Fachbeiträge & Kommentare zu Beitragsnachweis

Durch die vorgezogene Beitragsfälligkeit werden die Beiträge zur Sozialversicherung bezahlt, bevor die endgültige Höhe der Verbindlichkeit feststeht. Zu diesem Zweck wurde im DATEV-Kontenrahmen das Konto "Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern (SKR03 1759/SKR04 3759)" eingerichtet. Praxis-Tipp Lohnzahlung vor Fälligkeitstermin der Beitragsnac...mehr

Vom Arbeitgeber sind die gesamten Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) monatlich an die gesetzliche Krankenkasse zu überweisen, in der der Arbeitnehmer versichert ist. Für Arbeitnehmer, die keiner gesetzlichen Krankenkasse angehören, ist die Kasse zuständig, bei der sie zuletzt versichert waren. Ist diese Krankenkasse nicht festzustellen, kann de...mehr

Die Kontenabstimmung erweist sich als besonders schwierig, wenn die Beitragsnachweise nicht termingerecht eingereicht wurden und die Beiträge z. B. wegen Zahlungsschwierigkeiten nicht monatlich pünktlich überwiesen wurden. Dann kommen zu den SV-Verbindlichkeiten noch Mahnkosten, Verspätungszuschläge und Säumniszuschläge hinzu. Praxis-Beispiel Mahnkosten, Verspätungszuschläge ...mehr

Mahngebühren, Verspätungszuschläge und Säumniszuschläge, die mit den Beiträgen zusammen überwiesen werden, sollten in jedem Falle separat auf den dafür vorgesehenen Aufwandskonten gebucht werden. Ansonsten erweist sich die Abstimmung der "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit" zum Jahresende als fast unmöglich. So buchen Sie richtig Mahnung der Krankenkasse In ei...mehr

Es werden sämtliche Zahlungen und Verbindlichkeiten über das Konto "Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit" gebucht. Am besten wird jede Krankenkasse separat mit entsprechendem Buchungstext gebucht. Wenn Lohn-Buchungsbeleg und Kontoauszug nur eine Gesamtsumme "Sozialversicherung" ausweisen, sollte zur Abstimmung eine Excel-Tabelle angefertigt werden. Zum jeweilige...mehr

Begriff Arbeitgeber müssen ihre Meldungen und Beitragsnachweise sicher und verschlüsselt über ein systemgeprüftes Programm oder eine elektronische Ausfüllhilfe übermitteln. Dabei sind die geltenden gemeinsamen Grundsätze zur Prüfung dieser Programme sowie zur Datenübertragung nach § 22 DEÜV zu beachten. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Sozialversicherung: Nach § 28f S...mehr

Voraussetzung für die Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen im automatisierten Verfahren ist, dass die Stammdaten bei der Datenerfassung, spätestens jedoch jeweils vor der monatlichen Abrechnung, maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und als fehlerhaft erkannte Daten protokolliert und nicht in die Entgeltunterlagen übernommen werden, Da...mehr

Eine Systemuntersuchung gilt als abgeschlossen, wenn sowohl die Systemprüfung als auch die Pilotprüfungen mit einem positiven Ergebnis durchgeführt wurden. Nach erfolgreichem Abschluss stellt der GKV-Spitzenverband dem Softwareersteller einen offiziellen Bescheid über diesen Abschluss aus. Zusätzlich vergibt die ITSG zu Dokumentationszwecken das GKV-Zertifikat "systemuntersu...mehr

Ausfüllhilfen dienen ausschließlich der maschinellen Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen, die zuvor manuell erfasst wurden. Sie unterstützen somit den Übertragungsprozess, indem sie eine Schnittstelle zwischen manuellen Eingaben und maschineller Verarbeitung bieten. Die inhaltlichen Anforderungen an eine Ausfüllhilfe werden in einem Pflichtenheft festgelegt, das...mehr

Im elektronischen Datenaustausch im Gesundheitswesen müssen alle Meldungen verschlüsselt versendet werden. Zu diesem Zweck stellt die ITSG den Arbeitgebern dakota.ag zur Verfügung; im folgenden nur "Dakota" genannt. Dakota ist ein Programm zur Unterstützung der gesicherten Internet-Kommunikation zwischen Arbeitgebern bzw. "sonstigen Leistungserbringern" und den Sozialversiche...mehr

