Lohnkonto [Stand 2023]

Eine wesentliche Grundlage für die Lohnsteuererhebung und die Lohnsteuer-Außenprüfung ist das Lohnkonto. Es weist die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale eines Arbeitnehmers, die in bar oder als Sachbezug gezahlten Löhne (Bezüge) sowie die Höhe der einbehaltenen Steuerbeträge aus. Deshalb ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, am Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen.

Sozialversicherungsrechtlich wird nicht die Begrifflichkeit des "Lohnkontos" verwendet, sondern die der "Entgeltunterlagen". Auch hier bestehen Mindestanforderungen bezüglich des Inhalts und der Unterlagen, die den Entgeltunterlagen beizufügen sind.

Lohnsteuer: Die wichtigsten Regelungen für das Lohnkonto enthalten § 41 EStG sowie § 4 und § 5 LStDV. Weitere Vorschriften ergeben sich aus § 39b Abs. 6 EStG (Freistellungsbescheinigung DBA) und § 42b Abs. 4 EStG (Lohnsteuer-Jahresausgleich). Besondere Aufzeichnungspflichten, die im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung zu beachten sind, ergeben sich aus der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (§ 5 Abs. 1 LStDV), die ergänzend zu den bisherigen Anforderungen (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 und Nr. 8 LStDV) in einer eigenen Vorschrift zusammengefasst worden sind. Die zur Führung eines Lohnkontos ergangenen Verwaltungsregelungen enthalten R 41.1, R 41.2, und R 39b.10 LStR.

Sozialversicherung: Die Verpflichtung zur Führung der Entgeltunterlagen ist in § 28f Abs. 1 SGB IV geregelt. Aus § 8 und 9 BVV ergibt sich, welche Unterlagen im Einzelnen aufzunehmen sind.