Telefon- und Internetkosten

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Flatrate für Telefon/Internet
• Abgrenzung Privatnutzung

1 So kontieren Sie richtig!

So kontieren Sie richtig!

Aufwendungen für Telefon, Handy und Internet werden entweder zu 100 % als Betriebsausgaben gebucht oder nur mit dem betrieblichen Anteil. In der Regel werden mit dem Telekommunikationsunternehmen Flatrats vereinbart, sodass eine exakte Aufteilung auf die einzelnen Positionen nicht möglich sein wird. Somit kann eine Aufteilung nur geschätzt werden. Es ist daher sinnvoll, zunächst den Gesamtbetrag auf das Konto "Telefon" 4920 (SKR 03) bzw. 6805 (SKR 04) zu buchen (ggf. kann das Konto auch umbenannt werden).

Bei einer kombinierten Flatrate für Telefon, Fax und Internet muss der private Anteil geschätzt werden. Die Aufwendungen können insgesamt oder nur mit dem betrieblichen Anteil gebucht werden. Bei einer Buchung von 100 % der Kosten ist der private Anteil auf das Konto "Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung)" 8922 (SKR 03) bzw. 4646 (SKR 04) zu buchen.

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Privatanteil bei einer mit dem Telefonanbieter abgemachten Flatrate

Herr Huber hat mit seinem Telefonanbieter eine Flatrate vereinbart, in der Telefon- und Internetnutzung enthalten sind. Dafür zahlt er einen einheitlichen Betrag von 39,95 EUR brutto im Monat, ohne dass eine Aufteilung nach dem Umfang der Nutzung vorgenommen wird.

Bei dem fixen Betrag von 39,95 EUR pro Monat ist es ohne großen Aufwand nicht mehr möglich, den Umfang der privaten Telefonate exakt zu ermitteln. Herrn Huber bleibt nichts anderes übrig, als den Umfang seiner privaten Telefonkosten zu schätzen. Da in der Flatrate alle Telefonate vom Festnetzanschluss und die Internetnutzung enthalten sind, schätzt Herr Huber den privaten Anteil mit 20 % von 33,57 EUR (netto) auf 6,71 EUR pro Monat (zuzüglich 19 % USt 1,27 EUR). Da Herr Huber den vollen Vorsteuerabzug in Anspruch genommen hat, muss er die private Nutzung der Umsatzsteuer unterwerfen.

3 Berechnung des privaten Nutzungsanteils bei Telefon und Internet

Werden zunächst alle Aufwendungen für Telefon, Handy und Internet uneingeschränkt als Betriebsausgaben erfasst, ist der Teil der Aufwendungen, der auf die private Nutzung entfällt, anschließend (spätestens beim Jahresabschluss) als Betriebseinnahme zu erfassen, sodass dann per Saldo nur der betriebliche Anteil den Gewinn mindert.

Der Unternehmer entscheidet, wie er den Umfang seiner privaten Nutzung ermittelt.

• Fester Betrag: Er kann die private Telefonnutzung mit einem festen Betrag ansetzen. Da eine Flatrate mit Internetzugang unter 20 EUR pro Monat zu haben ist, ist ein Betrag zwischen 5 und 10 EUR pro Monat angemessen. Maßgebend sind jedoch immer die individuellen Verhältnisse.
• Prozentualer Satz: Es kann auch ein prozentualer Satz gewählt werden, z. B. 20 % der Gesamtkosten. Die prozentuale Variante lohnt sich immer, wenn die Telefonkosten niedrig sind. Je niedriger der absolute Betrag ist, desto eher lohnt sich eine prozentuale Lösung.

Hat der Unternehmer einen Festnetzanschluss und ein Handy, dann sind die Kosten beider Telekommunikationswege zusammen zu betrachten. Preis- und Leistungsgestaltungen der Telekommunikationsanbieter spielen dabei eine wesentliche Rolle.

3.1 Abhängigkeit des privaten Nutzungsanteils von der persönlichen Abrechnungsvariante

Das Problem bei der Ermittlung der zutreffenden Privatnutzung besteht darin, dass die Anbieter von Telekommunikationsleistungen immer wieder neue Abrechnungsvarianten anbieten, die mit unterschiedlich hohen monatlichen Pauschalpreisen (Flatrates) verbunden sind.

Gesetzliche Regelungen oder Verwaltungsanweisungen, wie der Privatanteil zu ermitteln bzw. zu schätzen ist, gibt es nicht. Nachfolgend geht es darum, eine Orientierung zu geben, um die jeweils passende Lösung zu finden.

3.2 Aufteilung von Pauschalen (Flatrates)

Flatrate-Varianten können z. B. wie folgt ausgestaltet sein:

• Festnetzanschluss: I. d. R. liegen die monatlichen Kosten bei rd. 20 EUR. Teilweise können Zusatzleistungen mit einem pa...