Fachbeiträge & Kommentare zu Gehaltsabrechnung

Im Rahmen eines nebenberuflichen ehrenamtlichen Ferienjobs können der Übungsleiterfreibetrag oder die Ehrenamtspauschale Anwendung finden. Seit 2026 beträgt der Übungsleiterfreibetrag 3.300 EUR[1] jährlich bzw. 275 EUR monatlich und die Ehrenamtspauschale 960 EUR[2] jährlich bzw. 80 EUR monatlich. Diese steuerfreien Einnahmen sind nicht dem sozialversicherungsrechtlichen Arbeits...mehr

Die DRV Bund führt für die Zwecke der Betriebsprüfung ein Dateisystem mit den maßgebenden Daten zum Arbeitgeber und der Zahl der Beschäftigten. Anhand dieser Datei werden die zu prüfenden Betriebe selektiert. Die Prüfungen nach § 28p Abs. 1, Abs. 1a SGB IV und § 166 Abs. 2 SGB VII werden bei den Arbeitgebern und den Abrechnungsstellen vorgenommen, die im Auftrag des Arbeitge...mehr

Sachverhalt Zwischen einem 100-prozentigen Gesellschafter und Geschäftsführer einer GmbH und der GmbH als Arbeitgeber bestehen folgende Vereinbarungen: Geschäftsführergehalt beträgt 4.000 EUR monatlich, unentgeltliche Gestellung eines Firmenwagens zur privaten Nutzung. Der Brutto-Listenpreis des Firmenwagens beträgt 48.595 EUR. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigke...mehr

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, der zuständigen Annahmestelle der Krankenkasse[1] bestimmte Informationen über die bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer zu melden.[2] Diese Meldepflicht und die im Verlauf einer Beschäftigung meldepflichtigen Tatbestände ergeben sich aus § 28a SGB IV sowie den Bestimmungen der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung.[3] Abfrage der zustän...mehr

Der Arbeitgeber oder die für die Entgeltabrechnung beauftragte Stelle muss einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel kostenlos zur Verfügung stellen.[1] Die dem Arbeitgeber im Rahmen von Betriebsprüfungen entstehenden Kosten werden nicht ersetzt. Dies gilt auch im Hinblick auf einen eventuellen Verdienstausfall. Praxis-Tipp Gemeinsame Prüfun...mehr

Freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherte Beschäftigte, die nur wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze[1] versicherungsfrei sind, erhalten von ihrem Arbeitgeber einen Beitragszuschuss.[2] Sinkt das Arbeitsentgelt unter die Jahresarbeitsentgeltgrenze, tritt Krankenversicherungspflicht ein. Dies gilt nicht für Arbeitnehmer, die das 55. Lebensj...mehr

Bei maschinellen Entgeltabrechnungsprogrammen werden die Meldungen von der genutzten Software automatisch erzeugt und im Standard XML über den Kommunikationsserver an die Annahmestellen der Krankenkassen übermittelt. Programme zur maschinellen Entgeltabrechnung müssen systemgeprüft sein, d. h. die gesetzlichen Vorgaben zur Entgeltermittlung, Beitragsberechnung, Erstellung un...mehr

Der geldwerte Vorteil, der dem Arbeitnehmer durch die Überlassung eines Dienstwagens durch den Arbeitgeber entsteht, kann für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber pauschal mit 15 % besteuert werden. Ein weiterer Vorteil dieser Besteuerungsart liegt darin, dass hier keine Sozialabgaben anfallen.[1] Hinweis Höheres Pauschalierungsvolumen ab 2...mehr

Lohnsteuerlich ergeben sich bei unbezahltem Urlaub eines Arbeitnehmers keine Besonderheiten. Wichtig ist, dass aufgrund des unbezahlten Urlaubs kein Teillohnzahlungszeitraum [1] entsteht. Solange das Dienstverhältnis fortbesteht, wird der Lohnzahlungszeitraum auch nicht unterbrochen, dann sind auch solche in den Lohnzahlungszeitraum fallende Arbeitstage mitzuzählen, für die d...mehr

Bei einer Betriebsprüfung muss gewährleistet werden, dass jederzeit ohne zeitlichen Verzug ein Zugriff auf die Daten möglich ist. Ebenfalls muss jede Form der Abrechnung und der vorgenommenen Beurteilung während einer Betriebsprüfung innerhalb angemessener Zeit prüfbar sein. Dies muss sowohl durch die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle (fallweise Prüfung) als auch des Ab...mehr

