Inventur und Inventar: Rechtsgrundlagen, Grundsätze, Ges ... / 6.1.1.4 Sachliche Planung

Rz. 106

Die bei der Inventur zu verwendenden Aufnahmeformulare sind rechtzeitig zu entwerfen, zu drucken und zu verteilen. Das Aufnahmepersonal ist mit den einheitlichen Formularen vertraut zu machen, wobei darauf zu achten ist, dass die Formulare durchnummeriert sind und vollständig wieder zurückgegeben werden. Die Aufnahmeformulare sollten Angaben über Datum, Inventurstichtag, Bezeichnung des Gegenstandes (Art.-Nr., Art, Größe, Qualität), Hinweise auf die Lagerungsart, Menge, Einzelpreis, Gesamtinventurwert und Unterschrift vorsehen. Weiterhin ist die Methode der Mengenfeststellung zu vermerken und die Eintragungen müssen vollständig und urschriftlich sein.^[1] Die Eintragungen sind mit Kugelschreiber oder Tinte (kein Bleistift) vorzunehmen, es darf nicht radiert, sondern nur gestrichen werden und es dürfen keine Zeilen freigelassen werden. Die Regeln für diese konventionelle Vorgehensweise gelten entsprechend auch beim Einsatz digitaler Erfassungsgeräte.

Rz. 107

Rechtzeitig vor der Inventur sind Waagen, Messgeräte und sonstige Aufnahmemittel in ausreichender Zahl an den vorgesehenen Stellen bereitzustellen und zu überprüfen. Dies gilt ebenso für Stifte und Klebezettel zur Kennzeichnung der aufgenommenen Bestände und für die Aufnahmeunterlagen.

Rz. 108

Diktiergeräte können bei der Aufnahme der Bestände zum Einsatz kommen, wenn die Übertragung der Bänder auf Aufnahmelisten zeitnah vorgenommen, kontrolliert und durch Unterschriften bestätigt wird. Dies gilt ebenso bei Fotoapparaten und Filmkameras.^[2] Werden sog. MDE-Geräte (Mobile-Daten-Erfassungs-Geräte) verwendet, so ist deren störungsfreie Funktion und WLAN-Übertragung zum zentralen Server einzurichten und zu prüfen.

[1] Vgl. Quick, BB 1991, S. 727.

[2] Vgl. Petersen/Zwirner, in Castan/Heymann/Müller/Ordelheide/Scheffler...