Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht / 2.3.3 Handelsbriefe

Rz. 17

Empfangene Handelsbriefe sowie Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe sind 6 Jahre aufzubewahren. Nach der Definition des § 257 Abs. 2 HGB sind unter Handelsbriefen nur Schriftstücke zu verstehen, die ein Handelsgeschäft betreffen, d. h. sämtliche Schriftstücke mit Außenwirkung ohne Rücksicht auf die postalischen Versendungsformen.^[1]

Bei Nichtkaufleuten (anderen Gewerbetreibenden) spricht man dagegen von "Geschäftsbriefen", die für die steuerliche Aufbewahrungspflicht von Bedeutung sind.

Rz. 18

Die empfangenen Handelsbriefe gehen dem Unternehmen von außen zu, liegen also im Gegensatz zu den abgehenden Handelsbriefen regelmäßig im Original vor. Aufzubewahren sind nicht nur Briefe im Wortsinne, sondern sämtliche schriftlichen Äußerungen, die die Vorbereitung, den Abschluss sowie die Durchführung, ggf. auch die Stornierung eines Geschäfts, betreffen. Erfasst werden dabei jegliche Kommunikationsformen, wie beispielsweise auch E-Mail und Telefaxe. Angebote, die letztlich nicht zu einem Abschluss führen, wie bspw. Prospekte, allgemeine Mitteilungen usw., brauchen nicht aufbewahrt zu werden. Telefonnotizen sind ebenfalls aufbewahrungspflichtig, falls es keine andere schriftliche Dokumentation über einen Geschäftsvorfall gibt und soweit sie als geeignet infrage kommen. Aufbewahrungspflichtig sind auch i. R.d. elektronischen Datenübertragung^[2] ausgetauschte Nachrichten, die eine Handelsbrieffunktion entfalten, auch wenn diese nicht notwendigerweise bildlich dargestellt werden.^[3] Welche Daten in welchem Umfang zu speichern sind, richtet sich grundsätzlich nach den Anforderungen für einen Papierbeleg.^[4]

Nach ADS können u. a. folgende Unterlagen als empfangene Handelsbriefe aufbewahrungspflichtig sein:

• „empfangene Aufträge einschl. späterer Ergänzungen,
• empfangene Auftrags...