Für Meldungen von Änderungen gelten die Meldefristen für die Anmeldung. Demnach sind die Meldungen mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Eintritt des jeweiligen Tatbestands zu melden. Entsprechende Meldefristen gelten für eine Anmeldung eines Beschäftigungsverhältnisses, das sich an ein Berufsausbildungsverhältnis anschließt, und f...mehr

Sachverhalt Ein Mitarbeiter nimmt an einem halbtägigen auswärtigen Seminar mit Mittagessen teil und ist 6 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Für die Fahrt zum Seminar nutzt er seinen privaten Pkw und könnte für die entstandenen Fahrtkosten eine Erstattung i. H. v. 30 EUR (2 x 50 km x 0,30 EUR je km) von seinem Arbeitgeber beanspruchen. Welche ...mehr

Bei Kurzarbeit ist für die Beitragsberechnung und -tragung zwischen dem tatsächlich erzielten Bruttoarbeitsentgelt und dem Kurzarbeitergeld zu unterscheiden: Für das tatsächlich (noch) erzielte Bruttoarbeitsentgelt (den sog. Kurzlohn) gelten die allgemeinen Regelungen zur Sozialversicherungspflicht, d. h. die Beiträge sind grundsätzlich zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehme...mehr

Arbeitgeber sind verpflichtet, auf Anforderung des Rentenversicherungsträgers, eine "Gesonderte Meldung" über die beitragspflichtigen Einnahmen frühestens 3 Monate vor Rentenbeginn zu erstatten. Die Aufforderung zur Meldung erfolgt elektronisch durch den Rentenversicherungsträger. Aus den Angaben in der "Gesonderten Meldung" errechnet der Rentenversicherungsträger bei Anträg...mehr

Bevor Sozialversicherungsbeiträge entrichtet werden, ist jeweils abzuklären, ob der Arbeitnehmer oder Auszubildende in dem jeweiligen Sozialversicherungszweig versicherungspflichtig ist. Für Arbeitnehmer und Auszubildende werden die Beiträge zur Sozialversicherung im Allgemeinen vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer bzw. Auszubildenden gemeinsam aufgebracht. Neben den beitragspfli...mehr

Bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit wird die Einkommensteuer durch Abzug vom Arbeitslohn erhoben (Lohnsteuer), soweit der Arbeitslohn von einem Arbeitgeber gezahlt wird, der im Inland einen Wohnsitz, seinen gewöhnlichen Aufenthalt, seine Geschäftsleitung, seinen Sitz, eine Betriebsstätte oder einen ständigen Vertreter[1] hat (inländischer Arbeitgeber) oder einem Dritt...mehr

Für die Besteuerung von betrieblich veranlassten Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen übernimmt § 37b Abs. 2 EStG die Pauschalierungsgrundsätze des Absatzes 1 (für Nichtarbeitnehmer). Rabatte an Arbeitnehmer verbundener Unternehmen fallen unter § 37b Abs. 1 EStG, da diese aus der Sicht des Zuwendenden Nichtarbeitnehmer sind.[1] Nicht von der Vorschrif...mehr

Der weisungsgebundene Geschäftsführer einer GmbH und Co. KG steht grundsätzlich in einem sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigungsverhältnis. Er ist jedoch nicht versicherungspflichtig, wenn er innerhalb der GmbH einen maßgeblichen Einfluss hat (z. B. durch eine 50 %ige Beteiligung) und die GmbH ebenfalls die Geschicke der KG maßgeblich bestimmen kann.[1] Der Gesetzgeber ...mehr

Angerechnet werden bei der Prüfung der Berufsmäßigkeit alle Beschäftigungen mit einem monatlichen Arbeitsentgelt oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze[1]. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um befristete oder unbefristete Beschäftigungsverhältnisse handelt. Wird durch die Zusammenrechnung die Grenze von 3 Monaten oder 70 Arbeitstagen überschritten, so ist die an sich kurzf...mehr

Bei Bezug von Kurzarbeitergeld[1] oder Saison-Kurzarbeitergeld bleibt in der gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung das tatsächlich (noch) erzielte Bruttoarbeitsentgelt (Kurzlohn) Grundlage für die Berechnung der Beiträge.[2] Diese Beiträge sind grundsätzlich je zur Hälfte vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer zu tragen. Für die Beiträge zur Krank...mehr

