Die Instrumente des Beschaffungscontrollings umfassen sowohl ideelle (Methoden, Modelle, Verfahren, Techniken) als auch technische Hilfsmittel (in der Regel IT-Lösungen), die durch ihre Anwendung die Erfüllung der Aufgaben des Controllings unterstützen.[1] Basierend auf den genannten Handlungsfeldern ergibt sich eine Vielzahl an möglichen bzw. einsetzbaren Instrumenten.
Welche Instrumente geeignet sind, hängt von unterschiedlichen internen und externen Einflussgrößen wie den situativen Anforderungen der Verwendung, dem Entwicklungsstand des Controllings und dem im Unternehmen angewandten Führungsverhalten ab. Es geht also um eine inhaltlich und unternehmenskulturell fundierte Auswahl (und gegebenenfalls Anpassung) der Controllinginstrumente. Sie müssen[2]
- den Anforderungen des Unternehmens (Qualität der Lieferungen, hohe Lieferbereitschaft, pünktliche Anlieferung, optimale Materialnutzung etc.) entsprechen,
- die Aufgaben des Beschaffungscontrollings wirkungsvoll unterstützen,
- sich gegenseitig ergänzen, sodass für sämtliche Phasen Instrumente bereitstehen und weder Lücken noch Überschneidungen auftreten,
- aufeinander abgestimmt und zueinander kompatibel sein,
- im Hinblick auf Kosten-Nutzen-Überlegungen sinnvoll erscheinen sowie
- zur Unternehmenskultur und Führung passen (‹cultural fit›).
In der Literatur ist noch keine Methodik vorhanden, die eine systematische Auswahl von (Beschaffungs-)Controllinginstrumenten auf Basis von Anforderungen und Rahmenbedingungen zulässt. Welche Instrumente geeignet sind, bleibt damit der Einschätzung des Forschers oder Praktikers überlassen. In Tab. 1 sind neben dem Klassiker "Kennzahlen" 49 weitere wesentliche Instrumente aufgelistet.[3]
| ABC-Analyse | Make-or-Buy-Rechnung (auch Eigenfertigung versus Fremdbezug) |
| Abweichungsanalyse (inklusive Forecast) | Materialkostensenkungspotenzialanalyse |
| Berichtswesen | Materialkostensenkungsrechnung |
| Beschaffungs-Balanced-Scorecard (auch Procurement/Supply/Purchasing Balanced Scorecard) | Materialpreisveränderungsrechnung |
| Beschaffungsbenchmarking | Nutzwertanalyse und Expertensysteme zur Lieferantenselektion |
| Beschaffungsbudget | Obligobericht (Zahlungsterminplanung) |
| Beschaffungsmarktsegmentrechnung | Open Book |
| Beschaffungsvision und -leitbild | Portfolioanalysen |
| Bestellmengenoptimierung (auch Bezugsmengenoptimierung) | Preisstrukturanalyse (auch Kostenstrukturanalyse) |
| Betriebsunterbrechungsrechnung | Prozesskostenrechnung (ähnlich auch Activity-based Costing) |
| Beziehungsfragebogen | Reverse Engineering |
| Einkaufskapazitätsrechnung | Risikoanalyse |
| Erfahrungskurvenanalyse | Spend Analyse |
| Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) | Strategische Bilanz |
| Früherkennungssysteme, Frühwarnsysteme | Supplier Lifetime Value |
| Funktionsanalyse | Supply Chain Mapping |
| Gap-Analyse | Supply Strategiewürfel |
| Gemeinkostenwertanalyse | SWOT-Analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) |
| Investitionsrechnung (u. a. Discounted Cash-Flow/ Kapitalwertmethode, Interner Zinsfuß) | Target Costing |
| Kennzahlen | Total Cost of Ownership (TCO) (auch Total Cost of Acquisition) |
| Kennzahlensysteme | Value Balance Card |
| Kosten- und Leistungsrechnung | Wertanalyse (auch Value Analysis oder Value Engineering) |
| Lieferantenauditierung | XYZ-Analyse (auch RSU-Analyse) |
| Lieferantenbefragung | Zero Base Budgeting |
| Lieferantenbeurteilung, -bewertung, -analyse | Zuliefererprofil |
Tab. 1: 50 wichtige Instrumente im Beschaffungscontrolling
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