Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen / §§ 59 - 61 Teil 9 Schlussvorschriften

§ 59 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen

(1) Die Kommune ist verpflichtet, die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Jahresabschlüsse, die dazu ergangenen Anweisungen und Organisationsregelungen, die Buchungsbelege und die Unterlagen über den Zahlungsverkehr sowie die Eröffnungsbilanz geordnet und sicher aufzubewahren.

(2) ¹Die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind dauernd aufzubewahren. ²Die Bücher sind zehn Jahre, die Belege und die sonstigen Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. ³Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Beschlussfassung des Vertretungsorgans über die Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres.

(3) Bei der Sicherung der Bücher, der Belege und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträger oder Bildträger muss insbesondere sichergestellt sein, dass der Inhalt der Daten- oder Bildträger mit den Originalen übereinstimmt, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar und maschinell auswertbar ist und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden kann.

(4) Werden automatisierte Verfahren, in denen Bücher und Belege gespeichert sind, geändert oder abgelöst, muss die maschinelle Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen auch mit den geänderten oder neuen Verfahren oder durch ein anderes System gewährleistet sein.

§ 60 Sondervermögen, Treuhandvermögen

Soweit auf Sondervermögen und Treuhandvermögen der Kommune gesetzliche Vorschriften über die Haushaltswirtschaft Anwendung finden, gilt diese Verordnung sinngemäß.

§ 61 Inkrafttreten

¹Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2019 in Kraft. ²Gleichzeitig tritt die Gemeindehaushaltsverordnung NRW vom 16. November 2004 (GV. NRW. S. 644, ber. 2005 S. 15), die zuletzt durch Verordnung vom 27. April 2018 (GV. NRW. S. 239) geändert worden ist, außer Kraft.