Eine Sonderstellung nehmen Zuschläge ein, die für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden (SFN-Zuschläge). Solche Zeitzuschläge für ungünstige Arbeitszeiten können bis zu bestimmten Höchstbeträgen steuerfrei bleiben.[1] Für die Steuerbefreiung ist eine zusätzliche Lohnzahlung erforderlich. Deshalb sind nur die Zuschläge steuerfrei, die ne...mehr

Die bis zur Betriebsprüfung entrichteten Rentenversicherungsbeiträge gelten unter bestimmten Voraussetzungen als zu Recht entrichtete Beiträge.[1]mehr

Die Steuerfreiheit der Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit für alle arbeitsrechtlich möglichen Zuschläge ist einheitlich wie folgt begrenzt: für Nachtarbeit auf 25 %, für Sonntagsarbeit auf 50 % – vorbehaltlich der Nrn. 3 u. 4, für Arbeit am 31.12. ab 14 Uhr und an gesetzlichen Feiertagen auf 125 % – vorbehaltlich der Nr. 4, für Arbeit am 24.12. ab 14 Uhr, am 25. und 26.12. sowie ...mehr

Wird anstelle eines monatlichen Versorgungsbezugs eine Kapitalauszahlung oder Abfindung an den Versorgungsempfänger gezahlt, handelt es sich um einen sonstigen Bezug.[1] Für die Ermittlung der Freibeträge für Versorgungsbezüge ist das Jahr des Versorgungsbeginns zugrunde zu legen, die Zwölftelungsregelung ist für diesen sonstigen Bezug nicht anzuwenden. Bemessungsgrundlage i...mehr

Wird eine selbstständige Tätigkeit neben einer vollschichtig ausgeübten Beschäftigung als Arbeitnehmer betrieben, spricht das gegen die Hauptberuflichkeit der selbstständigen Tätigkeit. Dabei spielt die Höhe des Entgelts keine Rolle. In diesen Fällen ist davon auszugehen, dass neben der vollschichtigen Beschäftigung für eine als hauptberuflich geltende Selbstständigkeit kein...mehr

Seit 1.1.2024 ist der Beginn der Elternzeit mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen, zu melden. Die Pflicht zur Meldung einer Elternzeit ist ein Novum, da erstmalig im Arbeitgeber-Meldeverfahren der Beginn und das Ende einer Fehlzeit zu melden ist und nicht wie bislang die Fehlzeit als Meldetatbestand allein eine DEÜV-Unterbrechungsmeldu...mehr

Rz. 474 Wie bei jeder Vollstreckungsmaßnahme bedarf es auch hier eines Antrages des Gläubigers. Rz. 475 In der Praxis bereitet es mitunter Schwierigkeiten, abzugrenzen, wann eine Handlung unvertretbar und einzig und allein vom Schuldner vorgenommen werden kann und wann sie vertretbar ist und somit auch durch einen Dritten ausgeführt werden kann (s. Rdn 454). Rz. 476 Vertretbar...mehr

Eine Unterstützungskasse gewährt den Arbeitnehmern keinen Rechtsanspruch auf die späteren Versorgungsleistungen. Zuwendungen des Arbeitgebers an eine Unterstützungskasse führen deshalb zu keinem Arbeitslohnzufluss. Dies gilt auch für rückgedeckte Unterstützungskassen.[1] Für Zuwendungen an eine Unterstützungskasse erhält der Arbeitgeber keinen BAV-Förderbetrag.[2] Leistungen a...mehr

Bei jeder Lohnabrechnung sind Sachbezüge getrennt vom Barlohn im Lohnkonto aufzuzeichnen. Dasselbe gilt für die einbehaltene Lohnsteuer. Dabei sind die Sachbezüge einzeln zu bezeichnen und unter Angabe des Abgabetages oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des etwa gezahlten Entgelts mit dem steuerlich maßgebenden, also um Zuzahlungen des Arbeitnehmers...mehr

Im Lohnkonto hat der Arbeitgeber folgende Angaben bei jeder Lohnabrechnung fortlaufend aufzuzeichnen: Den Tag jeder Lohnzahlung, den Lohnzahlungszeitraum, den (Brutto-)Arbeitslohn ohne Abzug von Freibeträgen usw., getrennt nach Barlohn und Sachbezügen, die einbehaltene Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer. Bei Nettolohnvereinbarungen ist der steuerpflicht...mehr

