Forderungsmanagement: Praktische Tipps für die Umsetzung ... / 3.1 Das außergerichtliche Mahnverfahren: Vom persönlichen Besuch zur Mahnung

Normalerweise mahnt der Unternehmer bzw. dessen Personal den säumigen Kunden selbst, sei es telefonisch, schriftlich oder persönlich. Mahnungen sollten individuell auf den Kunden zugeschnitten und kundenfreundlich sein. Ein persönlicher Besuch bei einer hohen Forderung und Nähe des Standorts des Kunden kann eine größere Wirkung als eine schriftliche Mahnung haben. Oft steckt hinter säumigen Zahlungen auch Unzufriedenheit über die gelieferte Ware, was in einem persönlichen Gespräch geklärt werden kann. Dann kann man das Gesprächsergebnis mit neuem Zahlungsziel schriftlich nachreichen als Beweis für den (u. U. späteren) Verzug.

Mehrere Mahnstufen sind in der Praxis üblich, aber nicht zwingend. Mehr als 3 Mahnstufen machen den Unternehmer unglaubwürdig. Zahlt der Schuldner auf mehrere Mahnschreiben nicht, muss der Gläubiger laut Ansicht einiger Gerichte den Rechtsweg beschreiten. Die Grenze ist grundsätzlich bei 2 Mahnschreiben zu ziehen. Erstellt der Gläubiger weitere Mahnschreiben, können diese Kosten nicht mehr als "erforderlich" angesehen werden.^[1] Gesetzliche Vorschriften über Mahnintervalle und die Anzahl von außergerichtlichen Mahnungen gibt es nicht. Schriftliche Mahnungen unmittelbar nach Überschreitung des Fälligkeitsdatums sind nicht immer sinnvoll, weil sich diese u. U. mit der Zahlung überschneiden. Bittet der Gläubiger den Schuldner um Mitteilung, ob er seine Haftung dem Grunde nach anerkenne, so gilt das nicht als Mahnung.^[2]

Wird der Kunde gemahnt, kommt dieser spätestens jetzt in Verzug. Dann kann und sollte der Unternehmer in jedem Fall Verzugszinsen verlangen. Die gesetzlichen Zinsen ergeben sich aus § 288 Abs. 1 und 2 BGB. Der Basiszinssatz orientiert sich am jeweiligen Leitzinssatz der Europäischen Zentralbank und ändert sich jeweils zum 1.1. und 1.7. eine...