Dienstleistungskalkulation: Stundensatz-, Projekt- und A ... / 3 Berücksichtigung von Auftragsschwankungen und "versteckten" Arbeiten

Sie als Dienstleister können nicht immer absehen, wann Kunden Ihre Leistungen nachfragen. Sprich: Es gibt wahrscheinlich Zeiten mit hoher und Zeiten mit geringerer Auslastung. Hinzu kommt je nach Branche, dass Sie nicht alle Arbeiten unter Aufsicht des Kunden vornehmen, weil Sie z. B. in Ihrem Betrieb Vor- und Nacharbeiten, Auswertungen oder Analysen vornehmen.

Hier gibt es unterschiedliche Lösungsansätze, die Sie prüfen sollten:

Nachfrageschwankung

Zunächst sollten Sie analysieren, in welchem Umfang die Nachfrage in Ihrem Betrieb in den letzten 2-4 Jahren im Schnitt geschwankt hat: Hat sich die Auslastung relativ gleichmäßig entwickelt? Wann hat es Engpässe, wann Leerlaufzeiten gegeben? Hat es diese Spitzen/Leerlaufzeiten stets zur gleichen Zeit gegeben? Oder gibt es keine erkennbaren Zusammenhänge?

Urlaubsplanung

Bei geringfügigen Schwankungen, die immer wieder im gleichen Zeitraum stattfinden, können Sie gut reagieren, indem Sie z. B. verstärkt Überstunden abfeiern oder die Mitarbeiter bevorzugt in Urlaub schicken. Umgekehrt ist es erforderlich, in starken Zeiten Überstunden zu leisten.

Routinearbeiten

Gibt es Routinearbeiten, die Sie Ihren Kunden bevorzugt in schwächeren Zeiten anbieten können, um die eigenen Mitarbeiter gleichmäßiger auszulasten?

Unproduktive Arbeiten

Sprechen Sie mit Ihren Beschäftigten und tragen Sie Ihnen auf, unproduktive Arbeiten in Zeiträumen mit geringer Auslastung zu erledigen. Zwar lässt sich dies oft nur bedingt umsetzen, weil z. B. auf Kundenanfragen oder Reklamationen unmittelbar reagiert werden muss, aber häufig lassen sich Arbeiten auch später erledigen, z. B. Aufräumarbeiten und Bestellungen.

Prüfen Sie, inwieweit es in Zeiten hoher Auslastung möglich ist, z. B. Mitarbeiter aus dem Vertrieb in produktive Arbeiten einzubeziehen. Häufig können R...