4.1 Betreten von Grundstücken und Räumen
Im Rahmen der Nachschau hat der Prüfer das Recht, unternehmerisch genutzte Grundstücke und Räume (auch angemietete) zu betreten. Wichtig: Nur das Betreten ist zulässig. Das Durchsuchen der genannten Räumlichkeiten ist unzulässig. Ohne Grund dürfen die Räumlichkeiten nicht betreten werden, der Prüfer muss glaubhaft machen, dass er dort Prüfungen vornehmen oder Feststellungen treffen will. Während einer Umsatz-Nachschau gefertigte Fotografien führen zu einem Eingriff in die Grundrechte des allgemeinen Persönlichkeitsrechts und des Rechts am eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetrieb. Etwas anderes gilt, wenn diese Fotos mit Einwilligung des Betroffenen gefertigt werden bzw. der Prüfer das Grundstück des Betroffenen dabei nicht betritt.[1]
Wohnräume dürfen nicht betreten werden
Das Betreten von Wohnräumen gegen den Willen des Unternehmers ist durch das Grundgesetz erhöht geschützt und kommt unter diesen Umständen im Rahmen der Nachschau grundsätzlich nicht in Betracht.
Betrieblich genutzte Räume kenntlich machen
Bei Räumen, die sowohl privat als auch betrieblich genutzt werden, sollte der Betroffene durch schlüssiges Verhalten (z. B. Angaben in der Gewerbeanmeldung, welche Räume betrieblich genutzt werden; Beschriftung, äußeres Erscheinungsbild der Türen) zum Ausdruck bringen, dass der Raum nicht "nach außen" für fremde Personen geöffnet ist. Das erschwert dem Prüfer regelmäßig das Betretungsrecht.
4.2 Geschäfts- und Arbeitszeiten
Das Betreten der Räumlichkeiten ist nur während der Geschäfts- und Arbeitszeiten zulässig. Grundsätzlich ist dabei wohl von den branchenüblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten auszugehen. Allerdings muss auch mit einer Nachschau außerhalb branchenüblicher Geschäfts- und Arbeitszeiten gerechnet werden, wenn in dem Unternehmen zu diesen Zeiten tatsächlich schon oder noch gearbeitet wird.
Abweichende Bürozeiten; keine Nachschau im Ausland
Will der Prüfer Bücher einsehen, die der betroffene Unternehmer in separaten Büroräumen lagert (räumliche Trennung von Produktions- und Verwaltungsgebäude), muss er eine von der zeitlichen Organisation im Produktionsbereich evtl. abweichende Bürozeit beachten.
Im Ausland darf die Umsatzsteuer-Nachschau im Allgemeinen nicht durchgeführt werden, da sie sonst völkerrechtswidrig fremdes Staatsgebiet verletzen könnte.
4.3 Vorlage von Aufzeichnungen, Erteilung von Auskünften
Die von dem Unternehmer verlangte Mitwirkung darf sich nur auf umsatzsteuerliche Gesichtspunkte beziehen.
Der Betroffene ist deshalb insbesondere nicht verpflichtet, Unterlagen vorzulegen oder Auskünfte zu erteilen, die sich auf andere Steuerarten (z. B. Einkommensteuer) oder die Privatsphäre beziehen. Der Prüfer darf insbesondere nicht die Vorlage von privaten Unterlagen verlangen oder Fragen bezüglich des persönlichen oder familiären Bereichs stellen.
Keine Auskünfte von Arbeitnehmern
Die Vorlage von Aufzeichnungen und das Erteilen von Auskünften kann immer nur von dem betroffenen Unternehmer selbst, von anderen von der Nachschau betroffenen Personen (z. B. die Vertretungsberechtigten bei Kapitalgesellschaften) oder mit deren Einverständnis von anderen verlangt werden. Die Finanzbehörde kann somit z. B. von Arbeitnehmern eines Betriebes grundsätzlich keine Auskünfte oder die Vorlage von Unterlagen einfordern.
Grundsätzlich ist der Unternehmer zwar verpflichtet, alle denkbaren Geschäftsunterlagen (zur Umsatzsteuer) vorzulegen. Er sollte dabei jedoch immer darauf achten, dass der Prüfer regelmäßig keine Vergangenheitsfeststellungen treffen darf, sondern nur gegenwärtige Verhältnisse überprüfen darf.
Keine Unterlagen aus Vorjahren
Mit der Vorlage von Unterlagen vergangener Geschäftsjahre oder bereits abgeschlossener Voranmeldungszeiträume sollte der Betroffene daher sehr zurückhaltend sein. Die Unterlagen dürfen vom Nachschau-Prüfer auch nicht mitgenommen oder etwa beschlagnahmt werden.
Die Vorlage von Geschäftsunterlagen muss für den Betroffenen erfüllbar und verhältnismäßig sein. Die Vorlagepflicht kann sich daher grundsätzlich nur auf Urkunden beziehen, die sich auch in seiner Verfügungsmacht befinden und die Umsatzsteuer betreffen. Die Vorlage privater Bankkontenauszüge dürfte regelmäßig nicht verlangt werden können.
4.4 Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten
Bei einer Umsatzsteuer-Nachschau dürfen die gespeicherten Daten über Unterlagen, die bei einer Umsatzsteuer-Nachschau vorzulegen sind und die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden, auf Verlangen des Prüfers eingesehen werden. Soweit erforderlich, kann hierfür auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers vom Prüfer genutzt werden. Das gilt auch für elektronische Rechnungen nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG.[1] Es reicht nicht aus, wenn der Unternehmer nur entsprechende Papierausdrucke aus dem Datenverarbeitungssystem bereitstellt.
4.5 Übergang zur Außenprüfung
Wenn die Nachschau hierzu Anlass gibt, kann die Verwaltung unmittelbar (ohne vorherige Prüfungsanordnung) zu einer – regulären – Außenprüf...
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