Aufbewahrungspflicht/Aufbewahrungsfrist / 2 Vorgaben der DSGVO

Seit der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen in der Datenschutzerklärung (auch) Angaben zu den jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage machen. Dies ergibt sich aus Art. 13 und Art. 14 DSVGO. Hierzu gehören auch Informationen über die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer.^[1] Dabei kommt es in der Praxis häufig nicht darauf an, wie lange bestimmte Daten gespeichert bzw. Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Probleme bereitet vielmehr die Antwort auf die Frage, wie lange die Daten gespeichert bzw. die Unterlagen aufbewahrt werden dürfen. Die Voraussetzungen, unter denen Unternehmen personenbezogene Daten löschen müssen, sind in Art. 17 DSGVO geregelt.

Über die zulässige Dauer der Speicherung der verarbeiteten Daten entscheidet der Zweck der Datenverarbeitung. Spätestens, wenn personenbezogene Daten für die Zwecke nicht mehr erforderlich sind, für die sie verarbeitet werden, muss das Unternehmen diese Daten löschen.

Eine Ausnahme von der Löschpflicht gilt u. a., soweit die Speicherung der Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.^[2] Für die Personalpraxis sind dabei insbesondere die gesetzlichen Vorgaben des deutschen Arbeits- aber auch des Steuer-, Sozialversicherungs- und Handelsrechts wichtig.

Soweit durch ein Gesetz Aufbewahrungsfristen vorgegeben sind, ist die Speicherung für die Dauer dieser Fristen datenschutzrechtlich regelmäßig zulässig. Nach Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO kann insbesondere auch ein eigenes, berechtigtes Interesse (sog. Beweissicherungsinteresse) des Arbeitgebers als Verantwortlichen an einer längeren Aufbewahrung bestehen, wenn potenzielle Rechtsstreitigkeiten drohen.

Bei Verstößen gegen die Löschpflichten drohen u. a. Bußgelder.^[5]