Buchhaltung als Basis für das Controlling - Vermeiden Si ... / Fehler 4 von 10: Nicht alle Belege gebucht

Keine Buchung ohne Beleg! So heißt die wichtigste Buchhalterregel. Das heißt aber auch, dass Belege, die ihren Weg in die Buchhaltung nicht finden, auch nicht gebucht werden können.

Jede Rechnung, die ins Haus kommt, muss auf sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden. Entspricht die gelieferte Ware der bestellten? Stimmt der berechnete Preis mit dem vereinbarten überein? Wurden Absprachen berücksichtigt? Ist die Skontofrist richtig angegeben?

In manchen Betrieben wird die Originalrechnung geprüft. Besonders, wenn sich eine solche Prüfung der Chef vorbehält, kann das dauern – oder im schlimmsten Fall ganz in Vergessenheit geraten. Die Rechnung schlummert unter der Schreibunterlage beim Chef und erst die Mahnung erinnert wieder an die Rechnung.

Belege sofort buchen

Abhilfe schafft eine organisatorische Änderung: Beim Posteingang wird jede Rechnung kopiert. Das Original geht sofort in die Buchhaltung und die Prüfung erfolgt anhand der Kopie. Wenn sich dann später doch Differenzen ergeben, können diese auch später gebucht bzw. korrigiert werden. Wichtig ist, dass die Rechnung als solche zeitnah verbucht wird.