GoBD: Von A wie Aufzeichnungen bis Z wie Zwangsgeld / 1.2.4 Verfahrensdokumentation

Für jedes Buchführungssystem muss eine Verfahrensdokumentation (Programmbeschreibung) vorhanden sein.

Die Verfahrensdokumentation besteht i. d. R. aus einer

• allgemeinen Beschreibung; hier werden die Möglichkeiten des Programms beschrieben.
• Anwenderdokumentation; das ist quasi die Bedienungsanleitung zum System.

• technischen Systemdokumentation; sie umfasst die Angaben zur:

  • Beschreibung der Datenfelder (Name, Länge, numerisch/Datum …)
  • technische und logische Verknüpfungen
  • maschinelle Auswertbarkeit
  • Datensicherheit

• Betriebsdokumentation; hier werden folgende Punkte zum Betrieb des Systems festgehalten:

  • Programmablauf
  • Indizierung
  • Erfassung und Verarbeitung, Ausgabe und Aufbewahrung elektronischer Belege
  • internes Kontrollsystem
  • maschinelle Auswertbarkeit
  • Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion

Die Verfahrensdokumentation

• ist vorlagepflichtig und^[1]

• muss während der gesamten Aufbewahrungszeit vorgehalten werden.^[2]

Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein.^[3] D. h. es genügt nicht, nur die gerade gültige Verfahrensdokumentation vorzuhalten. Vielmehr muss jede innerhalb der Aufbewahrungszeit gültig gewesene Version vorlegbar sein.

Achtung

Unvollständige Verfahrensdokumentation

Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.^[4] Jedenfalls wird dadurch dem Finanzamt die Zuschätzung eines sog. "Unsicherheitszuschlags" ermöglicht.

Internes Kontrollsystem

Um die Beweiskraft der Buchführung und von Aufzeichnungen nach § 158 AO sicherzustellen, muss der Steuerpflichtige beim Erfassen und Verarbeiten der Geschäftsvorfälle Kontrollen einrichten, durchführen und protokollieren.^[5]

Beispielsweise sind das:

• Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, d. h. welche Personen haben welche Rechte am System
• Funktionstrennungen
• Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen)
• Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
• Verarbeitungskontrollen
• Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 160.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 35.

[3] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 154.

[4] BMF, Schreiben v. 28.11.2019,IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 155 im Umkehrschluss.

[5] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 100.