Outsourcing / 4 Wie gestaltet sich der Ablauf beim Outsourcing?

Jede Outsourcing-Entscheidung greift tief in die Strukturen eines Betriebs ein, auch wenn es zunächst nur um die Auslagerung unkritischer Bereiche geht. Daher sollte eine Umsetzung für jeden zu verlagernden Bereich in mehreren Schritten erfolgen (vgl. Abb. 2).

Abb. 2: Wichtige Schritte beim Ablauf des Outsourcings

4.1 1. Schritt: Identifikation möglicher Felder und Istanalyse

Zuerst sollten Sie sich Klarheit darüber verschaffen, welche Aufgaben oder Unternehmensbereiche Sie überhaupt auslagern möchten oder können. Diese Festlegung können Sie erst treffen, wenn Sie die Unternehmensziele und -strategien überprüft haben und sicher sind, dass es sich nicht um einen Kernbereich handelt. Wenn mehrere Bereiche in Betracht kommen, empfiehlt es sich, eine priorisierte Liste zu erstellen und diese nacheinander abzuarbeiten.

Für jede Aufgabe bzw. für jeden Bereich sollten Sie dann ein Profil erstellen, das die Vor- und Nachteile einer Outsourcing-Lösung detailliert darstellt. Versuchen Sie, die Vorteile möglichst monetär greifbar zu machen. Dabei geht es vor allem darum, ein Gefühl für die Größenordnung zu bekommen, und weniger darum, mit buchhalterischer Genauigkeit die angepeilte Ersparnis auf ein paar Euro genau festzulegen.

4.2 2. Schritt: Internen Verantwortlichen bestimmen und Partner auswählen

Stehen ein oder mehrere Felder fest, sollte möglichst ein Mitarbeiter im Unternehmen vollständig mit der Planung, Umsetzung und der späteren Begleitung im Tagesgeschäft beauftragt werden. Zur Planung gehören die Erarbeitung eines Konzepts, eines Termin- und Meilensteinplans sowie die Identifikation und die Auswahl möglicher Outsourcing-Partner. Auch die Gestaltung der Verträge sowie der Aufbau eines Berichtswesens und die Implementierung geeigneter Kommunikationsstränge fallen in den Aufgabenbereich dieses Mitarbeiters. Nicht zuletzt müssen Mitarbeiter und Betriebsrat informiert bzw. in die Umsetzung eingebunden werden.

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