Datenschutz und insbesondere der Schutz von Arbeitnehmerdaten hat hohe Brisanz. Im Meldeverfahren und den Meldungen zur Sozialversicherung fließen die Arbeitnehmerdaten in unterschiedliche Kanäle. Der gesetzlich verankerte Sozialdatenschutz beugt dem Datenmissbrauch vor.
Für ein funktionierendes Sozialversicherungssystem müssen Daten von Arbeitnehmern gemeldet werden. Die Meldungen sind vielfältig, denn es ist nahezu jedes Ereignis in einer Beschäftigung zu dokumentieren. Die Klassiker unter den Meldungen sind Anmeldung, Jahresmeldung und Abmeldung nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV).
Schutz der Arbeitnehmerdaten
Für die Meldungen werden jedes Jahr von Arbeitgebern millionenfach personenbezogene Arbeitnehmerdaten in Datensätzen an die Einzugsstellen übermittelt. Bei den Arbeitnehmerdaten handelt es sich um hochsensible schützenwerte Daten.
Das Sozialgesetzbuch gibt ganz genau vor, welche Daten und Informationen in den Meldungen enthalten sein müssen. Vereinfacht ausgedrückt liefern die Meldungen folgende Informationen über den Arbeitnehmer:
wie er heißt,
wo er wohnt,
welche Rentenversicherungsnummer ihm zugeordnet ist,
in welcher Zeit er bei welchem Arbeitgeber in welchem Umfang arbeitet und
wie hoch sein rentenversicherungspflichtiges Entgelt für die Dauer der Beschäftigung ist.
Datenmissbrauch ausgeschlossen
Arbeitnehmer müssen nicht befürchten, dass ihre Daten missbraucht werden. die Arbeitnehmerdaten dienen allein für Zwecke der Sozialversicherung und werden nicht an unbeteiligte Stellen (z. B. an die Finanzverwaltung) weitergegeben.
Wer erhält welche Daten von wem?
Der Arbeitgeber meldet die Daten zur Beschäftigung des einzelnen Arbeitnehmers an die Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale). Verschiedene Krankenkassen nutzen auch Datenannahmestellen, über die die Arbeitgeber die Meldungen an die Einzugsstellen absetzen.
Aufgaben der Einzugsstelle
Die Einzugsstelle ist zuständig, dass die Meldungen rechtzeitig erstattet werden, die erforderlichen Angaben vollständig und richtig enthalten sind und die Meldungen rechtzeitig weitergeleitet werden. Die Inhalte der Meldungen werden von der Einzugsstelle unter anderem dazu verwendet, um das Beschäftigungsverhältnis zu versicherungsrechtlich zu beurteilen und die Höhe der Beiträge festzustellen.
Träger | Verwendung der Arbeitnehmerdaten |
KV | Die Krankenkassen erhalten als Einzugsstellen die Meldungen der Arbeitgeber. Sie leiten die Meldedaten an die Rentenversicherung weiter. Die in den Meldungen enthaltenen Informationen dienen der Krankenversicherung vorrangig um den Versicherungsschutz festzustellen und Leistungsansprüche zu prüfen. |
RV | Die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) erhält die Daten von den Einzugsstellen. Die DSRV ordnet die Daten über die angegebene Rentenversicherungsnummer dem für den Arbeitnehmer zuständigen Rentenversicherungsträger zu. Die Rentenversicherung speichert die Daten im Versicherungskonto des Arbeitnehmers. Die gemeldeten Beschäftigungszeiten sind Beitragszeiten und Grundlage für den Erwerb rentenrechtlicher Leistungsansprüche, wie z. B. auf Rehabilitation oder Rente. Die DSRV leitet die Datensätze an die Bundeagentur für Arbeit weiter. |
ALV | Die Bundeagentur für Arbeit (BA) erhält die Datensätze von der DSRV. Bei der BA werden die Daten in erster Linie für statistische Zwecke verwendet, z. B. für die Monatshefte der BA aus der Reihe "Arbeitsmarkt in Zahlen - Beschäftigungsstatistik". |
UV | Die gesetzliche Unfallversicherung erhält die Datensätze ebenfalls von der DSRV. Die in den Meldungen enthaltenen Daten für die Unfallversicherung werden vom zuständigen Unfallversicherungsträger zur Berechnung der Umlage zur Unfallversicherung benötigt. Die Arbeitnehmerdaten werden hierzu zusammengefasst und auf jeden Arbeitgeber bezogen übermittelt. |
Wie sind die Daten bei der Übermittlungen gesichert?
Die Meldungen werden durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen erstattet. Das Zertifikat für ein systemgeprüftes Programm gilt 3 Jahre und wird von der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) erteilt. Durch das Verfahren der Verschlüsselung ist gewährleistet, dass nur der berechtigte Empfänger der Daten die übermittelten Daten entschlüsseln kann. Diese Datensicherheit ist sowohl auf dem Weg vom Arbeitgeber an die Einzugsstelle als auch von dort weiter an die beteiligten Sozialversicherungsträger gewährleistet.
Weiß ein Arbeitnehmer, welche Daten gemeldet wurden?
Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern mindestens einmal jährlich bis zum 30. April eines Jahres eine maschinell erstellte Bescheinigung über alle im Vorjahr durch Datenübertragung erstatteten Meldungen übergeben. Diese Bescheinigung muss alle gemeldeten Daten (ohne die Angaben für die gesetzliche Unfallversicherung) beinhalten und kann auf der Gehaltsabrechnung integriert werden.
Sozialdatenschutz: Muss der Arbeitnehmer der Datenübermittlung zustimmen?
Ein Arbeitnehmer hat Anspruch darauf, dass seine Sozialdaten nicht unbefugt erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Zur Wahrung dieses Sozialgeheimnisses sind die Sozialversicherungsträger verpflichtet sicherzustellen, dass Arbeitnehmerdaten nur Befugten zugänglich sind bzw. an diese weitergegeben werden. Die Legitimation und Verpflichtung des Arbeitgebers zur Übermittlung von Daten aus einer Beschäftigung an die Einzugsstelle und deren Weiterleitung an die beteiligten Sozialversicherungsträger ist gesetzlich geregelt. Daher muss der Arbeitnehmer nicht zustimmen.