Interne Audits im Arbeitsschutz / 2 Was ist ein internes Audit?

2.1 Zweck von Audits

Zu den grundlegenden Prinzipien erfolgreichen Handelns gehört es, regelmäßig zu überprüfen, ob die Ausrichtung stimmt, man auf dem richtigen Weg ist, richtig vorgeht, die nächsten Schritte zielführend sind etc., und bei Bedarf nachzusteuern. Das gilt selbstverständlich auch für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. Prozesse werden deshalb entsprechend dem Regelkreisprinzip (Plan-Do-Check-Act (PDCA) Zyklus) gesteuert, d. h., durch Beobachtungen und Erhebungen wird zeitnah geprüft, ob Abweichungen vorliegen und nachgesteuert werden muss. Eine solche Überprüfungsmethode ist ein grundlegender Prozess jedes Managementsystems.

Durch die Festlegung der Ziele, Grundsätze, Zuständigkeiten, Prozesse (Abläufe) und Verfahren ist ein Managementsystem zunächst fixiert. Ob das Managementsystem wirklich praktikabel ist, angewendet wird und vor allem auch wirksam ist, stellt sich erst mit der Zeit heraus. Um das festzustellen und um das Managementsystem kontinuierlich zu verbessern, muss es planmäßig und konsequent in festgelegten Zeitabständen überprüft und bewertet werden. Die wichtigste Methode dafür ist das Auditieren. Eine Alternative sind Assessments bzw. Self-Assessments, die vor allem bei umfassenden Qualitätsmanagementsystemen (z. B. TQM gem. dem EFQM-Modell) üblich sind. Bei allen zeitgemäßen Managementsystemen sind die Auditierung und teilweise auch Self-Assessments selbstverständliche Bestandteile.

2.2 Auditieren – eine Managementmethode

Auditieren ist heute fester Bestandteil der Unternehmensführung (insbesondere interne Audits). Audits werden i. d. R. nicht von der Unternehmensleitung selbst durchgeführt, sondern von beauftragten Auditoren.

Achtung

Widerstände

Da Audits Fehler und Versäumnisse vor allem des Managements aufdecken, müssen Sie bei einer mangelhaften Fehlerkultur mit verdeckten oder gar offenen Widerständen rechnen.

Damit Audits sinnvoll und erfolgreich sind, muss das Management die Idee der Auditierung und die Methode Audit uneingeschränkt akzeptieren. Dazu gehört die Bereitschaft, die Audits zu unterstützen, die Auditergebnisse und Empfehlungen nicht ohne Grund zu verwerfen sowie innerhalb eines angemessenen Zeitraums geeignete Maßnahmen einzuleiten und umzusetzen.

Ein Audit ist gemäß der DIN ISO 45.001:2018 definiert als "systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zum Erlangen von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu bestimmen, inwieweit die Auditkriterien erfüllt sind." Anhand definierter Kriterien eines Referenzsystems (z. B. ein normatives Regelwerk und eigene Vorgaben) wird ein System überprüft und bewertet. Audits sollen Schwachstellen aufdecken, konkrete Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten liefern, zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess beitragen und damit den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens fördern.

Wichtig

Forderung der AMS-Norm DIN ISO 45.001:2018

Die AMS-Norm DIN ISO 45.001:2018 fordert im Punkt 9.2 "Interne Audits":

"Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen, um Informationen darüber zu erhalten, ob das AMS (SGA-Managementsystem):

1. die Anforderungen der Organisation an ihr AMS, einschließlich der SGA-Politik und der SGA-Ziele sowie der AMS-Norm erfüllt und
2. wirksam verwirklicht und aufrechterhält."

Im Vergleich zu den im Arbeitsschutz gängigen Begehungen (Betriebs-/Sicherheitsbegehungen) stehen bei Audits Nachfragen bei den Planern, Führungskräften und ausführenden Mitarbeitern im Vordergrund. Die Herkunft der Begriffe auditieren bzw. Audit (lateinisches Wort für hören, zuhören) lässt dies bereits erkennen. Mit einem Audit wird untersucht, wie Zuständigkeiten in einem Unternehmen wahrgenommen werden (Beispiel: Durchführung von Erstunterweisungen und regelmäßigen Unterweisungen), Prozesse wirklich ablaufen (Beispiel: Zusammenarbeit in Sachen Arbeitsschutz mit Partnerfirmen) und Tätigkeiten ausgeführt werden. Daraus lassen sich Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten ableiten. Aufgabe eines Audits ist es nicht, Abweichungen vom Idealzustand aufzuzeigen, sondern nur vom Sollzustand. Jedes Audit ist eine Momentaufnahme und kann deshalb keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben.

Audits im Rahmen des Arbeitsschutzmanagements sollen i. W. überprüfen (Aufgabe von Audits)

• ob bzw. inwieweit die festgelegten Aufgaben im Arbeitsschutz wahrgenommen werden,
• ob bzw. inwieweit die festgelegten Prozesse, Verfahren und Methoden angewendet (gelebt) werden,
• ob die Festlegungen (Zuständigkeiten, Prozesse und Verfahren) praktikabel und geeignet sind,
• ob bzw. inwieweit die Festlegungen dem zugrunde liegenden Referenzsystem entsprechen; grundsätzlich sind dies die öffentlich-rechtlichen und sich selbst auferlegten Verpflichtungen; bei einer Orientierung an einem bestimmten AMS-Konzept/-Standard (Nationaler Leitfaden für AMS, SCC/SCP oder DIN ISO 45.001) umfasst das Referenzsystem auch die normativen Forderungen dieses AMS-Konzeptes,
• ob das AMS wirksam ist (die DIN ISO 45.001 fordert hier die Betrachtung von SGA-Leistungen).

Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet, Audit...