Von den handelsrechtlichen Pflichten in Zusammenhang mit dem Jahresabschluss etc. zu unterscheiden ist die aus § 5b EStG resultierende Verpflichtung von GmbHs, "E-Bilanzen" beim Finanzamt einzureichen. Der Begriff "E-Bilanz" steht für die elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen an die Finanzverwaltung. Hierzu sind sämtliche GmbHs unabhängig von ihrer Größe verpflichtet.
Diese Verpflichtung umfasst jedoch nicht nur die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung eines Wirtschaftsjahrs, sondern einen von der Finanzverwaltung vorgegebenen Datensatz, der wesentlich umfangreichere Daten aufnimmt. Dessen Mindestumfang geht weit über die Gliederungsschemata des Handelsrechts hinaus und konterkariert letztlich z. B. die Erleichterungen, die für Kleinstkapitalgesellschaften eingeführt wurden.
Von der Pflicht zur elektronischen Übermittlung macht die Finanzverwaltung nur in begründeten Härtefällen eine Ausnahme, etwa wenn das betroffene Unternehmen nicht über die erforderliche EDV-Ausstattung verfügt. GmbHs können sich daher gegen die Pflicht zur Abgabe einer E-Bilanz kaum zur Wehr setzen. Bei einem Verstoß gegen diese steuerliche Erklärungspflicht kann das Finanzamt ein Zwangsgeld festsetzen und den Gewinn der GmbH ggf. schätzen.
Wann ein derartiger Härtefall vorliegt, ist häufig strittig, da es regelmäßig auf die Verhältnisse des Einzellfalls ankommt. Bislang hat sich die Rechtsprechung hierzu wie folgt geäußert:
Eine unbillige Härte liegt nicht schon dann vor, wenn eine GmbH im betreffenden Wirtschaftsjahr nur geringe Einkünfte erzielt bzw. einen Verlust erlitten hat. Es kommt darauf an, ob die von der GmbH zu tragenden Kosten im Verhältnis zum Umfang von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung unverhältnismäßig sind. Diese Voraussetzung war bei ...