Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ... / 4.1 Kennzahlen-Kategorien

Dipl.-Finanzwirt (FH) Nikolaus Zöllner

Kennzahlen für die Datenqualität lassen sich grundsätzlich in drei Kategorien einteilen.

4.1.1 Formal-technische Kennzahlen

Die Berechnung von formal-technischen Kennzahlen erfolgt i. d. R. systemseitig durch einfache Datenabfragen unterschiedlicher Datenbereiche.

Praxis-Beispiel

Anzahl fehlerhafter Anrede-Felder

In den Debitorenstammdaten ist ein Anrede-Feld als Freitextfeld für die Ansprache im Rahmen der Korrespondenz zu befüllen. Für die Eingabe der zulässigen Werte in dieses Feld wurden intern Vorgaben gemacht. Die Anzahl der Stammdaten mit nicht konformen Einträgen wird als Kennzahl geführt.

4.1.2 Inhaltliche Kennzahlen

Inhaltliche Kennzahlen analysieren komplexere Regelwerke und unterstützen durch die tiefergehenden Resultate vornehmlich die Fachabteilungen. Die Definition der anzuwendenden Regelwerke – als Grundlage für die inhaltlichen Kennzahlen – sollte daher in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen erfolgen.

Praxis-Beispiel

Häufigkeit von Datumswerten

In den Stammdaten sind verschiedene Datumseingaben erforderlich, unter anderem Geburtstagsdaten. Die Häufigkeit der Ausprägungen dieser Geburtstagsdaten wird als Kennzahl ausgegeben. Ungewöhnlich hohe Werte können somit ein Hinweis auf fehlerhafte Eingaben sein. Ist z. B. der 01.01.1900 häufig vertreten, liegt der Verdacht nahe, dass mehrfach ein tatsächliches Geburtsdatum bei der Dateneingabe nicht vorlag und vom Sachbearbeiter ein fiktives, ihm geläufiges Datum eingegeben wurde.

4.1.3 Qualitative Kennzahlen

Da nicht alle Ausprägungen von Datenqualitätskriterien quantitativ erfassbar sind, müssen bestimmte Kennzahlen durch qualitative Verfahren, wie z. B. die Befragung von Anwendern, ermittelt werden. Sofern die Einschätzung der Befragten nachvollziehbar und begründbar ist, kann als Ergebnis eine kennzahlentechnische Einstufung des Kriteriums erfolgen.

Praxis-Beispiel

Begründung in Freitextfeld

Bei der ...

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