Elternzeit: Das Wichtigste für HR – von der Planung bis zur Rückkehr

Definition: Was ist Elternzeit?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können sich unter bestimmten Bedingungen unbezahlt von der Arbeit (teil-)freistellen lassen, um ein Kind zu betreuen und zu erziehen. Die Rechtsgrundlage für diesen gesetzlichen Anspruch findet sich in den §§ 15 ff. Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG).

Wer hat Anspruch auf Elternzeit?

Der Anspruch auf Elternzeit besteht ab Beginn des Arbeitsverhältnisses, ohne dass eine Wartezeit eingehalten werden muss. Zu beachten ist allerdings die jeweilige Ankündigungsfrist im Vorfeld der Elternzeit. Anspruchsberechtigt sind insbesondere die folgenden Personengruppen:

• Alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer – unabhängig von Vollzeit oder Teilzeit, Minijob, befristet oder unbefristet. Auch leitende Angestellte haben Anspruch.

• Personen, die sich in ihrer Berufsausbildung befinden. Hierbei verlängert sich die Dauer des Ausbildungsverhältnisses um die Elternzeit.

• Heimarbeiterinnen, Heimarbeiter und ihnen Gleichgestellte.

Welche Voraussetzungen sind an die Elternzeit geknüpft?

Zu den Anforderungen gehört, dass

• der oder die Beschäftigte mit dem Kind in einem Haushalt lebt,

• das Kind selbst betreut und erzieht und,

• dass eine familienrechtliche Beziehung zum Kind besteht, wie sie im BEEG definiert ist. Z. B. bei leiblichen Müttern und Vätern für das eigene Kind, oder ein bestimmter Pflege oder Adoptionsbezug.

Dauer: Wie lange geht die Elternzeit?

Ob Mutter oder Vater: Jedes Elternteil darf höchstens 3 Jahre Elternzeit pro Kind nehmen. Sie beginnt frühestens mit der Geburt und endet spätestens am Tag vor dem 3. Geburtstag (bzw. 8. Geburtstag) des Kindes. Bei mehreren Kindern besteht der Anspruch für jedes Kind gesondert, auch bei Überschneidungen wie bspw. bei der Geburt von Zwillingen.

Dabei können bis zu 24 Monate der Elternzeit pro Kind auf den Zeitraum zwischen dem 3. und dem 8. Geburtstag des Kindes übertragen werden. Innerhalb dieses Rahmens bleibt es insgesamt bei maximal 3 Jahren Elternzeit je Elternteil und Kind.

Zeitabschnitte: Wie kann die Elternzeit aufgeteilt werden?

Für Kinder, die ab dem 1.7.2015 geboren sind, kann jeder Elternteil seine Elternzeit in bis zu 3 Zeitabschnitte aufteilen. Mehr als 3 Abschnitte bedürfen die Zustimmung des Arbeitgebers.

Die Elternzeit der Mutter und des anderen Elternteils wird getrennt betrachtet:

• beide können ihre vollen 3 Jahre unabhängig voneinander beanspruchen,

• sie können Elternzeit gleichzeitig oder abwechselnd nehmen.

Wichtig: Alle Zeiträume der Elternzeit, die innerhalb von 2 Jahren ab dem gewünschten Beginn liegen sollen, muss die oder der Beschäftigte bereits mit dem ersten Elternzeitverlangen verbindlich festlegen, inklusive geplanter Wechsel. Diese frühzeitige Festlegung ist für die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer grundsätzlich verbindlich.

Was ist bei der Anmeldung der Elternzeit zu beachten?

Bei der Elternzeit handelt ist sich nicht um einen Antrag, der genehmigt werden müsste. Im Gegenteil: Eine Zustimmung des Arbeitgebers ist nicht erforderlich. Wenn der oder die Beschäftigte die Elternzeit form- und fristgerecht verlangt, tritt sie automatisch zum angegebenen Zeitpunkt ein. Der Arbeitgeber kann die Elternzeit nicht ablehnen.

Allerdings gibt es bei der Formerfordernis Unterschiede:

• Für Kinder mit Geburtsdatum bis 30.4.2025 ist Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift der oder des Antragstellenden erforderlich.

• Für Kinder mit Geburtsdatum ab 1.5.2025 genügt die Textform, z.B. per E-Mail.

Welche Fristen sind zu beachten?

