Aufwandsentschädigung / Lohnsteuer

1 Steuerfreier Auslagenersatz

Zahlt der private Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwandsentschädigungen, zählen sie grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Handelt es sich um durchlaufende Gelder oder Auslagenersatz, kommt eine Steuerfreiheit in Betracht.

Pauschaler Auslagenersatz hingegen führt i. d. R. zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er

  • regelmäßig wiederkehrt und
  • der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist.

2 Aufwandsentschädigung im öffentlichen Bereich

2.1 Zahlung aus öffentlichen Kassen

Im öffentlichen Dienst gezahlte Aufwandsentschädigungen sind steuerfrei, wenn sie

  1. dem Grunde und der Höhe nach gesetzlich festgelegt und
  2. im Haushaltsplan des Bundes oder eines Landes ausgewiesen sind.

Andere Aufwandsentschädigungen öffentlich-rechtlicher Körperschaften (z. B. Gemeinden, Landkreise) sind steuerfrei, wenn sie aus öffentlichen Kassen an öffentliche Dienste leistende Personen gezahlt werden, soweit nicht festgestellt wird, dass sie für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt werden oder den Aufwand offenbar übersteigen. Mit der steuerfreien Dienstaufwandsentschädigung nach der Landeskommunalbesoldungsverordnung des Landes Baden-Württemberg soll der gesamte durch das Amt verursachte persönliche Aufwand abgegolten werden.§ 3 Nr. 12 EStG ist im Verhältnis zu § 3 Nr. 13 EStG nachrangig.

Die an ehrenamtliche Mitglieder Kommunaler Vertretungen und Ortsvorsteher gezahlten Vergütungen bzw. Entschädigungen bleiben nach besonderen Länderregelungen entsprechend der Funktion und Einwohnerzahl der Gemeinde steuerfrei.

Die Tätigkeit der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten ist als öffentlicher Dienst anzusehen, soweit es sich um den normalen Programmdienst handelt.

Bei der "Entschädigung" eines ehrenamtlichen Richters nach § 18 des Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetzes (JVEG) für Verdienstausfall handelt es sich nicht um eine Aufwandsentschädigung bzw. Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit. Diese "Entschädigung" ist als Ersatz für den entfallenen Arbeitslohn steuerpflichtig, eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 12 Satz 1 und Nr. 26 EStG kommt aber nicht in Betracht. Eine an ehrenamtliche Richter gezahlte Entschädigung für Zeitversäumnis nach § 16 JVEG ist nicht steuerbar.

Aufwandsentschädigungen aus der Landeskasse an eine ehrenamtliche Betreuerin aus dem Titel "Auslagen in Rechtssachen" des Staatshaushalts sind nicht nach § 3 Nr. 12 EStG steuerfrei, denn die Ausweisung im Haushaltsplan als Aufwandsentschädigung ist weitere Voraussetzung für die Steuerfreiheit des § 3 Nr. 12 Satz 1 EStG. Für die ehrenamtliche Betreuerin gilt aber § 3 Nr. 26b EStG, d. h. die Aufwandsentschädigungen sind steuerfrei, soweit sie nicht mit weiteren steuerfreien Einnahmen nach § 3 Nr. 26 EStG den Freibetrag von 2.400 EUR überschreiten.

An Verwaltungsratsmitglieder gezahlte Entschädigungen für Zeitaufwand gem. § 41 Abs. 3 SGB IV sind steuerpflichtige Einnahmen aus einer sonstigen selbstständigen Tätigkeit. Die Entschädigungen sind nicht steuerfrei gem. § 3 Nr. 12 EStG. § 3 Nr. 12 Satz 1 EStG setzt die Zahlung von Aufwandsentschädigungen aus einer Bundes- oder Landeskasse voraus, was im Streitfall nicht gegeben war. Die Zahlung erfolgte vom Sozialversicherungsträger.

2.2 Höhe der Steuerbefreiung

Ist für eine solche Aufwandsentschädigung ein Betrag oder Höchstbetrag durch Gesetz oder Rechtsverordnung bestimmt, so sind steuerfrei

  • bei hauptamtlich Tätigen 100 % der gewährten Aufwandsentschädigung,
  • bei ehrenamtlich Tätigen 33 % der gewährten Aufwandsentschädigung, mindestens 200 EUR monatlich.

Ist kein Betrag oder Höchstbetrag durch Gesetz oder Rechtsverordnung bestimmt, sind bei hauptamtlich und ehrenamtlich tätigen Personen Aufwandsentschädigungen bis zum Höchstbetrag von 200 EUR monatlich steuerfrei.

2.3 Übertragung nicht ausgeschöpfter Beträge

Der steuerfreie Mindest- oder Höchstbetrag von 200 EUR monatlich ist grundsätzlich für die Monate zu ermitteln, in denen öffentliche Dienste geleistet werden. Nicht ausgeschöpftes Freibetragsvolumen kann auf andere Monate des Kalenderjahres übertragen werden. Für die Ermittlung der Anzahl der in Betracht kommenden Monate ist die Dauer der hauptamtlichen oder ehrenamtlichen Funktion im Kalenderjahr maßgebend. Auf die Dauer des tatsächlichen Einsatzes im Ehrenamt kommt es nicht an. Angefangene Kalendermonate zählen als volle Monate.

Nachholung nicht ausgeschöpfter Monatsbeträge

Beim Lohnsteuerabzug ist die beschriebene Verrechnung des nicht ausgeschöpften Freibetragsvolumens mit steuerpflichtigen Aufwandsentschädigungen anderer Lohnzahlungszeiträume dieser Tätigkeit im Kalenderjahr möglich, auch mit abgelaufenen Lohnzahlungszeiträumen. Sie kann bei Beendigung der Tätigkeit oder zum Ende des Kalenderjahres vorgenommen werden.

2.4 Ehrenamtsfreibetrag nachrangig zu berücksichtigen

Der allgemeine Ehrenamtsfreibetrag für Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich i. H. v. 720 EUR im Jahr kann nicht zusätzlich zu den steuerfreien Aufwandsentschädigungen angesetzt werden.

 
Hinweis

Aufwandsentschädigung ehrenamtlicher Feuerwehrleute

Soweit d...

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