Führt ein Arbeitgeber bei der Lohnabrechnung zu wenig Lohnsteuer an das Finanzamt ab, so hat er gegenüber dem betroffenen Arbeitnehmer einen arbeitsrechtlichen Anspruch auf Freistellung von drohenden Steuernachforderungen. Hat er die fehlende Lohnsteuer nachträglich entrichtet, so verwandelt sich dieser Freistellungsanspruch in einen Erstattungsanspruch. Wird der Arbeitgeber...mehr

Bei jeder Lohnabrechnung sind Sachbezüge getrennt vom Barlohn im Lohnkonto aufzuzeichnen. Dasselbe gilt für die einbehaltene Lohnsteuer und die Beiträge zur Sozialversicherung. Dabei sind die Sachbezüge einzeln zu bezeichnen und unter Angabe des Abgabetages oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des etwa gezahlten Entgelts mit dem steuerlich maßge...mehr

Kann der Arbeitgeber die ELStAM wegen technischer Störungen nicht abrufen oder hat der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der Identifikationsnummer nicht zu vertreten, kann der Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtlichen ELStAM längstens für 3 Kalendermonate zugrunde legen. Als "Störungen" kommen technische Schwierigkeiten des Arbeitgebers bei Anforderun...mehr

Verstöße können zu Geldbußen bis zu 500.000 EUR führen, wenn der Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig den gesetzlichen Mindestlohn nicht oder nicht rechtzeitig zahlt (§ 21 Abs. 1 Nr. 9 MiLoG). Mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 EUR können Verstöße belegt werden, wenn der Arbeitgeber vorsätzlich oder fahrlässig insbesondere Prüfungen der Zollbehörden nicht duldet oder bei e...mehr

Der Lohnabrechnungszeitraum bezeichnet den Zeitraum, der die während seiner Dauer entstandenen Entgeltansprüche des Arbeitnehmers zusammenfasst. Der Begriff ist von dem der Fälligkeit zu unterscheiden. Ist der Lohn nach Zeitabschnitten bemessen (Wochen, Monate), so ist er nach § 614 Satz 2 BGB nach Ablauf der einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten (Vorleistungspflicht des Ar...mehr

Einnahmen eines Arbeitnehmers, die ihren Leistungsgrund im Dienstverhältnis zum eigenen Arbeitgeber haben, jedoch von einem Dritten gezahlt werden, gehören als Lohnzahlung durch Dritte zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Nach Zustimmung durch das Finanzamt kann ein Dritter als Dienstleister die Pflichten des Arbeitgebers im eigenen Namen erfüllen und die Lohnsteuerabzugsverpfl...mehr

Wird die Lohnabrechnung für den letzten Abrechnungszeitraum des abgelaufenen Kalenderjahres erst im nachfolgenden Kalenderjahr, aber noch innerhalb von 3 Wochen vorgenommen, handelt es sich um Arbeitslohn und einbehaltene Lohnsteuer des Lohnabrechnungszeitraums des Vorjahres. Dies gilt unabhängig davon, ob Abschlagszahlungen geleistet worden sind. Der Arbeitslohn und die Loh...mehr

Die Verpflichtung zur Abgabe der Einkommensteuererklärung besteht immer dann, wenn ein Arbeitnehmer Arbeitslohn von mehreren Arbeitgebern bezogen hat, also ein Beschäftigungsverhältnis nach Steuerklasse VI abgerechnet wurde.[1] Bei einer zusammengefassten Lohnabrechnung durch Dritte [2] ist der Arbeitnehmer nicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet. Die Pfli...mehr

Wird die Arbeitsleistung entweder aus zwingenden Witterungsgründen oder in der gesetzlichen Schlechtwetterzeit (1.12. bis 31.3. des Folgejahres) aus wirtschaftlichen Gründen unmöglich, so entfällt nach den maßgeblichen tariflichen Regelungen im Bauhaupt- und Baunebengewerbe der Lohnanspruch für die betroffenen Arbeitnehmer. Soweit der Lohnausfall in der Schlechtwetterzeit ni...mehr

