Fachbeiträge & Kommentare zu Dienstreise

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bezieht sich ausschließlich auf die geleistete Arbeitszeit. Nicht umfasst ist demnach die Erfassung des Arbeitsorts oder der Tätigkeit. Unter geleisteter Arbeitszeit sind regelmäßig die Zeiten zu verstehen, die arbeitsvertraglich und vergütungsrechtlich relevant sind. Art. 2 Nr. 1 der europäischen Arbeitszeitrichtlinie[1] definiert die Arb...mehr

Fährt ein Arbeitnehmer morgens von seiner Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte, besucht er anschließend im Auftrag des Arbeitgebers Kunden oder Lieferanten, um nach Erledigung der dienstlichen Obliegenheiten unmittelbar nach Hause zurückzufahren, ist die Gesamtstrecke wie folgt aufzuteilen: Für die morgendliche Fahrt zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte ist die halbe gesetzli...mehr

Ist in der Eingangsrechnung deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen, sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug in der Kreditorenbuchhaltung vor der Buchung der Steuer auf dem Vorsteuerkonto zu prüfen. Hier kann anhand folgender Checkliste vorgegangen werden, wobei die genannten Voraussetzungen insgesamt erfüllt sein müssen:mehr

Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers ausschließlich aus Barzuschüssen in Form von Essenmarken (Restaurantschecks), die vom Arbeitgeber an die Arbeitnehmer verteilt und jeweils einzeln beim Bezug einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, wird der Wert der Essenmarken als Arbeitslohn angesetzt, höchstens jedoch der amtliche Sachbezugswert abzüglich des vom Arbeitnehmer ge...mehr

Als erste Tätigkeitstätte nennt das Gesetz die ortsfeste betriebliche Einrichtung des lohnsteuerlichen Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens i. S. v. § 15 AktG oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z. B. Kunde, Entleiher), der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.[1] Damit ist gesetzlich festgeschrieben, dass auch andere ortsfeste betriebliche Einrichtungen ...mehr

Übliche Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung stellt und deren Preis 60 EUR nicht übersteigt, sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV anzusetzen.[1] Der Arbeitgeber kann diesen Sachbezugswert auch mit 25 % pauschalieren.[2] Er ist hierzu jedoch – w...mehr

Haben Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, sondern werden sie – ohne dass dies berufstypisch sein müsste – an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten eingesetzt, können die Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstelle sowie die Fahrten zwischen mehreren Einsatzstellen i. H. d. tatsächlichen Fahrtkosten oder mit den Kilometerpauschbeträgen für Auswärtstätigkeiten als Reisek...mehr

§ 37b Abs. 2 EStG übernimmt die Pauschalierungsgrundsätze des Abs. 1 für die Besteuerung von betrieblich veranlassten Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen. Die Vorschrift erfasst nur originäre Sachzuwendungen des Arbeitgebers an seine eigenen Arbeitnehmer. Nicht vom Regelungsbereich der Vorschrift erfasst werden somit Sachzuwendungen Dritter an Arbeit...mehr

Umwegstrecken, die der Arbeitnehmer auf der Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte fährt, beeinträchtigen grundsätzlich nicht den Charakter als Fahrt zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte, wenn Zweck der Fahrt das Aufsuchen der Tätigkeitsstätte bleibt.[1] Umwegstrecken, die ein Arbeitnehmer aus privaten Gründen fährt, bleiben bei der Berechnung der Entfernung auße...mehr

Soll der Arbeitnehmer aufgrund der Weisungen des Arbeitgebers seine berufliche Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben, findet für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Tätigkeitsgebiet generell die Entfernungspauschale Anwendung. Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt in ­Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte vor, wenn die ve...mehr

In § 9 Abs. 4 Satz 5 EStG ist ausdrücklich festgelegt, dass der Arbeitnehmer je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben kann. Gleichzeitig wird damit klargestellt, dass ein Arbeitnehmer mit mehreren Dienstverhältnissen durchaus auch mehrere erste Tätigkeitsstätten haben kann. Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis ggf. aber auch keine erste, sondern n...mehr