Die Systemuntersuchung erfolgt gem. den Gemeinsamen Grundsätzen für die Systemprüfung nach § 22 der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV). In diesen Grundsätzen sind die Voraussetzungen und Abläufe für die Systemprüfung festgelegt. Die Systemuntersuchung umfasst drei zentrale Elemente: die Systemprüfung, die Pilotprüfungen sowie die permanente Qualitätssicherun...mehr

Der Austausch personenbezogener Daten in offenen Netzen zwischen Arbeitgeber und Krankenkasse erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen. Um Vertraulichkeit, Integrität und Verbindlichkeit zu gewährleisten, kommen Verschlüsselung und digitale Signaturen zum Einsatz. Diese Technologien schützen die Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff. Die gesicherte Kommunikation erfolgt d...mehr

Die Pflicht zur Führung von Lohnkonten ergibt sich zunächst aus dem Steuerrecht[1], andererseits verlangt auch das Sozialversicherungsrecht in § 28f SGB IV ausdrücklich, Aufzeichnungen und Nachweise für jeden einzelnen Arbeitnehmer zu führen. Dabei sind für jeden Arbeitnehmer einerseits die Stammdaten (persönliche, lohnsteuerrechtliche, sozialversicherungsrechtliche und arbe...mehr

1. Allgemeines Tz. 106 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Im Beitragsnachweis sind die Beiträge stets i. H. d. voraussichtlichen Beitragsschuld aufzuführen. Aus diesem Grund sind Restbeiträge erst im Nachweis des Folgemonats zu melden. 2. Zwingende Neueinreichung eines Dauer-Beitragsnachweises Tz. 107 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Seit 2009 ist es zwingend erforderlich, der Einzugstelle "...mehr

Tz. 107 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Seit 2009 ist es zwingend erforderlich, der Einzugstelle "Minijob-Zentrale" bzw. der Einzugstelle "Knappschaft" einen Dauer-Beitragsnachweis mit den für Entgeltabrechnungszeiträume zu berücksichtigenden Abgaben zu übermitteln.mehr

Tz. 103 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Für 2026 gelten folgende Abgabe- und Fälligkeitstermine der Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitgeber:mehr

Tz. 106 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Im Beitragsnachweis sind die Beiträge stets i. H. d. voraussichtlichen Beitragsschuld aufzuführen. Aus diesem Grund sind Restbeiträge erst im Nachweis des Folgemonats zu melden.mehr

Tz. 134 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Die gesetzlichen Krankenkassen müssen seit 01.01.2009 die Krankenversicherungsbeiträge an den Gesundheitsfonds weiterleiten, der vom Bundesamt für Soziale Sicherung verwaltet wird. Da Beiträge bis zum 31.12.2008 bei den Krankenkassen verbleiben, wurde übergangsweise der Korrektur-Beitragsnachweis wieder eingeführt. Mussten Korrekturen für Z...mehr

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3.4.1 Jahresmeldung Tz. 112 Stand: EL 147 – ET: 02/2026mehr

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3.1 Anmeldungen Tz. 108 Stand: EL 147 – ET: 02/2026mehr

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Tz. 120 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Auf allen Meldungen zur Sozialversicherung ist ein numerischer Schlüssel anzugeben. Dabei wird für jeden Beschäftigten in der Reihenfolge Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung die jeweils zutreffende Ziffer angegeben. Wenn keine Beitragspflicht vorliegt, wird dies mit der Ziffer 0 ausgewies...mehr

Tz. 74 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Die Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sind aus dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt zu berechnen, also gegebenenfalls auch aus einem 603 EUR (bis zum 31.12.2025: 556 EUR, bis 31.12.2024: 538 EUR) übersteigenden Betrag, z. B. bei schwankenden Arbeitsentgelten, bei unvorhersehbarem Überschreiten oder durch Einmalzahlunge...mehr

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Tz. 118 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Auch für geringfügig Beschäftigte gilt die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung. Dies bedeutet, dass nicht nur An- und Abmeldungen, sondern generell auch alle anderen Meldungen zu erstatten sind. Für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten gilt weiterhin das Haushaltsscheckverfahren. Der Haushaltsscheck ist ein Vordruck zur An-...mehr

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Tz. 84 Stand: EL 147 – ET: 02/2026 Zuständige Einzugsstelle für geringfügig Beschäftigte ist ausschließlich die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Sie nimmt die vom Arbeitgeber zu zahlenden Beiträge entgegen und zieht auch die Rentenversicherungsbeiträge für geringfügig entlohnte Beschäftigte ein. Mithin sind sämtliche Meldungen für gering...mehr