Hat ein Arbeitgeber Zweifel, ob er zur Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen für seine Arbeitnehmer verpflichtet ist, muss er sich an geeigneter Stelle über die Versicherungspflicht erkundigen. Tut er dies nicht, so ist ihm dies als Verschulden anzurechnen.[1] Den Arbeitnehmer kann ein Mitverschulden [2] treffen, wenn er aus der Lohnabrechnung ersehen konnte, dass keine S...mehr

Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, der Finanzverwaltung für jeden Arbeitnehmer eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln. Spätester Zeitpunkt für die Datensendung ist der letzte Tag im Februar des Folgejahres (28.2., in Schaltjahren 29.2.). Bei Beendigung des Dienstverhältnisses im Laufe des Kalenderjahres kann die Datenübermittlung auch zu einem fr...mehr

Einem Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, der nicht in der Lage ist und für den es nicht zumutbar ist, die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen, wird in Ausnahmefällen zur Vermeidung unbilliger Härten auf Antrag ein Ersatzverfahren genehmigt. Das Finanzamt stellt hierzu ein Formular zur Verfügung. In diesen Härtefällen erhält der Arbeitgeb...mehr

Vorsorgeaufwendungen, zu denen insbesondere die Beiträge des Arbeitnehmers für die Basisversorgung und Pflicht-Pflegeversicherung zählen, werden im Lohnsteuerabzugsverfahren bei der Steuerklasse I – V über die Vorsorgepauschale berücksichtigt. Der Ansatz der sog. Mindestvorsorgepauschale ist seit 2026 jedoch nicht mehr zulässig. Bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern (p...mehr

Setzt der Arbeitgeber eine elektronische bzw. maschinelle Lohnabrechnung ein, ermittelt ein Berechnungsprogramm die Lohnsteuer. Für die maschinelle Lohnsteuerberechnung gibt das Bundesfinanzministerium mindestens einmal jährlich einen amtlichen Programmablaufplan bekannt, nach dem das Berechnungsprogramm zu erstellen ist.[1] Alternativ kann die abzuführende Lohnsteuer mithilf...mehr

Damit der Zuwendungsempfänger seine eigenen steuerlichen Pflichten zutreffend erfüllen kann, ist der zuwendende Steuerpflichtige verpflichtet, den Empfänger über die Pauschalierung zu unterrichten. Die Unterrichtung kann formlos in einfachster, sachgerechter Weise erfolgen. Bei eigenen Arbeitnehmern wird etwa ein Aushang am "Schwarzen Brett" oder ein Hinweis in der Lohnabrec...mehr

Die Ausschreibung einer "Besonderen Lohnsteuerbescheinigung" auf Papier ist nur in wenigen Ausnahmefällen zulässig. Dieses Muster ist nur zu verwenden, wenn ein sog. Härtefall vorliegt, also bei Ausnahmen von der elektronischen Übermittlungspflicht. Betroffen sind insbesondere Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer gering...mehr

Wird die Arbeitsleistung entweder aus zwingenden Witterungsgründen oder in der gesetzlichen Schlechtwetterzeit (1.12. bis 31.3. des Folgejahres) aus wirtschaftlichen Gründen unmöglich, so entfällt nach den maßgeblichen tariflichen Regelungen im Bauhaupt- und Baunebengewerbe der Lohnanspruch für die betroffenen Arbeitnehmer. Soweit der Lohnausfall in der Schlechtwetterzeit ni...mehr

Rz. 44 Für die Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen gibt es Vorschriften und gesetzliche Regelungen im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen. Diese sind in § 257 HGB, § 147 AO enthalten. Rz. 45 Nachfolgend werden die wichtigsten Dokumente in Tabellenform genannt:mehr

Für jede Mahlzeit darf lediglich eine Essenmarke arbeitstäglich in Zahlung genommen werden. Deren Verrechnungswert darf den amtlichen Sachbezugswert für Kantinenmahlzeiten um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen, für 2026 also nicht mehr als 7,67 EUR (2025: 7,50 EUR). Infographic Hierzu hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit festzuhalten, z. B. bei ...mehr

Erteilt der Arbeitgeber eine Pensions-/Direktzusage bzw. entscheidet er sich zur Durchführung der betrieblichen Altersversorgung über eine Unterstützungskasse, fließt in der Ansparphase kein Arbeitslohn (auch kein steuerfreier Arbeitslohn) zu. Dies gilt auch in den Fällen der Entgeltumwandlung ("Deferred Compensation"). Erst die späteren Altersbezüge sind vom Arbeitgeber als...mehr