Digital statt doppelt: So gelingt der Einstieg in einen ... / 2 Digitalisierung ohne Systemwechsel: Prozesse respektieren

Statt mit einem umfassenden IT-Projekt zu starten, lohnt es sich, die bestehenden Prozesse zunächst digital abzubilden. Bei einer übersichtlichen und systematischen Handaktenstruktur kann dieses Vorgehen direkt in ein digitales Verzeichnis überführt werden. Abb. 1 stellt beispielhaft den analogen Rechnungsprüfungsprozess dar:

Abb. 1: Analoger Rechnungsprüfungsprozess

Bevor der Rechnungslauf digitalisiert wird, empfiehlt es sich, den aktuellen Bearbeitungsprozess zunächst in einem einfachen Flussdiagramm darzustellen. In der Praxis zeigt sich dabei oft: Ein einzelner Beleg durchläuft bis zu 11 Stationen – sei es durch Weiterleitung per E-Mail, Ausdruck, händische Freigabe oder erneutes Scannen. Die Visualisierung hilft dabei, unnötige Zwischenschritte zu identifizieren, Verantwortlichkeiten zu klären und Optimierungspotenzial sichtbar zu machen.

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist dabei die frühzeitige Einbindung der beteiligten Mitarbeitenden. Wer den bestehenden Prozess transparent macht, kann gemeinsam hinterfragen, welche Schritte künftig entfallen oder in digitaler Form effizienter gestaltet werden können. So wird der Übergang vom Papierprozess zur digitalen Lösung nicht als Fremdsteuerung, sondern als gemeinsame Weiterentwicklung erlebt.

Auf Basis dieses Ist-Prozesses kann anschließend eine strukturierte Ordnerablage entworfen werden – idealerweise abgestimmt auf die realen Bearbeitungsschritte. Ein mögliches Ablageschema zeigt Abb. 2.

Abb. 2: Ablageschema

Das Vorgehen Schritt für Schritt

1. Es wird ein zentrales Rechnungseingangs-Postfach für eingehende Rechnungen per E-Mail eingerichtet. Alle Lieferanten werden informiert, künftige Rechnungen an diese zentrale E-Mailadresse zu senden. E-Mail-Rechnungen werden fortan nicht mehr ausgedruckt, sondern direkt im digitalen Ablagesys...