch auslösenden Tätigkeiten der Kanzlei notiert werden müssen. Rz. 144 Es ist also zu vermerken, wenn ein Mahn- oder Vollstreckungsbescheid beantragt worden oder eine gerichtliche Inter...mehr

Rz. 11 Aufgabe einer Rechtsanwaltskanzlei ist vor allem auch die Überwachung der Verjährung der Ansprüche, mit deren Geltendmachung oder Betreuung der Mandant die Kanzlei beauftragt hat. Versäumt der Rechtsanwalt etwas gegen die Verjährung der Ansprüche zu unternehmen oder ordnungsgemäß darauf hinzuweisen, dann kann man ihn in Haftung nehmen. Ebenso ist der Anwalt gehalten, d...mehr

Rz. 41 In den Kalender sollte auch der Grund für die Fristeintragung notiert werden. Dies kann teilweise mittels einer Abkürzung geschehen, die allerdings eindeutig sein sollte. Jede Kanzlei verwendet oft entsprechend der hier häufig anfallenden Maßnahmen eigene Kürzel. Rz. 42 Als Abkürzungen bieten sich an:mehr

Rz. 67 Im Bereich der Zwangsvollstreckung obliegt den Rechtsanwaltsfachangestellten oder anderen Mitarbeitern einer Kanzlei im Rahmen der Sachbearbeitung die Herbeiführung der Zwangsvollstreckungsvoraussetzungen zu einem bereits bestehenden Titel. Dies bedeutet, dass sie zum einen für die Beschaffung der Vollstreckungsklausel und für eine eventuell im Parteibetrieb notwendig...mehr

Rz. 46 Die in der Öffentlichkeit bekannteste klassische Aufgabe eines Rechtsanwalts ist allerdings weiterhin die der Verteidigung des Beschuldigten. Jeder Beschuldigte hat das Recht, gleich bis zu drei Verteidiger zu bestellen, § 137 StPO, wenn er sich das wirtschaftlich leisten kann, was in sog. Wirtschaftsprozessen durchaus vorkommt. Diese sind dann Wahlverteidiger . Die (j...mehr

Rz. 205 Der Anwalt sollte in jedem Fall so früh wie möglich die für ihn eingegangene Post durchsehen. Spätestens am Nachmittag des Eingangstages sollte der Anwalt sich ein Bild von allen Eingängen gemacht haben. Dies folgt schon daraus, dass viele Stammmandanten neue Mandate per Post erteilen. Ist dann in einem Mandat am Eingangstag zur Fristwahrung noch etwas zu veranlassen...mehr

Rz. 264 Die telefonische Mandatserteilung ist nicht unproblematisch, da es hier schnell zu Missverständnissen kommen kann. Der Rechtsanwalt sollte – bevor er lange Telefonate mit einem potenziellen Mandanten führt – frühzeitig im Telefonat abklären, ob der Mandant ernsthaft ein neues Mandat erteilen will oder aber "sich nur mal kurz erkundigen wollte". Vergütungsprobleme im ...mehr

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Rz. 292 Wie bereits erwähnt, erfolgt die betragsmäßige Aufschlüsselung in Zivilsachen auf Antrag im gerichtlichen Kostenfestsetzungsverfahren durch den Rechtspfleger des Gerichts der 1. Instanz – auch wegen der Kosten in höheren Instanzen – gem. §§ 103 ff. ZPO. In den Antrag auf Kostenfestsetzung sollte gem. § 104 Abs. 1 S. 2 ZPO auch aufgenommen werden, dass die festgesetzt...mehr