Interne Audits im Arbeitsschutz / 3 Planung interner Audits

Praxis-Tipp

Interne Audits

• Wirken Sie darauf hin, dass interne Audits ein fester Bestandteil des AMS werden.
• Konzipieren Sie interne Audits, die sowohl ein System- als auch einen Complianceaudit beinhalten.

Interne Audits sollen im Unternehmen etwas bewirken. Sie sollten die Audits deshalb gut organisieren, vorbereiten, planmäßig durchführen und die Vorgehensweise regelmäßig auf weitere Verbesserungsmöglichkeiten überprüfen.

Step by Step

Planung interner Audits

• Ziele der internen Audits festlegen.
• Klären, ob das interne Audit im Arbeitsschutz in ggf. bereits vorgesehene Auditierungsaktivitäten des Unternehmens eingebunden werden soll.
• Management gewinnen, ggf. Maßnahmen erarbeiten, damit das Management interne Audits im Arbeitsschutz uneingeschränkt akzeptiert.
• Vorgehensweise bei internen Audits im Arbeitsschutz festlegen (in Form einer Verfahrensanweisung oder einer Beschreibung im AMS-Handbuchteil arbeitsschutzspezifische Prozesse).
• Auditfragenliste erarbeiten.
• Auditoren qualifizieren.
• Auditprogramm festlegen.

3.1 Festlegung der Ziele der internen Audits im Arbeitsschutz

Ausgangspunkt der Planung sind die Ziele der internen Audits. Diese leiten sich aus den Intentionen des AMS ab. Die in Abschn. 1 bereits skizzierten allgemeinen Ziele sind:

• Stärken aufzeigen und Verbesserungsmöglichkeiten auffinden,
• die Aufgabenwahrnehmung überprüfen und bewerten,
• die Anwendung der Festlegungen überprüfen und bewerten,
• die Eignung, Praktikabilität und Vollständigkeit der Festlegungen überprüfen und bewerten,
• die Umsetzung der für die betrachteten Bereiche zutreffenden öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen überprüfen und bewerten,
• die Wirksamkeit des AMS überprüfen und bewerten,
• Synergien durch gemeinsame Audits z. B. mit dem Qualitäts- und/oder dem Umweltmanagement nutzen.

Will das Unternehmen auch nach außen nachweisen, dass es das AMS erfolgreich praktiziert, oder seinen Kunden bzw. Partnern sogar einen Auditnachweis geben, sind dies weitere Ziele, die die Planung der internen Audits beeinflussen.

3.2 Einbindung der internen Audits im Arbeitsschutz in weitere Auditierungsaktivitäten

Interne Audits sind heute in vielen Unternehmen gängige Praxis. Die internen Audits im Arbeitsschutz unterscheiden sich von Audits anderer Managementsysteme nur hinsichtlich der Inhalte.

Praxis-Tipp

Gemeinsame interne Audits

• Prüfen Sie, welche internen Auditierungsaktivitäten in Ihrem Unternehmen bereits existieren.
• Überprüfen Sie die Festlegungen zu diesen internen Audits. Sollten sie fehlen oder unzureichend sein, erarbeiten Sie mit dem Managementsystembeauftragten eine gemeinsame Festlegung zur Vorgehensweise bei internen Audits (Ergänzung, Modifizierung oder Erarbeitung einer Verfahrensanweisung für interne Audits).
• Klären Sie Möglichkeiten gemeinsamer interner Audits ab. Vergleichen Sie dabei die Vorteile gemeinsamer Audits (weniger Organisationsaufwand sowie geringere Belastung der auditierten Bereiche) mit den Nachteilen (das Auditorenteam wird größer, was vor Ort – wenn ein Schwarm von Auditoren inspiziert – evtl. negativ aufgenommen wird, und die Flexibilität sinkt).
• Bei gemeinsamen internen Audits sollte der Arbeitsschutzteil immer von Auditoren mit nachweisbaren Qualifikationen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz durchgeführt werden. Die Auditleitung kann eine Person übernehmen, die nur über allgemeine Arbeitsschutzkenntnisse verfügt.
• Sehen Sie immer eigenständige Auditberichte vor.

3.3 Gewinnung des Managements

Interne Audits sind nur sinnvoll, wenn die Führungskräfte die Ergebnisse und Empfehlungen der Audits ernst nehmen, nicht ohne nachvollziehbare Gründe ablehnen und innerhalb eines angemessenen Zeitraums geeignete Maßnahmen einleiten und umsetzen. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit; die Praxis zeigt jedoch, dass sich viele Führungskräfte damit schwer tun, wenn ein Audit ihnen Fehler oder Versäumnisse aufzeigt.

Praxis-Tipp

Führungskräfte gewinnen

• Beziehen Sie Führungskräfte bei der Festlegung der internen Audits im Arbeitsschutz aktiv ein. Sprechen Sie wichtige Personen an oder laden Sie diese in den Arbeitsschutzausschuss ein, wenn die Vorgehensweise bei internen Audits festgelegt wird.
• Vergewissern Sie sich, dass die Unternehmensleitung interne Audits im Arbeitsschutz will.
• Machen Sie deutlich, dass nicht ein Idealzustand, sondern der festgelegte Sollzustand erwartet wird.
• Stellen Sie den Führungskräften die Ziele der internen Audits vor. Zeigen Sie ihnen dabei ihren Nutzen auf: Jede Führungskraft ist für die Überprüfung der Vollständigkeit und Wirksamkeit der Arbeitsschutzmaßnahmen in ihrem Bereich verantwortlich. Das interne Audit unterstützt sie dabei.
• Sichern Sie den Führungskräften konkrete und vor allem praktikable Lösungsvorschläge zu.

3.4 Festlegung der Vorgehensweise bei internen Audits

Wie in Abschn. 2.2 bereits ausgeführt, ist die prinzipielle Vorgehensweise bei internen Audits bei den unterschiedlichen Managementsystemen identisch. Anzustreben ist immer nur eine Festlegung zur Vorgehensweise bei internen Audits.

Step by Step

Festlegungen zur Vorgehensweise

• Prüfen Sie, ob in Ihrem Unternehmen bereits eine dokumentierte Festlegung zur Vorgehensweise bei internen Audits (im Qualitätsmanagement spricht man von einem dokumentierten Ve...