Mahlzeiten im Betrieb, die unentgeltlich oder verbilligt an die Arbeitnehmer abgegeben werden, werden bei der Lohnsteuer und bei der Sozialversicherung dadurch privilegiert, dass sie mit dem anteiligen amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV besteuert werden können. Der amtliche Sachbezugswert für Mahlzeiten, die im Kalenderjahr 2025 gewährt werden, beträgt ohne Rücksicht auf...mehr

Durch das bereits oben ausgeführte Wohnortprinzip im Reisekostenrecht richtet sich die Dauer einer Dienstreise nach der Abreise bzw. der Ankunft an der Wohnung, sofern keine gegenteilige dienstliche Weisung vorliegt. Wird die Dienstreise an der Dienststätte angetreten, tritt diese an die Stelle der Wohnung. Wohnung ist diejenige, von der aus der Beschäftigte überwiegend sein...mehr

Bei unentgeltlicher Verpflegung, die seitens des Amtes dem Beschäftigten gestellt wird, werden vom abwesenheitsabhängigen Tagegeld für das Frühstück  20 %; derzeit 5,60 EURMittagessen 40 %; derzeit 11,20 EURAbendessen 40 %; derzeit 11,20 EUR des vollen Tagesgeldes für einen vollen Kalendertag (= 28 EUR) einbehalten. Die Teiltagegelder können durch diese Anrechnung nicht unter ...mehr

Nach Ablauf von 14 Tagen des Aufenthalts am selben Geschäftsort wird vom 15. Tag an zeitlich unbegrenzt ein um 50 % ermäßigtes Tagegeld gewährt, wobei nach entsprechender Entscheidung vorgesetzter Stellen auf die Ermäßigung verzichtet werden kann, wenn die notwendigen Verpflegungskosten nicht aus dem ermäßigten Tagegeld (28 EUR : 2 = 14 EUR) bestritten werden können. Das erm...mehr

Bei Aufnahme in ein Krankenhaus während einer Dienstreise werden für jeden vollen Kalendertag des Aufenthalts die notwendigen Auslagen für die beibehaltene Unterkunft am Geschäftsort ersetzt. Tage- und Übernachtungsgeld steht für diese Zeit nicht zu. Am Aufnahme- und Entlassungstag vom Krankenhaus gewährte Verpflegung ist keine unentgeltliche Verpflegung i. S. d. § 6 Abs. 2 B...mehr

Beschäftigte haben Rechtsanspruch auf die durch das BRKG oder der landesrechtlichen Reisekostenregelungen und die dazu ergangenen Verordnungen sowie Verwaltungsvorschriften (über tarifvertragliche Verweisung) zugesicherten Leistungen. Höhere und andere Leistungen als die zugesicherten, können sie nicht beanspruchen. Aus dem Ersatz der Reisekosten darf dem Bediensteten kein V...mehr

Mehraufwendungen für Verpflegung (Tagegeld) werden in Abhängigkeit der Dauer der Dienstreise nach § 2 Abs. 2 BRKG mit Pauschbeträgen abgegolten. Die Höhe bemisst sich also nach der dienstlich bedingten Abwesenheitsdauer (Dienstreisedauer) an einem Kalendertag. Maßgeblich sind die Pauschbeträge nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG, mit denen Mehraufwendungen für Verpflegu...mehr

25.3.3.3.1 Ansatz des Sachbezugswerts (§ 8 Abs. 2 Sätze 8 und 9 EStG) Erhält der Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten Mahlzeiten, sind diese ab dem Jahr 2014 grds. mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten, wenn der Preis der (üblichen) Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2...mehr

Es ist lediglich die berufliche Veranlassung zu prüfen, nicht aber die Angemessenheit der Unterkunft (bestimmte Hotelkategorie oder Größe der Unterkunft). Die Anerkennung von Unterkunftskosten im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit erfordert, dass noch eine andere Wohnung besteht, an der der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt hat, ohne dass dort jedoch ein eige...mehr

Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen der Dienstreisenden und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren. Hierauf ist bereits im Genehmigungsverfahren zu achten. Insbesondere hinsichtlich der Dauer der Dienstreise sind die Dienstreisenden ggf. darauf hinzuweisen, dass abweichend von den aus persönlichen Gründen...mehr

Die nachfolgenden Ausführungen beschäftigen sich vorwiegend mit den einzelnen Erstattungstatbeständen gem. § 1 Abs. 2 Bundesreisekostengesetz (BRKG) sowie §§ 11ff. BRKG. Diese sind: Fahrt- und Flugkostenerstattung geregelt in § 4 BRKG Wegstreckenentschädigung geregelt in § 5 BRKG Tagegeld geregelt in § 6 BRKG Übernachtungsgeld geregelt in § 7 BRKG Auslagenerstattung bei längerem ...mehr

Wird eine Dienstreise mit einer Urlaubsreise (bezahlte Freistellung von der Arbeitspflicht) anderen privaten Reise (auswärtiger Aufenthalt außerhalb eines Urlaubs, also z. B. Wochenendfahrten, verlängerter privater Aufenthalt am Geschäftsort) zeitlich oder räumlich verbunden, ist die Reisekostenvergütung so zu bemessen, als wäre der Beschäftigte unmittelbar vor dem Dienstgeschä...mehr

Die Kosten der BahnCard werden ersetzt, wenn der Kauf aus dienstlichen Gründen erfolgt und ihre Benutzung gegenüber anderen Fahrpreisermäßigungen wirtschaftlicher ist. Wurde sie vom Beschäftigten privat beschafft, kann sie (auch nachträglich) ersetzt werden, wenn die Fahrpreisermäßigungen für dienstliche Fahrten den Abgabepreis mindestens erreichen. Allerdings ist eine antei...mehr

§ 9 Abs. 1 BRKG ermöglicht der Verwaltung die Festsetzung einer unter den üblichen Sätzen des Tage- und/oder Übernachtungsgelds liegenden Aufwandsvergütung, sofern erfahrungsgemäß geringere als die allgemein (vom Gesetzgeber) angenommenen Kosten entstehen. Dies ist zu unterstellen, wenn eine offenkundige Abweichung in der Kostensituation besteht. Die Tz. 9.1.1 BRKGVwV nennt ...mehr

Nach Inkrafttreten des Arbeitsverhältnisses Die Einstellungsreise kann wie eine Dienstreise abgegolten werden, allerdings darf die Reisekostenvergütung nicht höher als diejenige für eine Dienstreise von der Wohnung zur Arbeitsstätte sein. § 11 Abs. 1 BRKG ist entsprechend anzuwenden, was z. B. für den Fall bedeutsam ist, dass vom Tag nach Beendigung der Dienstreise an Trennun...mehr

Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers im Inland oder Ausland können vom Arbeitgeber nur pauschal steuerfrei gezahlt werden. Eine Erstattung von einzeln nachgewiesenen (höheren) Aufwendungen ist nicht möglich. Soweit der in Betracht kommende Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber nicht steuerfrei ersetzt wird, kann er vom...mehr

Entstehen dem Arbeitnehmer bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Nebenkosten, so kann der Arbeitgeber diese in der nachgewiesenen oder glaubhaft gemachten Höhe steuerfrei ersetzen. Die für die Erstattung erforderlichen Nachweise hat er als Belege zum Lohnkonto zu nehmen. Zu den begünstigten Reisenebenkosten gehören z. B. Aufwendungen für Beförderung, Aufbewahrung,...mehr

Reisen aus Anlass der Versetzung, Abordnung oder Kommandierung gelten als Dienstreisen, wobei Tagegeld für die Zeit bis zur Ankunft am neuen Dienstort gewährt wird. Der Abordnung und Kommandierung steht gem. 11.1.1 BRKGVwV die Zuweisung nach § 123a des Beamtenrechtsrahmengesetzes gleich. Steht vom Tag nach der Einstellungs-, Versetzungs- oder Abordnungsreise Trennungsreise- o...mehr

