Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 4 Einsatz der 3 Möglichkeiten des Datenzugriffs in der Praxis

4.1 Anwendung des unmittelbaren Zugriffs (Z1) in der Praxis

4.1.1 Der Einsatz des Z1-Zugriffs im Allgemeinen

Rz. 50

Nach § 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 AO hat die Finanzbehörde das Recht, selbst unmittelbar auf das DV-System dergestalt zuzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nimmt und die vom Steuerpflichtigen oder von einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard- und Software einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der entsprechenden Verknüpfungen zur Prüfung der gespeicherten Daten nutzen darf. Unter dem Nur-Lesezugriff ist nach dem BMF-Schreiben das Lesen und Analysieren der Daten einschließlich der Nutzung der im DV-System des Steuerpflichtigen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Filtern, Sortieren und Konsolidieren) zu verstehen.^[1] Über entsprechende Auswertungsprogramme verfügen die Steuerpflichtigen zumindest in größeren Unternehmen meist schon für eigene Zwecke (Konzernrevision, Reportingsysteme u. Ä.). Daten können beispielsweise durch die Verknüpfung von Daten oder Dateien zur Gewinnung neuer Informationen sortiert werden. Filtern von Daten bedeutet z. B. das Herausziehen bestimmter Datensätze mittels statistischer Methoden oder nach eigenen Vorgaben des Prüfers sowie das Herausziehen bestimmter Informationen aus den Datensätzen.

Eine Unveränderbarkeit des Datenbestandes und des DV-Systems muss durch den Steuerpflichtigen oder einen von ihm beauftragten Dritten garantiert werden. Durch das Sortieren und Filtern der gespeicherten Daten durch die Finanzbehörde darf es zu keiner Veränderung des Datenbestandes kommen.^[2]

Rz. 51

Mit dem unmittelbaren Datenzugriff werden die Außenprüfungsdienste in die Lage versetzt, das Buchführungssystem gezielt zu durchforsten, z. B. die Sachkonten einzusehen und den Inhalt des elektronisch verarbeiteten Buchungsbelegs zu einem bel...