Das nachstehende Beispiel einer einfachen Projektkalkulation soll Sie mit der Funktionsweise der Excel-Anwendung vertraut machen und Ihnen helfen, sich schrittweise an die Thematik und Aufgabenstellung der Projektkalkulation heranzutasten. Mit der Anwendung können interne oder externe Projekte bearbeitet werden; eine Verknüpfungsmöglichkeit zur betriebsindividuellen Kostenrechnung oder Finanzbuchhaltung ist allerdings nicht möglich! Die Daten müssen vom Controlling oder dem Projektmanagement manuell eingetragen und später während der Laufzeit des Projektes in regelmäßigen Abständen überprüft und gepflegt werden. Die Datei ist primär dazu gedacht, Angebote zu kalkulieren, nicht aber dazu, die Erlöse und Kosten eines Projektes über seine gesamte Lebensdauer zu erfassen.
Die Arbeitsblätter der Datei
Die Excel-Datei enthält folgende Arbeitsblätter:
- Deckblatt
- Steckbrief
- Meilensteine
- Preis-Mengen-Gerüst
- Dokumentation
- Kalkulation
- Kennzahlen
- Sensitivität
- Nachbetrachtung
- Kurzinfo
- Checkliste.
In jedem Blatt sollten nur die Felder ausgefüllt bzw. verändert werden, deren Schrift blau oder grün ist und die sich innerhalb des jeweiligen Blattes befinden. Felder mit schwarzer Schrift sollten hingegen nicht verändert werden. Blaue Schriften besagen, dass der Anwender beliebig Zahlen oder Texte eingeben kann, ohne dass eine Formel überschrieben wird. Grüne Schriften bedeuten, dass die Felder automatisch durch eine Formel gefüllt werden, sie aber vom Anwender überschrieben werden können (Näheres beim Blatt "Kalkulation").
Vorbelegte Felder
Negative Zahlen und Ergebnisse werden immer in Rot dargestellt. In der Leerdatei sind die meisten blauen Felder, in die uneingeschränkt Eingaben getätigt werden können, entweder mit der Zeichenfolge "xxx", dem aktuellen Tagesdatum (über die Funktion "Datum") oder einer "0" als Zahleneingabe gekennzeichnet. So ist es später auch für einen ungeübten Anwender sehr leicht möglich, sofort zu erkennen, an welchen Stellen er Eingaben tätigen soll und wo nicht. Allerdings muss beachtet werden, dass ein Teil dieser "Leereintragungen" auch in die anderen Mappen übernommen wird, was im ersten Augenblick, wenn die Stammdaten eines Projektes noch nicht eingeben worden sind, zu Irritationen führen kann.
Um zu einem sinnvollen Ergebnis zu gelangen, sollten Sie die Arbeitsblätter
- Steckbrief,
- Meilensteine,
- Preis-Mengen-Gerüst und
- Kalkulation
in jedem Fall bearbeiten! Alle anderen Blätter benötigen Sie nicht unbedingt; sie erleichtern Ihnen aber die Arbeit bei anstehenden Auswertungs- und Analyseschritten. Die Reihenfolge, in der die Arbeitsmappen bearbeitet werden, ist grundsätzlich Ihnen als Anwender überlassen. Es empfiehlt sich aber, mit dem Blatt Steckbrief zu beginnen, da dort zunächst die allgemeinen Projektdaten erfasst werden, um dann mit den weiteren Blättern in der vorgeschlagenen Reihenfolge zu arbeiten. Damit erhalten Sie eine teilstrukturierte Vorgehensweise und werden von Arbeitsblatt zu Arbeitsblatt durch die Datei geführt. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, einzelne Arbeitsblätter zu überspringen und diese nicht auszufüllen. Beachten Sie, dass Sie bei allen Eingaben die jeweilige Feldlänge nach Möglichkeit nicht überschreiten. In der Datei ist dies kein grundsätzliches Problem, allerdings kann der "überhängende" Text nach dem Ausdruck nicht mehr gelesen werden.
Gesamtumfang der Datei
Werden alle Arbeitsblätter für ein Projekt bearbeitet, erhält der Anwender einen Ausdruck über maximal 14 Seiten einschließlich des Deckblattes, das jedem Projekt vorgeheftet wird, und der Checkliste, die jedoch nicht projektbezogen ausgerichtet ist. Werden nicht alle Blätter für ein Projekt verwendet, können die Arbeitsblätter auch einzeln ausgedruckt werden. Der Ausdruck erfolgt normal über die Funktion Datei — Drucken und die Auswahl Gesamte Arbeitsmappe bzw. Ausgewählte Blätter. Alle Seiten sind so formatiert, dass zusätzliche Einstellungen durch den Anwender nicht vorgenommen werden brauchen.
Wurde für ein Vorhaben bereits ein Vorprojekt, beispielsweise zur Überprüfung der technischen oder marktseitigen Realisierbarkeit, durchgeführt, können die Erlös-, Kosten- und Investitionsdaten im Blatt "Preis-Mengen-Gerüst" in den Zeilen "Vorprojekt I und II" eingegeben werden; sie fließen automatisch in die Kalkulation ein.
Darstellung am Projektbeispiel
Die Firma Arnold Aluminium-Schmelzöfen GmbH (AASO) ist ein mittelständischer Hersteller von Aluminiumschmelzöfen für Industriekonzerne. Typische Kunden sind z. B. Motorenhersteller aus der Automobilbranche oder Aluminium-Recycling-Betriebe, die Aluminium-Schrott einschmelzen und das Alumininium dann flüssig oder in Masseln (Blöcke) weiterverkaufen. Nahezu alle Bauvorhaben werden aufgrund der sehr unterschiedlichen und meist individuellen Anforderungen der Kunden in Projektform abgewickelt. Grundsätzlich greift die GmbH bei der Kalkulation zwar auf Standardleistungen, -baugruppen und -kosten zurück, bei jedem Vorhaben gibt es aber auch zahlreiche individue...