Es bestehen 2 Formen der dienstlichen Mitbenutzung privater Kfz gegen unterschiedlich hohe Wegstreckenentschädigung: Die "kleine Wegstreckenentschädigung" für Kraftwagen gem. § 5 Abs. 1 BRKG, wonach 20 Cent pro gefahrenen Kilometer angerechnet werden, wenn kein besonderes dienstliches Interesse an der Benutzung des Kraftwagens besteht. Die "große Wegstreckenentschädigung" für ...mehr

Übernachtet der Beschäftigte in seiner außerhalb des Geschäftsorts gelegenen Wohnung, wird für jede Hin- und Rückfahrt anlässlich dieser Übernachtung Ersatz der Fahrtauslagen in Höhe des pauschalen Übernachtungsgelds von 20 EUR gewährt. Dies gilt auch, wenn bei Übernachtungen am Geschäftsort während derselben Dienstreise höhere Übernachtungskosten zu erstatten wären. Die Rege...mehr

Kommt eine Dienstreise aus nicht vom Beschäftigten zu vertretenden Gründen nicht zustande, werden im Rahmen des BRKG die durch die Vorbereitung entstandenen Auslagen ersetzt. Der Beschäftigte hat das Nichtzustandekommen zu vertreten, wenn ihn ein Schuldvorwurf trifft. Er hat es besonders nicht zu vertreten, dass die Dienstreise wegen Krankheit oder Unfalls des Beschäftigten ...mehr

Unbesehen (also ohne Nachweis der Übernachtungskosten oder wenn keine oder solche von unter 20 EUR entstanden sind) werden pauschal 20 EUR als Übernachtungsgeld gewährt, sofern eine Übernachtung zur Nachtzeit (22 bis 6 Uhr) stattgefunden hat. Praxis-Beispiel Ein Arbeitnehmer unternimmt eine Dienstreise zu Vertragsverhandlungen. Seine Dienstreise beginnt um 15.00 Uhr. Die Vert...mehr

Die Gewährung von Übernachtungsgeld (auch in pauschaler Form von 20 EUR) ist nach § 7 Abs. 2 BRKG und Tz. 7.1.2 BRKGVwV ausgeschlossen für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln (einschl. eigenem Kfz sowie Flugzeug), bei Dienstreisen an oder zum Wohnort für die Dauer des Aufenthalts an diesem (einschl. der Zwischenheimfahrten bei mehrtägigen Dienstreisen), bei unentgel...mehr

Über die Angemessenheit von Übernachtungspreisen bestehen vielfach unterschiedliche Vorstellungen zwischen Verwaltung und Beschäftigten. Nicht jedes Quartier ist zumutbar, nicht jeder Komfort akzeptabel. Maßstab sollten Zimmer von Mittelklassehotels sein; in diesen wird i. d. R. der Dienstreisende auch bei privaten Reisen übernachten. Um Streit zu vermeiden, sollte die Quart...mehr

Nebenkosten müssen ursächlich notwendig sein, um den dienstlichen Auftrag überhaupt oder unter zumutbaren Bedingungen ausführen zu können. Sie müssen in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung der Dienstreise stehen; Folgekosten im privaten oder häuslichen Bereich sind nicht erstattungsfähig. Nebenkosten sind nicht solche, die bereits nach anderen Vorschriften ...mehr

Reisekosten sind Fahrtkosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG), Verpflegungsmehraufwendungen (§ 9 Abs. 4a EStG), Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG) und Reisenebenkosten (R 9.8 LStR), wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ist auch der Vorstellungsbesuch...mehr

Sie gelten als Dienstreisen und werden als solche abgefunden, sind aber als Fortbildungsreisen anzuordnen oder zu genehmigen.mehr

Nach § 3 Abs. 2 BRKG sind Leistungen, die Dienstreisende ihres Amtes wegen von dritter Seite aus Anlass einer Dienstreise erhalten, auf die Reisekostenvergütung anzurechnen. Anrechenbare Leistungen in diesem Sinne sind sowohl Geldbeträge als auch geldwerte Vorteile wie Sachleistungen oder Nutzungsberechtigungen, die dem Dienstreisenden unmittelbar oder mittelbar zugewendet w...mehr