Bei Eintritt eines Insolvenzereignisses (Eröffnung des Insolvenzverfahrens, Abweisung des Antrages auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens mangels Masse, vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit ohne Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens) im Laufe eines Kalendermonats sind die Gesamtsozialversicherungsbeiträge dieses Monats für die Zeit bis zum Vortag des Insolve...mehr

Der Arbeitgeber hat den Beitragsnachweis spätestens 2 Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge zu übermitteln.[1] Damit muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der Einzugsstelle vorliegen. Dies bedeutet, dass der Beitragsnachweis der Einzugsstelle um 0.00 Uhr des Tages vorliegen muss. Der Beitragsnachweis ist also nur dann re...mehr

Der Zusatzbeitrag ist im Beitragsnachweis-Datensatz gesondert aufzuführen. Dies erfolgt jeweils separat für die krankenversicherungspflichtigen und freiwillig krankenversicherten Arbeitnehmer.mehr

Die Umlage ist vom Arbeitgeber vom tatsächlich erzielten laufenden Arbeitsentgelt zu berechnen. Die Umlagebeträge für das U1-Verfahren sind im Datensatz für den Beitragsnachweis als Beitragsgruppe U1 zu übermitteln.mehr

Zusammenfassung Überblick Der Arbeitgeber ist verpflichtet, spätestens bis zum 10. Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums die einbehaltene und von ihm zu tragende pauschale Lohnsteuer dem Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und an dieses abzuführen. Lohnsteueranmeldezeitraum ist grundsätzlich der Monat; abweichend hiervon kommt auch das Kalendervierteljahr oder das K...mehr

Neben den abzugebenden Meldungen über die den einzelnen Versorgungsempfänger betreffenden Sachverhalte haben die Zahlstellen darüber hinaus monatlich einen Beitragsnachweis an die bei ihr vorhandenen Krankenkassen abzugeben. Die Beitragsnachweise dürfen ebenfalls nur auf elektronischem Wege an die Krankenkassen übermittelt werden. Der Beitragsnachweis beinhaltet die Gesamtsu...mehr

1.2.1 Elektronischer Nachweis Den Beitragsnachweis gibt es nur in elektronischer Form, er darf nur per Datenfernübertragung an die Einzugsstelle übermittelt werden.[1] 1.2.2 Vordruck Für versicherungsfrei geringfügig Beschäftigte darf der Arbeitgeber, wenn er bestimmte Zwecke (u. a. mildtätige, kirchliche, wissenschaftliche) verfolgt, auf Antrag weiterhin den Beitragsnachweis a...mehr

Für die Bezifferung der Beitragsgruppen ist das numerische Schlüsselverzeichnis zu verwenden. Der numerische Versicherungsschlüssel besteht aus 4 Ziffern. Jede Stelle hat im numerischen Schlüssel eine Bedeutung.mehr

Der Inhalt des Beitragsnachweis-Datensatzes ergibt sich aus der Anlage zu den "Gemeinsamen Grundsätzen zum Aufbau der Datensätze für die Übermittlung von Beitragsnachweisen durch Datenfernübertragung nach § 28b Abs. 2 SGB IV" in der jeweils aktuellen Fassung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung. 1.3.1 Beitragsgruppen Die Arbeitgeber haben in den Beitragsnachweisen ...mehr

Der Beitragsnachweis hat die Funktion, die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld anzuzeigen. In den Folgemonaten besteht das Beitragssoll aus der voraussichtlichen Höhe der Beitragsschuld des aktuellen Monats und einem eventuell verbleibenden Restbeitrag des Vormonats. Ggf. wird eine Verrechnung durchgeführt, wenn die voraussichtliche Höhe der Beitragsschuld zu hoch ermittel...mehr

Von den Zahlstellen sind die einbehaltenen Beiträge nachzuweisen. Die Zahlstellen müssen ihre Beitragsnachweise durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschineller Ausfüllhilfen an die Krankenkassen übermitteln.[1] Der zusammen mit den übrigen Beiträgen von der Zahlstelle abzuführende Zusatzbeitrag der Krankenkasse[2]...mehr

Ändert sich die Höhe der beitragspflichtigen Arbeitsentgelte und damit auch die Höhe der Beiträge nicht jeden Monat, kann der Beitragsnachweis als Dauerbeitragsnachweis gekennzeichnet werden. Bei diesem Verfahren ist der Einzugsstelle erst dann wieder ein neuer Beitragsnachweis-Datensatz zu übermitteln, wenn sich die Beitragshöhe ändert. Diese Notwendigkeit kann sich z. B. t...mehr