• Bei geplanter Elternzeit bis zum 3. Geburtstag des Kindes muss die Anmeldung spätestes 7 Wochen vor Beginn der Elternzeit beim Arbeitgeber eingehen.

• Bei geplanter Elternzeit zwischen dem 3. und 8. Geburtstag des Kindes liegt die Zugangsfrist bei 13 Wochen vor Beginn der Elternzeit.

Eine Fristversäumnis führt dazu, dass der Beginn der Elternzeit auf den nächstzulässigen Termin verschoben wird – es sei denn, der Arbeitgeber ist mit dem vorzeitigen Beginn der Elternzeit einverstanden.

Welche Konsequenzen hat die Anmeldung der Elternzeit für HR?

In der Personalabteilung fallen folgende Aufgaben an:

• Zugang und Form (Schriftform bzw. Textform) des Verlangens dokumentieren und ggf. bestätigen.

• Fristen berechnen und den Beginn der Elternzeit notieren.

• Auf Verlangen der beschäftigten Person eine Bescheinigung über die Elternzeit sowie ein Zwischenzeugnis ausstellen (für spätere Arbeitgeberwechsel).

• Prüfen, ob der Urlaubsanspruch für die Dauer der Elternzeit gekürzt werden soll (§ 17 BEEG) und ggf. einen entsprechenden Hinweis über die Kürzung erteilen.

• Meldung über den Beginn der Elternzeit an die Sozialversicherung.

Wann endet die Elternzeit?

Regulär endet die Elternzeit automatisch zum jeweiligen Ende, das in dem Elternzeitverlangen angegeben wurde. Ohne besondere Gestaltung endet die Elternzeit mit Ablauf der gesetzlichen Fristen, z. B. zum 3. Geburtstag des Kindes. Bei befristeten Verträgen gilt: Endet der Vertrag, endet auch das Arbeitsverhältnis – die Elternzeit verlängert den Vertrag nicht.

Ist eine vorzeitige Beendigung möglich?

Im Normalfall bedarf eine vorzeitige Beendigung der Elternzeit der Zustimmung des Arbeitgebers. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber diese Zustimmung frei verweigern. Nur in zwei Fällen darf er den Wunsch nach vorzeitiger Beendigung nur aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen:

• wenn wegen der Geburt eines weiteren Kindes die Elternzeit verkürzt werden soll oder

• wenn ein Härtefall vorliegt.

Stirbt das Kind, endet die Elternzeit sofort von selbst.

Wie läuft die Rückkehr in den Job?

Nach der Elternzeit leben die Pflichten aus dem Arbeitsvertrag automatisch wieder auf. Dabei hat die oder der Beschäftigte Anspruch auf eine Tätigkeit entsprechend dem Arbeitsvertrag – nicht zwingend auf genau den alten Arbeitsplatz. Eine dauerhafte Teilzeit nach der Elternzeit muss dann gesondert vereinbart werden.  

Will die oder der Beschäftigte das Arbeitsverhältnis zum Ende der Elternzeit beenden, muss sie oder er eine Kündigungsfrist von 3 Monaten bis zum Ende der Elternzeit einhalten.

Dürfen Beschäftigte während der Elternzeit gekündigt werden?

Während der Elternzeit besteht ein besonderer Kündigungsschutz nach § 18 BEEG:

• Kündigungsverbot: Der Arbeitgeber darf das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit grundsätzlich nicht kündigen. Das gilt für alle Arbeitgeberkündigungen (ordentlich, außerordentlich und Änderungskündigungen). Wichtig: Der Kündigungsschutz beginnt bereits mit dem Elternzeitverlangen innerhalb eines Zeitraums von bis zu 8 Wochen (wenn das Kind unter 3 Jahren ist) bzw. 14 Wochen (bei Kindern ab 3 Jahren) vor Beginn der Elternzeit.

• Ausnahme – behördliche Zustimmung: Eine Kündigung ist nur zulässig, wenn vorher die zuständige Arbeitsschutzbehörde die Kündigung in einem „besonderen Fall“ ausdrücklich für zulässig erklärt. Typische Fälle sind z. B. eine Betriebsstilllegung oder besonders schwere Pflichtverletzungen der oder des Beschäftigten.

• Teilzeit während Elternzeit: Der Schutz gilt auch, wenn die oder der Beschäftigte während der Elternzeit bei ihrem oder seinem bisherigen Arbeitgeber in Teilzeit arbeitet.