Mit Zustimmung der obersten Dienstbehörde oder der von ihr bemächtigten Behörde ist Reisekostenvergütung bis zu derjenigen bei Dienstreisen möglich (§ 11 Abs. 4 BRKG).mehr

Sofern höhere Übernachtungskosten nicht nachgewiesen werden, stehen pauschal 20 EUR als Übernachtungsgeld zu. Dies gilt nicht beim Vorliegen eines Ausschlussgrunds nach § 7 Abs. 2 BRKG, wobei hier insbesondere die Gestellung unentgeltlicher Unterkunft, Dienstreisen am oder zum Wohnort (für die Dauer des Aufenthalts an diesem) oder die Zeit des Benutzens von Beförderungsmitte...mehr

Angeordnete Vorstellungsreisen von Bewerbern aus dem eigenen Geschäftsbereich der jeweiligen obersten Behörde sind Dienstreisen (Tz. 11.2.2 BRKGVwW).mehr

Es werden allgemein die entstandenen notwendigen Kosten erstattet. Als notwendige Kosten werden die Fahrtkosten angesehen, die dem Grunde und der Höhe nach zur Erledigung des Dienstgeschäftes aufgewendet werden müssen. Dazu zählen die Kosten für Fahrten auf dem Land- oder Wasserweg mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (also solchen, die nach festem Fahr- oder Flug...mehr

Eine Versteuerung mit dem Sachbezugswert für eine (übliche) Mahlzeit bis 60 EUR unterbleibt, wenn beim Arbeitnehmer für die Verpflegungsmehraufwendungen ein Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 4a EStG in Betracht käme (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Damit unterbleibt immer dann die Erfassung der mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit, wenn der Arbeitnehmer anlässlich einer beruf...mehr

Die tatsächlichen Kosten für Übernachtung (ohne Frühstück) können in nachgewiesener Höhe vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bzw. vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden (R 9.7 Abs. 2 LStR). Wird in einer Übernachtungsrechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tag...mehr

Soweit es sich um keine Reisekostenvergütungen aus einer öffentlichen Kasse handelt, kann der Arbeitgeber anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit seinem Arbeitnehmer i. d. R. nur dieselben Beträge steuerfrei erstatten, die der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte (§ 3 Nr. 16 EStG). Der Arbeitgeber darf steuerfreie Reisekosten (§ 3 Nr. 16 EStG) leisten,...mehr

Bei einer längerfristigen vorübergehenden Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte können vom Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen nur in den ersten 3 Monaten steuerfrei erstattet bzw. als Werbungskosten vom Arbeitnehmer abgezogen werden (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn si...mehr

Der Allgemeine Teil des TVöD enthält weder zum Reisekostenrecht noch zum Umzugskosten- oder Trennungsgeldrecht eine eigenständige Regelung. Ebenso fehlt eine Regelung über eine besondere Entschädigung bei Dienstreisen an Sonn- und Feiertagen. Im Bereich des Bundes wie im kommunalen Bereich in der Sparte "Verwaltung" bleibt es auch nach Inkrafttreten des TVöD bei der Anwendung...mehr

Für Auslandsdienstreisen (= Dienstreisen zwischen In- und Ausland sowie im Ausland) gilt das BRKG, soweit die Verordnung über die Reisekostenvergütung bei Auslandsdienstreisen (Auslandsreisekostenverordnung [ARV]) vom 21.5.1991 (BGBl I S. 1140 [GMBl. 1994, 19]), die zuletzt durch Art. 1 der Verordnung vom 6.10.2014 (BGBl I S. 1591) geändert wurde und die dazu ergangene Allge...mehr

Dienstreisende, die mindestens zwei Mal innerhalb eines Monats eine Dienstreise mit dem Fahrrad durchführen, erhalten als Wegstreckenentschädigung für jeden maßgeblichen Monat eine Entschädigung von 5 EUR. Diese Entschädigung steht auch zu, wenn die Fahrten nicht über die politische Gemeindegrenze des Dienstorts hinausführen. Bei höheren Kosten im Einzelfall (z. B. durch Benu...mehr