Das Zulageverfahren ist ein weitgehend automatisches Verfahren, welches auch als modifiziertes Anbieterverfahren bezeichnet wird. So hat der Anbieter den Zulageantrag des Anlegers zu erfassen und per Datensatz an die ZfA zu senden. Die Frist für die Stellung des Zulageantrags beträgt 2 Jahre. Er ist auf amtlichem Vordruck[1] bis zum Ablauf des 2. Kalenderjahres abzugeben, das auf das Kalenderjahr der Beitragsleistungen folgt. Die Altersvorsorgezulage für das Beitragsjahr 2022 kann also längstens bis zum 31.12.2024 beantragt werden, die Zulage für 2023 bis zum 31.12.2025.
Ein Teil der im Zulageantrag erforderlichen Angaben ist aufgrund der dem Anbieter bekannten Daten bereits eingetragen, etwa die persönlichen Daten des Zulageberechtigten sowie die Zertifizierungsnummer und die im Anspruchsjahr geleisteten zulagebegünstigten Beiträge. Der Zulageberechtigte muss die enthaltenen Eintragungen im Wesentlichen um die Angaben bezüglich seines Finanzamts, seiner Sozialversicherungsnummer, des Ehegatten und ggf. um die Angaben für die Kinderzulage ergänzen, bevor er den mit seiner Unterschrift versehenen Antrag an seinen Anbieter zurücksendet. Die Eintragungen sollten genau geprüft werden. Wie bereits ausgeführt wird das Zulageverfahren weitgehend automatisch abgewickelt, die vom Anbieter übermittelten Angaben im Zulageantrag werden als zutreffend unterstellt. Durch einen Sachbearbeiter erfolgt keine gesonderte Plausibilitätsprüfung, d. h. fehlerhafte Angaben können somit erhebliche Auswirkungen haben.
Der Zulageberechtigte kann seinen Anbieter auch beauftragen, für ihn Jahr für Jahr den Zulageantrag zu stellen. Von dieser Möglichkeit macht der weitaus überwiegende Anteil der Zulageberechtigten Gebrauch. Wird dieser Dauerzulageantrag genutzt, muss der Anleger seinem Anbieter nur einmal die für die Zulagebeantragung erforderlichen Daten mitteilen. Hierbei sollte er sehr sorgfältig vorgehen, da die Daten Jahr für Jahr genutzt werden. Der Zulageberechtigte kann i. d. R. auf Angaben zu den beitragspflichtigen Einnahmen im Zulageantrag verzichten, da die ZfA die Angaben bei den Trägern der gesetzlichen Rentenversicherung erhebt. Sind die der gesetzlichen Rentenversicherung zugrunde liegenden beitragspflichtigen Einnahmen höher als das tatsächlich erzielte Entgelt oder ein Zahlbetrag von Entgeltersatzleistungen des Zulageberechtigten, sollte dies im Zulageantrag angegeben werden. Ansonsten legt die ZfA, die bei den Rententrägern gespeicherten – zu hohen – beitragspflichtigen Einnahmen für die Berechnung des Mindesteigenbeitrags zugrunde. Bestimmte Personengruppen (z. B. Grenzgänger) müssen die für die Berechnung des Mindesteigenbeitrags relevanten Einnahmen allerdings dem Anbieter jährlich mitteilen (z. B. ausländischen Arbeitslohn), da die ZfA diese Daten nicht selbst erheben kann. Der Anleger hat außerdem dem Anbieter evtl. Änderungen seiner persönlichen Verhältnisse mitzuteilen, wenn sie Auswirkungen auf die Zulagegewährung haben, etwa die Geburt eines Kindes oder die Eheschließung.
Eine Besonderheit gilt für Besoldungsempfänger wie Beamte sowie für Empfänger von Amtsbezügen, die keine Sozialversicherungsnummer besitzen. Hier muss der Anleger über seine Besoldungsstelle die Vergabe einer Zulagenummer bei der ZfA beantragen, die dort aufgrund der persönlichen Antragsdaten ermittelt und der zuständigen Besoldungsstelle[2] mitgeteilt wird. Außerdem hat er seiner Besoldungsstelle die Einwilligung zu erteilen, damit diese die für die Zulagenermittlung notwendigen Daten (Vorjahresbezüge, Kindergeldbescheinigung) an die ZfA weiterleiten darf.[3] Es handelt sich bei dieser Einwilligung um eine zwingende[4] Voraussetzung für das Bestehen der Förderberechtigung.[5]
Seit dem 1.1.2018 muss die Einwilligung im Laufe des Beitragsjahres abgegeben werden. Liegt die Einwilligung nicht fristgemäß vor, besteht keine Förderberechtigung.[6] Der Gesetzgeber räumt dem Anleger jedoch die Möglichkeit ein, eine unterlassene Einwilligung bis zum Abschluss des Festsetzungsverfahrens nachzuholen.
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