Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung in elektronischer Form: Anforderungen an die Buchhaltung

Mit Schreiben vom 28.11.2019 (mit Änderungen vom 11.3.2024) hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung in elektronischer Form und den Datenzugriff sowie hinsichtlich digitaler Verfahren zusammengefasst.

I. d. R. werden heute Betriebsabläufe, Geschäftskorrespondenz, Buchhaltung, sonstige Aufzeichnungen und Dokumentationen innerhalb eines Unternehmens unter Zuhilfenahme moderner, elektronischer und digitaler Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet. D. h. steuerliche und nicht steuerliche Aufzeichnungen nebst Schriftverkehr und sonstigen Erläuterungen werden elektronisch geführt und archiviert. Dabei gilt es zu beachten, dass der Unternehmer die steuerlichen Ordnungsvorschriften auch dann beachten muss, wenn er zwar nicht zur Führung von Büchern verpflichtet ist, derartige Aufzeichnungen jedoch freiwillig fertigt.

Elektronische Systeme sind keine statischen Gebilde. Sie unterliegen ständigen Erweiterungen, Verbesserungen und Entwicklungen. Aus diesem Grunde sind für programmtechnische Änderungen, Änderungen und Anpassungen von Automatismen sowie für die Pflege der Stammdaten u. a. immer Änderungsprotokolle zu fertigen und die ursprünglichen Fassungen zu archivieren. Dies dient dem Verständnis der historischen Handlungen und der leichten Überprüfbarkeit innerhalb des Aufbewahrungszeitraums der Unterlagen.

§ 140, § 145 Abs. 1, § 146 Abs. 5, § 146b Abs. 2, § 158 Abgabenordnung (AO)

§ 4 Abs. 2a Lohnsteuerdurchführungsverordnung (LStDV)

§ 1, § 2, § 3, § 4, § 5, § 7, § 8, § 9, § 10 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

BMF, Schreiben v. 26.5.2017, IV C 5 – S 2386/07/0005 :001 (Verbindliche Anwendung eines einheitlichen Standarddatensatzes als Schnittstelle zum elektronischen Lohnkonto; Dig...